NOM 151: qué es, para qué sirve y cómo se relaciona con la firma electrónica en México

La transformación digital ha cambiado por completo la forma en que las empresas celebran acuerdos, gestionan documentos y almacenan información. Hoy, cada vez más procesos que antes dependían del papel se realizan de manera electrónica. Sin embargo, esta evolución también plantea un interrogante: ¿cómo garantizar que los documentos digitales conserven su validez legal, integridad y valor probatorio a lo largo del tiempo?

En México, la respuesta está en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida comúnmente como NOM 151. Esta norma es un pilar fundamental para la confianza digital, ya que establece las reglas para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos físicos, y se complementa de forma directa con el uso de la firma electrónica.

En este artículo te explicamos qué es la NOM 151, a quién aplica, cómo funciona y por qué es clave para las empresas que buscan operar de forma digital, segura y conforme a la ley.

¿Qué es la NOM 151 y por qué es clave para las empresas en México?

La NOM 151 tiene su origen en la necesidad de dotar de certeza jurídica a los documentos electrónicos utilizados en actos de comercio. El Código de Comercio mexicano permite expresamente el uso de medios electrónicos para celebrar contratos, llevar contabilidad y conservar información, siempre que se cumplan ciertos requisitos de integridad y confiabilidad.

¿Qué es la NOM-151-SCFI-2016?

La NOM-151-SCFI-2016 es la norma que establece:

• Las características que deben cumplir las constancias de conservación de mensajes de datos.

• Los requisitos para la digitalización de documentos físicos y su migración a formatos electrónicos.

• Los lineamientos para garantizar que la información no sea alterada desde el momento en que se genera o digitaliza.

La NOM 151 define cómo deben conservarse los documentos digitales para que sigan siendo confiables y válidos ante terceros o autoridades.

¿Qué problema resuelve la NOM 151?

Cuando una empresa trabaja con documentos electrónicos, surgen riesgos naturales: modificaciones no autorizadas, pérdida de información, dificultad para probar cuándo se generó un documento o si fue alterado. La NOM 151 busca resolver estos retos al garantizar:

• Integridad: el documento no ha sido modificado.

• Autenticidad: el contenido corresponde a lo que se generó originalmente.

• Fecha cierta: es posible acreditar cuándo existía el documento.

• Valor probatorio: el documento puede presentarse como prueba en procesos judiciales o administrativos.

¿A quién aplica la NOM 151?

La NOM 151 aplica principalmente a personas físicas y morales que realizan actos de comercio y utilizan documentos electrónicos como parte de sus operaciones. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Contratos mercantiles.

• Libros corporativos y actas.

• Registros contables.

• Comunicaciones comerciales que generan derechos y obligaciones.

Además, sectores regulados como el financiero y bancario suelen requerir el cumplimiento estricto de esta norma para garantizar la validez de sus procesos digitales.

En la práctica, si tu empresa firma, almacena o digitaliza documentos relacionados con su actividad comercial, la NOM 151 es un marco que debes conocer y considerar.

Conservación de mensajes de datos: el corazón de la NOM 151

Uno de los conceptos centrales de la norma es el de mensaje de datos, definido por la ley como la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos.

¿Cuándo un mensaje de datos se considera confiable?

De acuerdo con el Código de Comercio, un mensaje de datos es íntegro cuando:

• Ha permanecido completo e inalterado desde su generación.

• Los cambios ocurridos se deben únicamente al proceso de comunicación, archivo o presentación.

• Puede ser consultado y mostrado cuando sea necesario.

El grado de confiabilidad depende del propósito del documento y de las circunstancias del caso, pero siempre debe existir una garantía razonable de integridad.

¿Qué es una constancia de conservación de mensajes de datos?

La constancia de conservación es uno de los elementos más importantes de la NOM 151. Se trata de un conjunto de sellos digitales de tiempo, emitidos por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), que permiten:

• Verificar la fecha y hora en que existía el documento.

• Acreditar que el archivo no ha sido modificado desde ese momento.

• Detectar cualquier alteración posterior mediante mecanismos criptográficos como el hash.

La constancia de conservación funciona como una “huella digital” del documento en el tiempo.

Digitalización de documentos físicos según la NOM 151

La NOM 151 no solo aplica a documentos que nacen digitales, sino también a aquellos que originalmente estaban en papel.

¿Qué exige la norma para digitalizar documentos?

Cuando una empresa decide digitalizar documentos físicos, la norma establece que el proceso debe:

• Ser realizado por un PSC autorizado.

• Garantizar que el documento digital sea idéntico al original físico.

• Generar un mensaje de datos que represente fielmente el contenido del documento.

El resultado es un documento digital certificado que puede conservarse electrónicamente con garantías de integridad.

Requisitos técnicos y de calidad

Entre los criterios que deben respetarse se encuentran:

• Mantener tamaños, proporciones e imágenes del original.

• Utilizar formatos que permitan una visualización sencilla.

• Evitar cualquier posibilidad de modificación por parte del solicitante.

• Repetir el proceso si existe algún error de captura.

Todo esto asegura que la versión digital tenga la misma confiabilidad que el documento físico.

NOM 151 y firma electrónica: cómo se complementan

Uno de los puntos que más dudas genera es la relación entre la NOM 151 y la firma electrónica. Aunque están estrechamente vinculadas, cumplen funciones distintas.

¿Qué es la firma electrónica según la ley mexicana?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos asociados a un mensaje de datos que permite identificar al firmante y expresar su consentimiento. En México, la ley reconoce que:

• Produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.

• Es admisible como prueba en juicio.

• No puede ser invalidada por el solo hecho de estar en formato digital.

Firma y conservación: dos momentos distintos

Un punto clave es entender que:

• Firmar un documento y

• Conservarlo conforme a la NOM 151

son dos momentos distintos, pero complementarios. Un documento puede firmarse electrónicamente y, posteriormente, añadirse la constancia de conservación requerida por la NOM 151. De esta forma, se refuerza su integridad y valor probatorio a largo plazo.

Principios legales que conectan la firma electrónica con la NOM 151

La relación entre la firma electrónica y la NOM 151 se basa en varios principios jurídicos fundamentales:

• Equivalencia funcional: lo electrónico vale lo mismo que lo físico.

• Autenticidad: se puede identificar al firmante.

• Integridad: cualquier modificación posterior es detectable.

• Neutralidad tecnológica: la ley no favorece una tecnología específica.

• No repudio: el firmante no puede negar su participación.

Estos principios son los que permiten a jueces y autoridades evaluar la validez de un documento digital más allá del medio utilizado. Si quieres profundizar en cómo estos principios se reflejan en el marco legal mexicano, te recomendamos leer: Validez jurídica de la firma electrónica en México.

Beneficios de cumplir con la NOM 151 para las empresas

Adoptar la NOM 151 no solo es una cuestión de cumplimiento, también aporta beneficios claros:

• Seguridad jurídica y valor probatorio: permite demostrar que los documentos se han conservado sin alteraciones, fortaleciendo la defensa legal de la empresa.

• Reducción de costos y espacio: menos papel, menos impresión y menos almacenamiento físico.

• Fecha cierta en contratos privados: acredita cuándo existía un documento, un aspecto clave en disputas legales.

• Almacenamiento electrónico certificado: garantiza la conservación a largo plazo de información crítica.

Para entender mejor cómo estos beneficios se traducen en evidencia legal, te recomendamos leer sobre la prueba electrónica en los procesos digitales.

¿Cómo Docusign apoya el cumplimiento de la NOM 151?

Las soluciones de Docusign permiten a las empresas firmar acuerdos de forma electrónica, segura y legal, generando evidencias claras de cada transacción. Además, Docusign ofrece integraciones con socios PSC que facilitan la conservación de mensajes de datos conforme a la NOM 151.

De esta manera, las empresas pueden combinar la firma electrónica con procesos de conservación que aseguren la integridad y validez de sus documentos digitales.

Buenas prácticas para implementar NOM 151 y firma electrónica

Para aprovechar al máximo este marco legal, es recomendable:

• Identificar en qué procesos aplica la NOM 151.

• Separar claramente la etapa de firma y la de conservación.

• Definir políticas internas claras.

• Trabajar con proveedores confiables y certificados.

Confianza digital: el rol de la NOM 151 en los acuerdos electrónicos

La NOM 151 es mucho más que una obligación normativa: es un habilitador de confianza en la economía digital. Al combinarla con la firma electrónica, las empresas pueden operar de forma más ágil, segura y sostenible, sin sacrificar validez legal ni valor probatorio.

Si estás listo para avanzar en la digitalización de tus acuerdos, contar con soluciones confiables y alineadas a la normativa es fundamental. Con Docusign eSignature puedes firmar documentos electrónicamente de forma simple, segura y conforme al marco legal mexicano, generando evidencias claras de cada transacción.

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