5 ventajas de un software de firma electrónica

El mercado ha demostrado en los últimos años que la gratificación inmediata y las experiencias digitales son la base de productos y servicios exitosos, a nivel comercial y, por supuesto, empresarial.

En ese sentido, entender cuáles son las principales ventajas de la firma electrónica es el camino para poder llevar todos los beneficios de la digitalización a la firma de contratos y aprobaciones.

Si nos damos cuenta, el mundo empresarial ha optado por la transformación digital en diversos segmentos de la vida diaria, como la ejecución de transacciones y compras en línea.

Las compañías están aprovechando las grandes ventajas que brinda esta herramienta en los diferentes departamentos y que, a continuación, te mostraremos.

5 ventajas de un software de firma electrónica en una empresa

Acuerdos de ventas, procesos ágiles para contrataciones, facturación automatizada, certificados digitales, entre muchos otros, son algunos de los usos que tiene la firma electrónica de acuerdo a sus tipos.

Sigue leyendo y conoce los principales beneficios que proporciona.

1. Aumentar la satisfacción al cliente y productividad de colaboradores

En mercados altamente competitivos, las empresas deben buscar mejores formas de satisfacer a sus clientes. En ese sentido, la firma electrónica apoyada en el uso popularizado de celulares, tabletas y aplicaciones, logra aprovechar este factor para proporcionar a las organizaciones una plataforma a través de la cual pueden optimizar sus procesos de contratación, lo cual es un indicador crucial de satisfacción al cliente.

La agilidad, velocidad y conveniencia de este software también les brinda a los empleados y socios mayor utilidad en la aprobación de contratos, ejecución de transacciones y seguridad de la información en cada etapa de su flujo de trabajo.

2. Impulsar la eficiencia de equipos de ventas

Con el uso de documentos impresos, la jornada que debe cumplir el papel desde que es creado y enviado, hasta que es recibido con la firma de la parte, es un gran desacelerador de los ciclos de ventas, permitiendo que los clientes puedan cambiar de opinión y buscar alternativas más oportunas.

En ese sentido, una de las grandes ventajas de la firma electrónica es, precisamente, digitalizar los procesos de ventas y mejorar las tasas de éxito. Gracias a este factor, los equipos de ventas podrán aprovechar las oportunidades de negocios y tener la posibilidad de ejecutar de forma consistente los procesos que cierren el acuerdo.

El uso extendido de la firma electrónica en los equipos de ventas elimina el uso molesto de papel y lo sustituye con etapas automatizadas, como por ejemplo, la propuesta, contratos y otros documentos necesarios; evitando que los representantes tengan que perseguir a los clientes para recibir las firmas.

3. Optimizar el uso del tiempo

Esperar la firma de un documento físico y que regrese a las oficinas puede ser un proceso molesto y realmente tardado. Si el gestor suma las horas desperdiciando en la espera, se dará cuenta que son cientos o miles de horas al año con las operaciones paralizadas.

Usando un software de firma electrónica, una organización puede hacer un uso mucho más preciso y valioso del tiempo para cerrar acuerdos, dado que la creación, impresión y envió de documentos será sustituida con un simple email.

En ese sentido, cualquier tipo de empresa podrá acceder a mejores métodos de optimización del tiempo lo cual se transforma en ahorro de costes, además de la eficiencia y la aceleración de tareas en cantidades significativas.

4. Mejorar el ROI

Para nadie es un secreto que la digitalización optimiza el ROI de múltiples de procesos y herramientas, sobre todo si se trata de un proceso crítico de la organización. Pues, la firma electrónica no es la excepción y con ella se pueden generar rutinas para obtener nuevos clientes más rápido en comparación con los procesos en papel.

Además, al recibir las aprobaciones aceleradamente, es posible proporcionar los servicios más rápidamente y, los prospectos se convierten en clientes con mayor facilidad.

5. Eliminar los riesgos y aumentar la seguridad de la información

Un documento físico es un método sumamente riesgoso debido a múltiples factores, como la vulnerabilidad del papel o la facilidad para la falsificación de firmas.

Gracias a la tecnología que posee la firma electrónica se pueden cubrir fácilmente de los principales requisitos de la industria gracias a la adaptabilidad que tiene sobre los estándares de seguridad más estrictos como la certificación internacional ISO 27001:2013, SOC 1 Tipo 2, SOC 2, en toda la empresa y sus centros de datos.

¿Cómo elegir la mejor solución de software?

A continuación, te mostraremos las funcionalidades y los aspectos claves que debe tener una solución como esta para poder aprovechar en su totalidad las ventajas de la firma electrónica:

• Compatibilidad con la firma electrónica simple (SES/FES);

• Compatibilidad con firmas electrónicas avanzadas (AES);

• Soporte de diferentes formatos de documentos (.pdf, .doc, .docx, .jpeg, .gif, .pot, .pps, .pptx, .csv, .xls, .xlsx, entre otros);

• Suministra plantillas para documentos;

• Soporte de espectadores o participantes que revisan, pero no firman;

• Compatibilidad con diferentes sistemas operativos (Android, iOS, Windows);

• Registro gratuito (con opciones pagas);

• Personalización de marca vía API (adaptabilidad del software con base en la aplicación del proveedor);

• Soporte telefónico, vía chat, vía asesor humano;

• Integración con diferentes plataformas de almacenamiento en la nube, plataformas CRM, entre otros.

Asimismo, para garantizar una completa experiencia digital diferenciada a través de un software de este tipo y obtener todas las ventajas de la firma electrónica mencionadas, es importante considerar:

• Movilidad: poder utilizar diversos dispositivos móviles a través de aplicaciones de alta calidad.

• Visibilidad en tiempo real: para conocer en todo momento la etapa actual del acuerdo.

• Versatilidad: firmar y enviar documentos en múltiples idiomas.

• Integraciones: conexión con diversos sistemas y herramientas empresariales.

• Legislación: que cumple con las regulaciones internacionales (como la Ley ESIGN, UETA, Reglamento eIDAS), entre otros.

Si la herramienta cuenta con estas y otras funcionalidades, podrás tener garantía de que cuentas con una solución capaz de adaptarse a los estándares de trabajo y de reglamentación gubernamental más exigentes.

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