Casos de uso de firmas electrónicas en México

En México, las firmas electrónicas son válidas y producen los mismos efectos que las firmas autógrafas. Por lo tanto, en distintos segmentos del mercado existen numerosos casos de uso que las empresas pueden explorar para lograr más éxito. De hecho, hay grandes ventajas para las empresas que deciden usarlas, porque:

• brindan seguridad a las partes sobre la integridad del documento celebrado electrónicamente;

• son prácticas, en tanto que permiten que las partes firmen de forma remota; y

• son aceptadas como prueba en juicio, en caso de una controversia.

La firma electrónica puede ser utilizada por empresas tanto para sus procesos internos como para actos celebrados con otras empresas o personas. Pueden usarse para firmar y celebrar una variedad de documentos, que van desde el otorgamiento de consentimiento en un aviso de privacidad hasta contratos vinculantes.

De acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio, la firma electrónica son datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos que son utilizados para identificar al firmante e indicar que el firmante aprueba el contenido en el Mensaje de Datos. También, brinda a la firma electrónica equivalencia funcional a las firmas autógrafas, pues establece que la firma electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y además, es admisible como prueba en juicio.

Siempre que se pretenda firmar un documento con firma electrónica, la empresa deberá asegurarse de que la herramienta tecnológica cumple con los siguientes requisitos establecidos por el Código de Comercio, que garantizarán que la firma electrónica es fiable:

1. Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante;

2. Los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante;

3. Es posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después del momento de la firma; y

4. Respecto a la integridad de la información de un mensaje de datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma.

A continuación, vas a conocer algunas de las categorías de documentos y casos de uso que con mayor frecuencia se firman usando herramientas tecnológicas, como la firma electrónica.

Operaciones Bancarias

Aunque el método que comúnmente se ha utilizado en transacciones bancarias es la firma autógrafa, los medios electrónicos han permitido la celebración de documentos entre no presentes.

Por ello, la Suprema Corte de Justicia de la Nación, ha reconocido la validez de las firmas electrónicas que se usan para celebrar este tipo de transacciones. Además, ha establecido que el documento firmado electrónicamente será vinculante y generará derechos y obligaciones para los firmantes.

Para poder demostrar la validez de la firma electrónica y la fuerza vinculante del documento celebrado, es importante que el método de firmado cumpla con los requisitos de fiabilidad establecidos por el Código de Comercio.

Al cumplir con dichos requisitos, el método de firmado otorgará certeza a las partes de que el firmante es quien dice ser, que dicha persona consintió con el contenido del documento y que decidió obligarse en los términos en él establecidos. Como consecuencia y al ser fiable el proceso de creación de la firma electrónica, los firmantes tendrán certeza de que el acto celebrado es válido, por lo que generará derechos y obligaciones para las partes.

Casos de uso en operaciones bancarias: contratos de operaciones bancarias, contratos de crédito, operaciones de deposito de ahorro, contratos de capitalización.

Seguros y Finanzas

En México, también es posible celebrar contratos con Instituciones de Seguros y Fianzas usando firmas electrónicas. Para ello, bastará que las partes acuerden en el contrato que utilizarán esta tecnología como método de identificación del firmante.

Además, de acuerdo con lo establecido por la Ley de Instituciones de Seguros y Fianzas, las firmas electrónicas utilizadas para celebrar operaciones y contratar servicios relacionados con seguros y fianzas, tendrán el mismo efecto que la firma autógrafa y podrá ser presentada como prueba válida en juicio.

Casos de uso para seguros y finanzas: seguro de vida, seguro de accidentes y enfermedades, seguro de daños materiales, seguro de repatriación y otros.

Ventas

Derivado de las relaciones que las empresas puedan tener con sus clientes, podrán surgir una variedad de documentos. Cualesquier documentos que surjan de la relación comercial con terceros, podrán ser firmados a través de medio electrónicos.

El Código de Comercio dispone que las compraventas mercantiles, se tendrán por perfeccionadas por el solo consentimiento de las partes. Toda vez que el mismo código otorga los mismos efectos a firmas electrónicas y firmas autógrafas, los comerciantes podrán externar su consentimiento también a través de firmas electrónicas.

Otra razón para implementar el uso de firmas electrónicas a los procesos comerciales de la empresa, es la posibilidad de crear un proceso rápido y sencillo tanto con proveedores como con los clientes de la empresa. Además, esto podrá permitir a la empresa disminuir gastos y espacio derivado del uso de documentos en papel.

Casos de uso en ventas: órdenes de compra, recibos comerciales, formularios o contratos de compra venta.

Convenios y Contratos

De acuerdo con el Código Civil Federal, el consentimiento podrá ser expreso o tácito. Se considera que será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología. Adicionalmente, los contratos se regirán también por la voluntad de las partes, por lo que solo hará falta incluir una cláusula al contrato o convenio en donde las partes declaren y acepten que expresarán el consentimiento utilizando medios electrónicos, como la firma electrónica.

En estos casos, y en cualquier otro en el que se utilice la firma electrónica, permitirá a la empresa presentarse como un negocio innovador y a la vanguardia, capaz de eficientar los procesos legales para la celebración de contratos y convenios.

Casos de uso para contratos y contratos: contrato de obra a precio alzado, convenios de confidencialidad.

Sector Salud

En el sector salud, las firmas electrónicas podrán ser usadas para firmar recetas médicas para medicamentos controlados. La Ley General de Salud únicamente menciona que dichas recetas deberán contener la cédula profesional del médico que la expida.

Asimismo, el Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica menciona que las recetas médicas expedidas a usuarios deberán tener el nombre del médico, el nombre de la institución que les hubiere expedido el título profesional, el número de la cédula profesional emitido por las autoridades educativas competentes, el domicilio del establecimiento y la fecha de su expedición.

Por estas razones, las recetas médicas, podrán llevar firma electrónicas.

Casos de uso para el sector salud: recetas médicas

Como has podido ver, implementar las firmas electrónicas a las operaciones diarias representa una gran ventaja para las empresas. Los casos descritos en este artículo son solo algunos ejemplos de adopción en diferentes ámbitos de actividades empresariales. Existe una variedad de contratos y documentos distintos que pueden ser celebrados con firmas electrónicas.

En Docusign queremos recalcar que se pueden firmar todo tipo de contratos y documentos, pues la tecnología que usamos cumple con las disposiciones del Código de Comercio y te garantiza fiabilidad en todas tus transacciones.

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