Digitalización de RRHH: construyendo un proceso ágil en tu despacho

Durante décadas, RRHH fue solo un repositorio de información burocrática sobre empleados, un acumulador de hojas de asistencia, recibos de sueldo e informes de rendimiento. Pero las nuevas visiones de gestión y la digitalización de RRHH dieron un nuevo significado al sector.

El mundo corporativo se dio cuenta de que el mayor activo que una organización puede tener es su capital humano. Aunque estemos envueltos en análisis de datos y automatizaciones, todavía depende del talento humano interpretar datos procesados y aprovechar insights informáticos para predecir el siguiente paso y adelantarse a la competencia.

De esta manera, el área dejó de tener una función meramente operativa para convertirse en un punto clave para el éxito empresarial, agregado horizontalmente al núcleo estratégico de las organizaciones. Con este nuevo rol, se volvió necesario liberarse de tareas manuales para ocuparse de funciones estratégicas. Y eso exige la digitalización de RRHH, especialmente en tiempos de trabajo remoto.

Por cierto, ¿tu departamento de RRHH ya está digitalizado? ¡Hoy entenderás qué necesita tener una gestión de personas 4.0!

¿Cuáles son los principales procesos de RRHH? 

El mundo de los negocios digitales exige empresas veloces, precisas y flexibles. A su vez, esas virtudes dependen de un cuerpo de colaboradores talentosos, proactivos y equipados con tecnología para producir más y mejor.

Traduciendo: si tu RRHH todavía pierde tiempo haciendo el seguimiento de frecuencia de empleados en planillas, calculando ingresos en sistemas heredados no automatizados, así como firmando contratos manualmente, tu despacho no esta en la  vanguardia. Necesitas comenzar la digitalización de RRHH.

De nada vale ser tecnológico en la punta final del negocio si todos los procesos internos son obsoletos. Es momento de pensar cómo la transformación digital puede generar una nueva dinámica para la gestión de personas.

Aunque esté rodeado de una infinidad de actividades, el departamento de RRHH maneja, esencialmente, procesos de reclutamiento/selección, capacitación/desarrollo, evaluación de rendimiento y sistemas de recompensas/beneficios.

La simple contratación de un empleado implica el trámite de una serie de documento. En general, estes son físicos y exigen recolectar firmas y archivar papeles. Por su parte, las evaluaciones de rendimiento, cuando se realizan manualmente, son subjetivas y sujetas a insatisfacciones, lo que contradice el objetivo esencial del proceso: motivar y premiar.

Las propias tareas burocráticas, como el registro de entrada/salida, control de vacaciones y cálculo de salarios, si no se basan en tecnología de punta, pueden colapsar la organización con:

• pérdida de tiempo;

• aumento de gastos;

• deterioro del clima organizacional;

• aumento de las tasas de turnover (rotación);

• entre otras brechas que se reflejarán en el servicio prestado al cliente.

Es decir, la transformación digital de RRHH es algo serio.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de RRHH?

Es posible construir e incentivar un departamento de RRHH más inteligente, impulsado con la asistencia de la digitalización y herramientas que colaboran para la ejecución ágil de los distintos procesos. Veamos a continuación algunos caminos.

Reclutamiento/selección

Vale la pena recordar que los costos de la mala contratación de un colaborador pueden ser muy elevados. Estamos hablando de los gastos de elaboración de pruebas, desperdicio del tiempo con entrevistas, pérdida de productividad (mientras la vacante no se ocupa), además de la reasignación de profesionales para asistir en esa etapa de reposición.

Si prefieres contratar a un experto en reclutamiento/selección, debes agregar aquí los gastos de tercerización. Sin mencionar las indemnizaciones debidas al empleado despedido.

En una era de competitividad extrema, vence en el mercado aquel que tiene más calidad con menor costo. Pero, ¿cómo tener un costo bajo con gastos elevados de mano de obra?

Empiezas por resolver ese problema con la digitalización de RRHH. Actualmente, existen poderosos sistemas que se basan en aprendizaje automático, cuyos algoritmos y redes neuronales artificiales son capaces de realizar casi la totalidad del proceso de admisión, comparando una gran cantidad de datos de cada candidato con el perfil del cargo vacante.

Esa precisión, que la mirada humana no logra abarcar, brinda mayor eficiencia a tus contrataciones, lo que garantiza que incorporarás a la empresa la persona adecuada para el cargo correcto.

Tareas burocráticas

No tiene sentido que recolectes firmas manualmente en recibos de sueldo, como también es impensable competir en la era digital manejando contratos manuales, exactamente como se hacía en el siglo pasado.

La computación en nube y las soluciones modernas de firma electrónica garantizan que selecciones y finalices jurídicamente todo el proceso de contratación de un colaborador el mismo día, enviando la carta de oferta y otros documentos de manera electrónica para que el candidato los firme, y este podrá firmar desde un celular. Estos recursos también eliminan la necesidad de gestionar papeles en la gestión de personas, lo que crea un despacho sin papel. Esto es la digitalización de RRHH.

Sumando esta digitalización a la automatización de llenado de formularios (posible con una solución completa de gestión de documentos electrónicos, como Docusign CLM), la gestión de capital humano queda libre para tomar decisiones estratégicas en conjunto con la directiva de la empresa.

Evaluación de rendimiento

La subjetividad de una evaluación de rendimiento, con frecuencia, resulta en disgustos e insatisfacciones.

Para empeorar la situación, todo el proceso implica la firma de supervisores, gerentes, directores y del proprio empleado, lo que hace que todos pierdan el tiempo y que los análisis tomen mucho tiempo en finalizarse, cuando se realizan mediante formularios físicos.

Ya existen soluciones electrónicas para completar estas evaluaciones en línea. Para quien desee dar un paso más allá, existen también ofertas de software que se basan en Big Data, que formulan los análisis en función de la extracción de datos de ERP y sistemas de control de metas. De cualquier manera, independientemente de la herramienta elegida, la firma siempre es electrónica, sin papeleo ni pérdida de tiempo.

No tener que gestionar papeles en la empresa (y, en su lugar, migrar todos los rastros de la organización a la nube) es el primer paso para la digitalización de los RRHH de manera integral, base para usar recursos como el Internet de las cosas (IoT), big data o realidad aumentada.

Un sector sin papel brinda más:

• velocidad;

• uniformidad de información;

• aumento de la productividad;

• reducción de errores;

• tiempo para que los empleados ocupen funciones más estratégicas y menos mecánicas.

Pero ten en cuenta que mientras el patrimonio informacional esté en papel, no es posible pensar en estas tecnologías disruptivas.

¿Cuáles tecnologias existen para optimizar los procesos de RRHH?

Cambiar el papeleo por un procesos electrónicos es una decisión muy importante y estratégica para cualquier organización. Por eso, el Docusign Agreement Cloud reúne variadas tecnologías que aceleran procesos y ayudar a migrar de un “departamento de RRHH analógico” hasta a uno digital.

Firma electrónica

El caso de Loggi, empresa naciente brasileña de entregas exprés, muestra la diferencia entre tener procesos manuales (o electrónicamente ineficientes) y adoptar una solución completa de firma electrónica.

La empresa agilizó el ritmo de contrataciones, eliminó costo con papeles y desbloqueó la expansión de sus negocios con procesos dinámicos, que se llevan a cabo en cualquier momento y lugar. Solo se debe contar con un smartphone con acceso a Internet.

La firma electrónica tiene la misma validez jurídica de la firma autógrafa, con la ventaja de que se puede finalizar en segundos, aunque el contrato implique el sello de decenas de personas ubicadas en áreas geográficas distintas.

Modelos preaprobados y bibliotecas de cláusulas

¿Cuánto tiempo la gestión de personas tarda creando documentos, tecleando contratos, declaraciones o recibos?

¿Y si todo esto se completara previamente, en función de parámetros predefinidos o una biblioteca de temas utilizados con frecuencia? Esto es la digitalización de RRHH, materializada a través de una solución completa como Docusign CLM.

Correcciones automáticas

Docusign CLM presenta además recursos de emisión de alertas, para recordatorio de fechas de vencimiento, por ejemplo, e instrumentos de corrección automática, con los cuales puedes evitar errores de ingreso de datos y lograr rastrear cada acción tomada en el sector de personal. Es control integral de procesos, fluidez, seguridad, calidad y más eficiencia.

Automatización del flujo de contratos

Un departamento de RRHH que dispone de una herramienta de transformación digital, puede automatizar el flujo de trabajo de creación de contratos, nómina etc.: todo se genera electrónicamente, se firma desde el celular, se envía a los interesados y se archiva en una nube privada.

¿Deseas entender, en la práctica, cómo la digitalización de RRHH puede marcar la diferencia en tus procesos internos de gestión de personal? ¡Entonces prueba ya la solución de Docusign para firma electrónica! ¡Aprovecha y pruébala gratis durante 30 días!