XRechnung: Format, Pflichten und Beispiele für die XML-Rechnung

Die XRechnung ist der offizielle deutsche Standard für die gesetzliche E-Rechnung im öffentlichen Beschaffungswesen: eine rein XML-basierte Rechnungsdatei nach der europäischen Norm EN 16931. Seit dem 27. November 2020 ist das Format für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend – und seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich gesetzliche E-Rechnungen empfangen können.

Für viele Unternehmen stellen sich beim Einstieg in die gesetzliche E-Rechnung ähnliche Fragen: Welches Format ist verbindlich? Was ist der Unterschied zu ZUGFeRD? Und wie erstellt, validiert und übermittelt man eine XRechnung korrekt?

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen – von der Definition über die Pflichten bis hin zu Formatspezifikation, Beispielen und der praktischen Umsetzung. Einen umfassenden Überblick über die gesetzliche E-Rechnung in Deutschland – inklusive der gestaffelten B2B-Übergangsfristen – bietet unser Artikel zur E-Rechnung in Deutschland.

XRechnung Definition: Was ist das Format und wie funktioniert es?

Eine XRechnung ist eine gesetzliche E-Rechnung im rein XML-basierten Format nach dem semantischen Datenmodell der EN 16931. Sie wurde von KOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und ermöglicht die vollautomatische, maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten in ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware – ohne manuelle Eingriffe.

Anders als eine PDF-Datei enthält sie ausschließlich strukturierte Rechnungsdaten. Eine menschlich lesbare Darstellung existiert ohne speziellen Viewer nicht – das ist gewollt: Das Format ist für die automatisierte Weiterverarbeitung in IT-Systemen konzipiert.

XRechnung Pflicht: Wer ist zur Ausstellung verpflichtet?

Seit dem 27. November 2020 gilt die XRechnung-Pflicht für alle Lieferant:innen und Dienstleister:innen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen. Rechnungen müssen in diesem Format übermittelt werden – andernfalls lehnt der Empfänger die Rechnung automatisch ab. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie in weiteren, gesetzlich geregelten Fällen.

Im B2B-Bereich tritt die E-Rechnungspflicht schrittweise in Kraft: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen gesetzliche E-Rechnungen empfangen können; die Sendepflicht folgt gestaffelt bis 2027/2028.

Darf man noch Rechnungen per Post verschicken?

Im B2G-Bereich lautet die Antwort klar: Nein. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zwingend als gesetzliche E-Rechnung übermittelt werden – eine Papierrechnung per Post oder eine einfache PDF-E-Mail erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Öffentliche Auftraggeber lehnen nicht-konforme Einreichungen automatisch ab. Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV) sowie in einigen weiteren gesetzlich geregelten Fällen. Im B2B-Bereich sind Papierrechnungen bis zu den gestaffelten Übergangsfristen 2027/2028 noch zulässig – sofern der Empfänger zustimmt.

Wie ist der aktuelle Stand der E-Rechnung in Deutschland?

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise ausgeweitet. Im B2G-Bereich gilt sie für Lieferant:innen des Bundes seit dem 27. November 2020 vollständig. Im B2B-Bereich markiert der 1. Januar 2025 den ersten Meilenstein: Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen gesetzliche E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatzgröße oder Branche.

Die Sendepflicht im B2B-Bereich tritt gestaffelt in Kraft: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden; alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Damit schafft Deutschland einen einheitlichen Rechtsrahmen für die digitale Rechnungsstellung – in Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU. Mehr dazu im Artikel zur E-Rechnung in Deutschland.

Deutsche Bahn XRechnung und andere öffentliche Unternehmen

Neben Bundesbehörden schreiben auch große öffentliche Unternehmen die Übermittlung per XRechnung vor – die Deutsche Bahn (DB) ist eines der bekanntesten Beispiele. Eingehende Rechnungen, die nicht dem Standard entsprechen, werden dort automatisch abgewiesen. Prüfen Sie daher rechtzeitig, ob Ihre Buchhaltungssoftware konforme XML-Dateien erzeugt.

XRechnung Format: XML-Struktur, Leitweg-ID und Spezifikation

Spezifikation und Schema: Aufbau der XML-Datei

Der Standard unterstützt zwei XML-Syntaxformate: CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Beide basieren auf dem semantischen Datenmodell nach EN 16931 und sind inhaltlich gleichwertig; die Wahl hängt vom eingesetzten ERP-System ab. XML-Schema-Definitionen und die vollständige Spezifikation stellt KOSIT kostenlos auf xeinkauf.de/xrechnung/ bereit. Prüfen Sie die aktuelle Versionsnummer vor der Implementierung, da KOSIT den Standard regelmäßig aktualisiert.

Leitweg-ID: So werden Rechnungsempfänger adressiert

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe und steuert die interne Weiterleitung beim Empfänger. Ohne gültige Leitweg-ID lehnt der Rechnungsempfänger die Datei automatisch ab. Rechnungssteller:innen finden die Leitweg-ID auf dem Auftragsschreiben des öffentlichen Auftraggebers – zusammen mit Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID.

XRechnung Beispiel: XML-Datei, Beispielrechnung und Download

Wie sieht eine XRechnung aus?

Eine XRechnung ist keine lesbare Datei wie ein PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei: maschinenlesbar, streng nach dem semantischen Datenmodell der EN 16931 aufgebaut. Sie enthält keine Bilder, Logos oder freie Texte – ausschließlich klar definierte Datenfelder. Die Datei besteht aus XML-Elementen, die alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthalten. Ein vereinfachter Ausschnitt einer UBL-Datei zeigt die wichtigsten Pflichtfelder:

<ubl:Invoice> <cbc:ID>RE-2024-0042</cbc:ID> <cbc:IssueDate>2024-03-01</cbc:IssueDate> <!-- Leitweg-ID des Rechnungsempfängers (Pflichtangabe) --> <cac:AccountingCustomerParty> <cbc:EndpointID schemeID="EM">04011000-02020-24</cbc:EndpointID> </cac:AccountingCustomerParty> <!-- Ausweis der Umsatzsteuer --> <cac:TaxTotal> <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">19.00</cbc:TaxAmount> </cac:TaxTotal> <!-- Angabe der Zahlungsbedingungen --> <cac:PaymentTerms> <cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 30 Tagen</cbc:Note> </cac:PaymentTerms></ubl:Invoice>

Das Beispiel zeigt den Ausweis der Umsatzsteuer, die Angabe der Zahlungsbedingungen und die Pflichtangabe der Leitweg-ID. Vollständige, validierte Beispieldateien im XML-Rechnungsformat stellt KOSIT kostenlos auf xeinkauf.de/xrechnung/ zum Download bereit – lizenzfrei und direkt als Vorlage für die eigene Implementierung der gesetzlichen E-Rechnung nutzbar.

ZUGFeRD und XRechnung: Was ist der Unterschied?

XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als gesetzliche E-Rechnung – unterscheiden sich aber grundlegend im Format. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei: rein maschinell verarbeitbar, ohne lesbare Darstellung für Menschen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: strukturierte Rechnungsdaten in einem XML-Dokument, das in eine PDF/A-3-Datei eingebettet ist und sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann.

Ab ZUGFeRD 2.1 enthält das Format ein XRechnung-kompatibles Profil, das beide Formate zusammenführt. Bundesbehörden erwarten die reine XRechnung; im B2B-Bereich ist ZUGFeRD wegen der lesbaren PDF-Darstellung oft die pragmatischere Wahl. Alle Details zum Hybridformat finden Sie im Artikel zum ZUGFeRD-Format.

XRechnung erstellen: Software, ERP-Systeme und PDF umwandeln

Wie kann man eine XRechnung erstellen?

Drei Wege führen zur fertigen XML-Rechnung: ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics generieren die Datei direkt aus dem Buchungskreis; spezialisierte Online-Tools erstellen sie über eine Eingabemaske; für technisch versierte Nutzer:innen bietet sich zudem die direkte Erstellung anhand der KOSIT-Spezifikation an. Auch ELSTER ermöglicht für bestimmte Konstellationen die Übermittlung in diesem Format. Der Standard selbst ist kostenlos und frei verfügbar – Kosten entstehen erst durch die eingesetzte Software.

PDF in XRechnung umwandeln: Konvertierungstools wie PDF24 E-Rechnung

Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich mit Konvertierungstools – etwa PDF24 E-Rechnung – in den Standard überführen. Wichtig: Alle Pflichtangaben müssen vollständig vorhanden sein, insbesondere die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, bevor eine Konvertierung zu einer validen gesetzlichen E-Rechnung führt. Für Kleinunternehmen ohne ERP-System ist die PDF-Konvertierung oft der einfachste Einstieg. Bei der Übermittlung kann je nach Auftraggeber auch eine digitale Signatur erforderlich sein.

In PDF umwandeln: Lesbare Ansicht erzeugen

Eine empfangene Datei liegt als reine XML vor – für Menschen ohne Viewer nicht direkt lesbar. XRechnung-Viewer wie das BDR Business Portal der Bundesdruckerei ermöglichen den Export als strukturiertes PDF. Diese Darstellung dient internen Zwecken; das Rechnungsoriginal bleibt die XML-Datei. Für die revisionssichere Archivierung gilt ausschließlich die XML-Version als rechtsgültig.

XRechnung validieren, übermitteln und empfangen

Validierung: KoSIT-Validator und technische Prüfung

Vor der Übermittlung empfiehlt sich die Validierung mit dem kostenlosen KoSIT-Validator – dem offiziellen technischen Mittel zur Prüfung solcher XML-Rechnungen. Er überprüft XML-Struktur, Pflichtfelder und EN-16931-Konformität und gibt präzise Fehlermeldungen aus. Der Validator ist auf xeinkauf.de/xrechnung/ abrufbar und hilft dabei, Ablehnungen durch den Rechnungsempfänger frühzeitig zu vermeiden.

Viewer und BDR Business Portal: XML-Dateien öffnen und visualisieren

Da das Format keine menschlich lesbare Darstellung mitliefert, ermöglichen XRechnung-Viewer eine strukturierte Visualisierung der Rechnungsdaten. Das BDR Business Portal der Bundesdruckerei (BDR) ist eine bekannte Lösung zur Verarbeitung und Ansicht solcher XML-Dateien; weitere kostenlose Viewer sind im Web verfügbar und erlauben die Prüfung der Rechnungsdaten ohne technische Vorkenntnisse.

Bund, ZRE und OZG Rechnung Portal: Übermittlung an Behörden

Für Rechnungen an Bundesbehörden steht die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter e-rechnung-bund.de zur Verfügung; für Länder und Kommunen nutzen Sie das OZG Rechnung Portal. Die Übermittlung erfolgt per Weboberfläche, E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes Transportnetzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch, das von der EU gefördert und in über 30 Ländern eingesetzt wird. Wer eine Peppol-Anbindung einrichtet, kann Rechnungen grenzüberschreitend an öffentliche und private Empfänger senden – eine einheitliche Infrastruktur für den B2B- und B2G-Rechnungsaustausch in ganz Europa. Auch die Übermittlung einer XRechnung über das Peppol-Netzwerk ist für den Bund eine akzeptierte Einreichungsmethode. Rechnungen in diesem Format über verschiedene Kanäle zu versenden – ZRE, OZG-RE oder Peppol-Anbindung – das sind die drei zentralen Wege für die gesetzliche E-Rechnung im B2G-Bereich.

Unternehmen, die die gesetzliche E-Rechnung in ihre Prozesse integrieren, stehen häufig vor einer weitergehenden Frage: Wie lässt sich nicht nur die Rechnung, sondern der gesamte Prozess von der Auftragserteilung bis zur Zahlung digitalisieren? Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) bietet hierfür einen durchgängig digitalen Ansatz – von der elektronischen Unterschrift bis zur Einbindung in bestehende ERP-Systeme und zum digitalen Vertragsmanagement.

Fazit: XRechnung – zentraler Baustein der gesetzlichen E-Rechnung in Deutschland

Die XRechnung ist heute der Pflichtstandard für die gesetzliche E-Rechnung im B2G-Bereich und wird mit der schrittweisen B2B-E-Rechnungspflicht auch im privaten Geschäftsverkehr zur Schlüsseltechnologie. Wer Format, Leitweg-ID und Übermittlungswege einmal verstanden hat, profitiert von einer vollautomatischen Rechnungsverarbeitung ohne Medienbruch. Wie Docusign IAM Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Agreement-Prozess zu digitalisieren, erfahren Sie hier

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von KOSIT. Sie enthält ausschließlich strukturierte Rechnungsdaten und ermöglicht die vollautomatische, maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

Wer muss eine XRechnung erstellen?

Alle Lieferant:innen und Dienstleister:innen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen, sind seit dem 27. November 2020 zur Verwendung dieses Formats verpflichtet. Kleine Unternehmen ohne ERP-System können auf Online-Tools oder spezialisierte Dienstleister zurückgreifen. Für den B2B-Bereich gelten gestaffelte E-Rechnungsfristen bis 2027/2028.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschlich lesbare Darstellung; ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Beide Formate erfüllen EN 16931. ZUGFeRD ist gleichzeitig für Mensch und Maschine lesbar; die XRechnung benötigt für die Ansicht einen Viewer.

Wie kann man eine XRechnung öffnen und lesen?

Da es sich um reine XML-Dateien ohne visuelle Darstellung handelt, brauchen Sie einen XRechnung-Viewer. Das BDR Business Portal der Bundesdruckerei sowie weitere kostenlose Online-Viewer erzeugen eine strukturierte, lesbare Ansicht der Rechnungsdaten.

Was ist der Vorteil einer E-Rechnung?

E-Rechnungen werden direkt in ERP-Systeme eingelesen und verarbeitet – ohne manuelle Dateneingabe, Übertragungsfehler oder Verzögerungen. Unternehmen reduzieren Bearbeitungszeiten, senken Fehlerquoten und schaffen die Grundlage für eine vollautomatisierte Purchase-to-Pay-Kette.

Was kostet eine XRechnung?

Der XRechnung-Standard selbst ist kostenlos und frei verfügbar. Die Kosten für Software zur Erstellung, Validierung und Übermittlung variieren – von kostenlosen Online-Tools bis hin zu integrierten ERP-Modulen.

Welche XRechnung-Version ist aktuell?

Die aktuelle Versionsnummer der XRechnung-Spezifikation wird von KOSIT auf xeinkauf.de/xrechnung/ veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Bitte prüfen Sie die dort hinterlegte Version vor der Implementierung.