Cómo hacer una firma electrónica: guía paso a paso para firmar documentos online

La firma electrónica ya no es solo una forma rápida de firmar documentos online: está evolucionando hacia soluciones más completas, potenciadas por inteligencia artificial. En Docusign hemos llevado la firma electrónica a otro nivel, convirtiéndola en una herramienta global que permite a personas y empresas crear, firmar y gestionar documentos de manera eficiente, segura y con respaldo legal, desde cualquier lugar y dispositivo.

En este escenario de innovación y crecimiento digital, aprender cómo firmar electrónicamente un documento o contrato online se ha vuelto un paso esencial para trabajar de forma más confiable, práctica y sostenible.

¿Qué es una firma electrónica y para qué sirve?

Una firma electrónica es un método digital seguro que permite autenticar la identidad de una persona al firmar documentos online. A diferencia de pegar una imagen escaneada de tu firma manuscrita, la firma electrónica utiliza certificados y protocolos de seguridad que garantizan la autenticidad, integridad y validez legal del documento.

Sirve para:

• Firmar contratos, acuerdos y documentos oficiales.

• Agilizar procesos personales y empresariales sin necesidad de papel.

• Asegurar que el documento no ha sido alterado después de la firma.

En países de Latinoamérica, la firma electrónica ya está regulada por leyes locales, lo que otorga validez jurídica a los documentos firmados de esta manera.

Diferencias entre firma digital, firma electrónica y firma escaneada

Es común confundir estos términos, pero no significan lo mismo:

• Firma escaneada: una imagen de tu firma manuscrita pegada en un documento. No tiene validez legal ni seguridad.

• Firma electrónica: método más amplio que abarca desde un clic de aceptación hasta el uso de plataformas seguras como Docusign.

• Firma digital: un tipo específico de firma electrónica que utiliza certificados digitales para validar la identidad y proteger el documento.

Si buscas firmar documentos con validez legal y seguridad, digitalizar tu firma es la opción recomendada.

Cómo firmar electrónicamente un documento con Docusign

Adoptar la firma electrónica no solo significa dejar atrás el papel: es dar un paso hacia procesos más ágiles, seguros y sostenibles. Ya sea que necesites firmar un contrato laboral, un acuerdo comercial o un documento personal, esta tecnología garantiza rapidez, validez legal y comodidad en cada transacción, mientras reduce costos y riesgos.

Cómo firmar electrónicamente un documento PDF online

1. Luego de iniciar sesión en tu cuenta de Docusign, haz clic en el botón de “Inicio” y selecciona "Enviar un sobre".

2. Elige “cargar” y toma el documento PDF que deseas firmar.

3. Marca la casilla “soy el único firmante” —si corresponde.

4. Haz clic en Firmar.

5. Arrastra y suelta la firma desde el panel de navegación de la izquierda a la ubicación deseada en el documento.

6. Ahora haz clic en “finalizar”.

Con estos pasos, podrás firmar electrónicamente un documento PDF en minutos, con total seguridad y validez legal.

Cómo enviar un documento firmado electrónicamente en PDF

¿Necesitas enviar el PDF a otra persona para que lo firme? Ahora deberás prepararlo y, a continuación, vamos a indicar cómo hacerlo:

1. Debes cargar el documento para la firma.

2. Ahora hay que arrastrar y soltar los campos que necesitas que complete el firmante como, por ejemplo: nombre, dirección, fecha, iniciales, firma, etcétera.

3. Para finalizar, se debe agregar una dirección de email para el firmante y dar clic en “enviar”.

Firmar contratos y acuerdos desde el celular

1. Descarga la aplicación de Docusign en tu dispositivo móvil.

2. Carga el contrato o documento que deseas firmar.

3. Firma directamente desde el celular, usando tu firma electrónica registrada.

4. Envía el documento firmado electrónicamente de forma segura y legal.

Con estas opciones, puedes firmar documentos online y gestionar acuerdos desde cualquier lugar y dispositivo, sin depender del papel.

Beneficios de usar una firma electrónica en tus documentos

Adoptar la firma electrónica no solo simplifica tu día a día, también transforma la manera en que trabajas. Tanto a nivel personal como empresarial, ofrece ventajas que impactan directamente en la productividad, la seguridad y la experiencia de usuario.

• Rapidez: firma en segundos, sin necesidad de imprimir, escanear ni enviar papeles físicos.

• Validez legal: las firmas electrónicas cuentan con respaldo de normativas internacionales y nacionales, lo que garantiza su aceptación en contratos y acuerdos oficiales.

• Seguridad: incorporan certificados electrónicos y encriptación que protegen contra fraudes y alteraciones.

• Ahorro de costos: al reducir el uso de papel, tinta, mensajería y horas de gestión manual, tu empresa optimiza recursos.

• Comodidad: firma desde tu computadora o celular, estés donde estés, con la misma validez que si lo hicieras en persona.

Si quieres conocer más en detalle cómo digitalizar una firma, te invitamos a leer nuestra guía sobre los beneficios de firmar documentos en línea.

Seguridad y validez legal de la firma electrónica

La seguridad es uno de los pilares de la firma electrónica: no se trata solo de comodidad, sino de confianza y validez jurídica. 

De acuerdo con el marco normativo mexicano, la firma electrónica es una agrupación de autenticaciones digitales que atribuyen identidad al firmante en una transacción online, con el objetivo de manifestar consentimiento y aceptación en operaciones comerciales.

Para que una firma electrónica sea válida debe cumplir con requisitos esenciales:

• Normatividad: ajustarse a las leyes y reglamentos locales e internacionales.

• Exclusividad: corresponder únicamente al firmante.

• Autenticidad: asegurar la identidad de quien firma.

• Neutralidad: emplear certificados digitales reconocidos sin limitar autoridades certificadoras.

• Integridad: garantizar que el documento no se altere tras la firma.

• Confidencialidad: permitir acceso solo a firmantes y usuarios autorizados.

• No repudio: impedir que el emisor niegue la autoría después de firmar.

Con plataformas como Docusign, estas condiciones se cumplen de manera automática. Nuestra tecnología incorpora protocolos de encriptación y certificados digitales que aseguran autenticidad, integridad y validez legal de los documentos, tanto en México como en múltiples países, ofreciendo confianza a particulares y empresas en un entorno competitivo y digital.

Herramientas recomendadas para hacer tu firma electrónica

Existen múltiples herramientas para crear y usar tu firma electrónica, pero no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad, validez legal y facilidad de uso.

• Soluciones básicas: permiten dibujar o subir una firma en un documento, pero no siempre son seguras ni cuentan con validez jurídica.

• Plataformas profesionales como Docusign: garantizan validez legal, gestión completa de documentos y acuerdos, integración con aplicaciones empresariales y almacenamiento seguro en la nube.

Firma tus documentos con Docusign

Considerado el líder global en software de firma electrónica, Docusign eSignature permite firmar desde correos electrónicos y presupuestos hasta certificados, cartas de oferta y acuerdos internacionales. Entre sus principales beneficios destacan:

• Ahorro de tiempo: el 82 % de los acuerdos se completan en menos de 24 horas y el 49 % en menos de 15 minutos.

• Mayor productividad: al optimizar tiempos, los equipos elevan su nivel de eficiencia.

• Reducción de costos: es posible ahorrar en promedio 36 USD por acuerdo.

• Amplias integraciones: más de 350 conexiones preconstruidas con herramientas como Salesforce, Microsoft y Google Workspace.

• Cumplimiento y seguridad: cumple con requisitos estrictos de privacidad, residencia de datos y normativas locales.

• Validez jurídica en México y el mundo: puede usarse ante la corte.

• Facilidad de uso: funciona desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin importar ubicación o huso horario.

Cómo hacer una firma electrónica con Docusign: 

• Si eres emisor, cargas el documento, defines los firmantes, añades campos personalizados y envías.

• Si eres receptor, accedes al correo, abres el enlace, sigues las instrucciones y firmas en segundos.

Prueba Docusign

Hacer una firma electrónica y aplicarla en tus documentos online ya no es un lujo, sino una necesidad en un mundo cada vez más ágil y competitivo. Al firmar electrónicamente ahorras tiempo, trabajas de manera más segura y reduces el uso de papel, contribuyendo a la sostenibilidad y a procesos más eficientes.

Si quieres dar el siguiente paso y transformar la forma en que firmas y gestionas tus documentos, Docusign es tu aliado confiable para lograrlo.

Prueba Docusign gratis y descubre lo fácil que es cerrar acuerdos digitales con validez legal y total seguridad.