Acuerdo de confidencialidad: cómo optimizarlos con las plantillas de Docusign

Los acuerdos de confidencialidad (NDA, por su traducción en inglés, (también conocidos como acuerdos de no divulgación) se han vuelto cada día más necesarios para las empresas. Se utilizan para una variedad de propósitos, incluidos acuerdos laborales, ventas, adquisiciones y otras funciones, lo que garantiza que las empresas protejan su propiedad intelectual y secretos comerciales de la competencia. 

Pero los departamentos legales corporativos a menudo se ven reducidos y tienen recursos limitados para gestionar la demanda diaria de revisión de NDAs y otros acuerdos comunes. Además, las organizaciones enfrentan el desafío de garantizar que los empleados de varios departamentos utilicen las versiones más actualizadas y aprobadas por el departamento legal de estos documentos. 

Afortunadamente, las organizaciones ahora pueden tener acceso inmediato a una plantilla de un acuerdo de confidencialidad preaprobada que se puede completar, enviar y firmar rápidamente con Docusign eSignature.

¿Cuándo se necesita un acuerdo de confidencialidad?

Por lo general, se necesita un NDA cuando una organización revela información confidencial y no pública a una parte externa, como posibles empleados, inversores, acreedores, proveedores o trabajadores contratados. El acuerdo ayuda a establecer la confianza entre todas las partes, permitiéndoles compartir información y realizar negociaciones comerciales o firmar contratos sin preocupaciones sobre la divulgación de propiedad intelectual potencialmente valiosa. 

Qué cubre un acuerdo de confidencialidad

Los acuerdos de confidencialidad se han vuelto cada vez más importantes para las empresas de todos los tamaños, ya que sirven como la primera línea de defensa para proteger las invenciones, los secretos comerciales y el trabajo duro. Se utilizan cuando al menos una persona comparte información confidencial con otra y protege la privacidad inmediata y futura de esa información divulgada. Una vez firmado, el acuerdo permite el diálogo abierto entre las partes, creando un entorno en el que la información se puede discutir libremente y se pueden lograr los verdaderos objetivos de la relación (por ejemplo, crear una empresa o establecer una asociación estratégica).

Hay dos tipos clave de acuerdos de confidencialidad: 

• Unilaterales: Deben utilizarse cuando solo una de las partes compartirá información confidencial, como cuando una de las partes busca financiación o inversión en una empresa.

• Mutuos: Deben usarse cuando ambas partes compartan información confidencial, como cuando las partes están considerando la creación de una sociedad, empresa conjunta o fusión. 

¿Qué información debe contener un acuerdos de confidencialidad?

Los términos y condiciones de un acuerdo de no divulgación pueden variar ampliamente. Algunos pueden extenderse indefinidamente, mientras que otros pueden estar limitados a un período de tiempo específico. Cuando se trata de acuerdos incluidos como parte de un contrato de trabajo, se puede obligar estrictamente a las partes al período durante el cual la persona está empleada por la organización o puede extenderse por un período establecido más allá del empleo o incluso de forma indefinida.

¿Necesitas un abogado para redactar un acuerdo de no divulgación? 

Para transacciones comunes y repetibles, como la incorporación de nuevos empleados, la búsqueda de un prospecto de ventas o la investigación de nuevos proveedores y contratistas, las organizaciones generalmente utilizarán un NDA estandarizado. Aunque se  recomenda consultar con un abogado para asegurarse de que su acuerdo proteja completamente los intereses y satisfaga las necesidades de su organización, una vez que se crea el documento, generalmente se debe cambiar muy poco de un uso a otro. Por eso,  usar una plantilla de acuerdo de no divulgación puede ser tan poderoso. 

Cómo pueden ayudar las firmas electrónicas

Si envías con frecuencia acuerdos de confidencialidad para que se firmen, deberías considerar el uso de firmas electrónicas. La tecnología de firma electrónica es fácil de usar, compatible con dispositivos móviles, segura y legalmente admisible en México. 

La firma electrónica puede ahorrar tiempo y dinero, reducir el riesgo y crear una mejor experiencia para los empleados, socios, clientes y proveedores, básicamente cualquier persona a quien necesite enviar un NDA. Este nivel de conveniencia se está volviendo cada vez más común, hasta el punto de que la gente lo espera como un curso normal de hacer negocios.

Cuando se combina con plantillas integradas para los documentos más comunes, Docusign eSignature es una herramienta poderosa y revolucionaria que puede transformar los flujos de trabajo de distribución y aprobación legal de su organización. 

Las plantillas permiten a los usuarios guardar y reutilizar la información repetible más común en cada documento, al tiempo que incluyen campos personalizados de forma libre para que los complete el destinatario. 

Al reutilizar aproximadamente el 90% de un documento que no varía de un destinatario a otro, ahorra tiempo y esfuerzo, al tiempo que se asegura de poder agregar, eliminar o actualizar información según sea necesario según las circunstancias únicas de la transacción. Es decir, siempre que desees compartir un documento, simplemente vas a agregar la información de los destinatarios y enviar con el clic de un botón. 

Para tales usos comunes, el departamento jurídico puede revisar y aprobar inicialmente la plantilla del NDA, configurarla en Docusign eSignature y permitir que otros departamentos, como recursos humanos, ventas y compras, se auto-sirvan, mientras se asegura que están usando el la versión más reciente y más actual sin tener que recibir aprobación legal cada vez.

Crea ahora una plantilla de NDA

Para comenzar, regístrate para obtener una prueba gratuita de Docusign eSignature para obtener acceso a la plantilla de NDA, junto con muchas otras plantillas de acuerdo de uso común.  

Los clientes de Docusign eSignature, los clientes de Docusign CLM y cualquier persona con una cuenta de prueba de Docusign pueden acceder a la extensa biblioteca de plantillas de Docusign. Si no es un cliente de Docusign, obtén más información sobre la biblioteca de plantillas en la comunidad de Docusign.

* Este blog se ofrece con fines de información general. No pretende ser, ni es un sustituto del asesoramiento legal.