Procurement ist das ganzheitliche Beschaffungsmanagement im Unternehmen, das Bedarf, Lieferantenauswahl, Vertragsabschluss, Bestellung, Wareneingang/Abnahme und Zahlungsabwicklung end-to-end steuert, um Kosten, Qualität und Risiken zu optimieren.

Procurement ist in vielen Unternehmen längst mehr als „Bestellen“. Der Begriff beschreibt den ganzheitlichen Ansatz, mit dem Organisationen die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen steuern – von der Bedarfsklärung über die Lieferantenauswahl bis hin zu Vertragsmanagement, Wareneingang/Abnahme und Zahlungsabwicklung.

Im Kern verfolgt Procurement drei Ziele:

• Versorgungssicherheit und Qualität gewährleisten

• Kosten transparent steuern (inkl. Total Cost of Ownership)

• Risiken reduzieren (z. B. Abhängigkeiten, Compliance, Ausfälle)

Weiterführender Einstieg zum Thema Beschaffung: https://www.docusign.com/de-de/blog/abteilung/beschaffung

Procurement auf Deutsch: Definition und Einordnung

„Procurement auf Deutsch“ wird häufig mit Beschaffung übersetzt. Im Unternehmenskontext meint Procurement jedoch meist ein strukturiertes Beschaffungsmanagement, das strategische und operative Aspekte verbindet. Es umfasst nicht nur einzelne Bestellungen, sondern auch übergreifende Entscheidungen – etwa zur Lieferantenstrategie, zur Standardisierung von Ausschreibungen oder zur Gestaltung verlässlicher Verträge.

Ein gut aufgestelltes Procurement beantwortet systematisch drei Fragen:

1. Was wird benötigt? (Bedarf, Spezifikation, Menge, Zeitpunkt, Budget)

2. Von wem wird es bezogen? (Marktüberblick, Bewertung, Auswahl, Risiko)

3. Wie wird es zuverlässig und wirtschaftlich abgesichert? (Verträge, Rollen, Freigaben, Kontrolle)

Was ist der Unterschied zwischen Procurement und Purchasing?

In vielen Organisationen werden Procurement und Purchasing synonym verwendet. Für eine saubere Prozessgestaltung lohnt sich die Abgrenzung:

• Procurement umfasst den strategischen und prozessualen Rahmen: Bedarfssteuerung, Lieferantenmanagement, Vertragsgestaltung, Risikominimierung, Qualitätssicherung sowie die Weiterentwicklung von Standards und Systemen.

• Purchasing (Einkauf) ist stärker transaktional: Bestellungen auslösen, Liefertermine nachhalten, Rechnungen prüfen, Rückfragen klären.

In kleineren Teams können Aufgaben gebündelt sein. Entscheidend ist weniger der Titel als die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsrechten.

Konzept Einkauf im Unternehmen: Wie Procurement und Einkauf zusammenspielen

Das Konzept Einkauf beschreibt, wie Einkauf im Unternehmen organisiert ist – inklusive Rollen, Freigaben, Standards und Tools. In der Praxis wirkt Procurement dabei als Rahmengeber: Es definiert die Regeln und Leitplanken (z. B. Lieferantenstrategie, Vertragsstandards, Governance), während der operative Einkauf (Purchasing) diese Vorgaben im Tagesgeschäft umsetzt. So werden Prozesse im Einkauf wiederholbar und effizient: Bedarf anstoßen, Angebote vergleichen, bestellen, Lieferung/Leistung abnehmen und Rechnungen prüfen. Je klarer das Zusammenspiel, desto weniger Rückfragen entstehen – und desto stabiler wird die Prozesskette der Beschaffung über Fachbereiche, Legal und Finance hinweg.

Was versteht man unter dem Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess ist die strukturierte Abfolge von Schritten, mit denen ein Bedarf in eine Lieferung bzw. Leistung und schließlich in eine Zahlung überführt wird. In der Praxis hat sich eine sechsstufige Logik bewährt, die je nach Warengruppe (Material, Software, Dienstleistungen) angepasst werden kann:

1. Bedarf klären

2. Lieferanten identifizieren und bewerten

3. Vertrag verhandeln und abschließen

4. Bestellung auslösen

5. Lieferung/Leistung prüfen und abnehmen

6. Rechnung prüfen und zahlen

Was ist strategische Beschaffung?

Strategische Beschaffung (Strategic Sourcing) beschreibt die langfristige, systematische Steuerung von Warengruppen und Lieferantenbeziehungen – mit dem Ziel, Kosten, Qualität und Risiken über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit zu optimieren. Anders als bei der Einzelbestellung geht es um wiederholbare Standards: definierte Auswahlkriterien, Rahmenverträge, klare Governance und ein belastbares Lieferantenportfolio.

Typische Bausteine strategischer Beschaffung:

• Kategorien statt Einzelfälle: Ausgaben bündeln, Standardbedarfe erkennen, Rahmenbedingungen definieren

• Lieferantenportfolio aktiv steuern: Abhängigkeiten reduzieren (z. B. Dual Sourcing), Performance messen, Alternativen aufbauen

• Verträge als Steuerungsinstrument: SLA, Preislogiken, Eskalationen, Abnahmeprozesse, Compliance sauber regeln

• Datenbasierte Entscheidungen: z. B. TCO, Risikoindikatoren, Lieferfähigkeit, Nachhaltigkeit

Docusign ordnet das Thema hier ein: https://www.docusign.com/de-de/blog/digitale-beschaffung-strategisches-sourcing

Kernaufgaben und Prozesse im Procurement

1) Bedarfsanalyse: Identifizieren, was wirklich benötigt wird

Die Bedarfsanalyse ist die Grundlage für alle nachgelagerten Schritte. Hier wird geklärt, welche Ware oder Leistung benötigt wird – inklusive Qualitätsanforderungen, Mengen, Lieferzeitpunkt und Budget. Je präziser diese Phase, desto geringer ist das Risiko späterer Missverständnisse, Zusatzkosten oder Verzögerungen.

Praxisbeispiel (Software): Meldet eine Fachabteilung Bedarf für ein neues Tool, sollten IT, Datenschutz und Finance früh eingebunden werden (Hosting, Zugriffsrechte, Datenverarbeitung, Schnittstellen, Nutzerzahlen, Alternativen im bestehenden Stack). Das verhindert Doppelbeschaffungen und reduziert Nachverhandlungen.

2) Lieferantenauswahl: Finden und bewerten geeigneter Anbieter

Im nächsten Schritt werden potenzielle Lieferanten identifiziert, Angebote eingeholt und die Auswahl strukturiert getroffen. Neben dem Preis zählen häufig Kriterien wie Qualität, Termintreue, Lieferfähigkeit, Stabilität, Compliance, Nachhaltigkeitsanforderungen und Gesamtkosten (TCO).

Praxisbeispiel (kritische Materialien): Bei Komponenten mit langen Lieferzeiten kann Dual Sourcing sinnvoll sein: Ein Hauptlieferant deckt Volumen, ein zweiter reduziert Engpassrisiken.

3) Vertragsmanagement: Verhandeln, abschließen, absichern

Vertragsmanagement ist ein Kernhebel im Procurement. Hier werden Konditionen verhandelt und die Zusammenarbeit belastbar geregelt: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preise, Service-Level, Abnahmeprozesse, Eskalationen, Haftung sowie Datenschutz und Vertraulichkeit.

Praxisbeispiel (Leistungsumfang): Kostenüberschreitungen entstehen oft aus unklarer Leistungsdefinition. Klare Deliverables, Meilensteine, Abnahmekriterien und Change-Request-Regeln erhöhen Planbarkeit.

4) Bestellung: Kaufauftrag erstellen und übermitteln

In der Bestellphase wird die Entscheidung formal umgesetzt (Bestellanforderung, Genehmigungen, Kaufauftrag, Terminverfolgung). Saubere Bestellreferenzen und Freigabelogiken reduzieren Reibung im Wareneingang und in der Rechnungsprüfung.

5) Wareneingang & Prüfung: Lieferung/Leistung kontrollieren

Nach Lieferung bzw. Leistungserbringung folgt die Prüfung: Stimmen Menge, Spezifikation und Qualität? Bei Dienstleistungen wird häufig eine formalisierte Abnahme genutzt (z. B. Milestone-Freigabe).

6) Zahlungsabwicklung: Rechnung prüfen, freigeben, bezahlen

Die Zahlungsabwicklung umfasst Rechnungsprüfung, Freigabe und Zahlung. Viele Organisationen nutzen einen Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang/Abnahme und Rechnung, um Fehler und Doppelzahlungen zu reduzieren.

Bedeutung von Procurement im Unternehmen

• Kostenkontrolle: Einsparungen wirken sich direkt auf den Gewinn aus. Ebenso wichtig ist Transparenz: Welche Ausgaben entstehen in welchen Kategorien – zu welchen Konditionen und mit welchen Lieferanten?

• Qualitätssicherung: Durch klare Anforderungen und konsequente Lieferantensteuerung sinken Nacharbeit, Reklamationen und Stillstand.

• Risikominimierung: Engpässe, Abhängigkeiten oder Ausfälle treffen Produktion und Service direkt. Procurement reduziert Risiken durch Alternativen, SLA-Steuerung und strukturierte Bewertungen.

E-Procurement und digitale Beschaffung: weniger Medienbrüche, schnellere Freigaben

E-Procurement beschreibt die digitale Abwicklung der Beschaffung: Bedarf digital erfassen, Genehmigungen workflow-basiert steuern, Bestellungen automatisieren, Leistungen dokumentieren, Rechnungen zuordnen und Zahlungen freigeben.

Typische Effekte:

• weniger Medienbrüche (E-Mail, Tabellen, Papier)

• schnellere Freigaben durch klare Workflows

• bessere Nachvollziehbarkeit und Audit-Fähigkeit

• geringere Nacharbeit in Finance und Fachbereichen

Vertiefende Inhalte gibt es hier: https://www.docusign.com/de-de/ressourcen/whitepapers/leitfaden-fuer-die-digitale-beschaffung

Procure-to-Pay: Wie durchgängige Abläufe Zeit sparen

In vielen Unternehmen liegen die größten Reibungsverluste zwischen Fachbereich, Procurement, Legal und Finance – besonders rund um Vertragserstellung, Freigaben, Versionierung und Unterschriften. Ein End-to-End-Blick auf die Procure-to-Pay-Kette reduziert Liegezeiten, senkt Fehlerquoten und verbessert die Zusammenarbeit.

Ein Beispiel aus der Praxis: https://www.docusign.com/de-de/blog/einkauf-optimieren-mit-coupa-connector

KI im Procurement: Wie künstliche Intelligenz Vertragsarbeit verändert

Mit wachsendem Vertragsvolumen steigt der Druck, schneller zu prüfen, besser zu verhandeln und Verpflichtungen sauber zu überwachen. Genau hier kann KI unterstützen – etwa bei Intake-Strukturierung, Risikoerkennung in Klauseln, Abweichungsanalysen oder Verpflichtungsmanagement nach Vertragsabschluss.

Zum konkreten Überblick: https://www.docusign.com/de-de/blog/vertragspruefung-mit-ki-so-hilft-docusign

Indirect Procurement: Warum indirekte Kategorien oft „unsichtbare“ Kosten treiben

Indirekte Beschaffung (z. B. Dienstleistungen, Software, Marketing, Facility, Beratung) ist häufig weniger standardisiert als direkte Materialien – und gerade deshalb anfällig für Streuverluste: uneinheitliche Verträge, geringe Transparenz, dezentrale Entscheidungen und unterschiedliche Konditionen.

Wenn indirekte Kategorien schnell „griffig“ werden sollen, lohnt sich oft der Hebel Vertrag/Workflow: standardisierte Vertragsbausteine, klare Freigaben, zentrale Ablage sowie Transparenz über Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verpflichtungen.

Mehr Kontext zur Beschaffung findet sich hier: https://www.docusign.com/de-de/loesungen/abteilungen/einkauf

Paperless Procurement: Vorteile papierloser, automatisierter Prozesse

Papierbasierte Beschaffungsprozesse verursachen häufig Liegezeiten, Medienbrüche und Rückfragen – besonders rund um Freigaben, Vertragsexemplare, Unterschriften und Ablage. Papierlose Abläufe können helfen, schneller zu beschaffen und die Dokumentation konsistent zu halten.

Skills & Rollen: Was macht man im Procurement – und was ist ein Procurement Manager?

Was macht man im Procurement?

Procurement steuert die Beschaffung entlang des gesamten Prozesses: Bedarfe strukturieren, Lieferanten bewerten, Vertrags- und Risikothemen managen, Prozesse standardisieren und mit Stakeholdern (Fachbereiche, Legal, Finance, IT) abstimmen. Im Alltag bedeutet das oft: weniger „Kaufen“, mehr Koordinieren, Analysieren und Absichern.

Was bedeutet Procurement Manager?

Ein Procurement Manager verantwortet typischerweise Warengruppen, Lieferantenportfolios oder Beschaffungsprogramme. Häufige Aufgaben: Sourcing-Strategien, Verhandlungen, Vertrags- und Performance-Steuerung, Prozessoptimierung sowie Governance (Freigaben, Richtlinien, Dokumentation). In mittelständischen Strukturen kann die Rolle breiter sein und auch operative Themen umfassen.

Was verdient ein Procurement Manager?

Das Gehalt variiert stark nach Branche, Region, Verantwortungsumfang und Seniorität. Für eine realistische Einordnung empfiehlt sich ein Vergleich mehrerer aktueller Gehaltsportale sowie eine Differenzierung nach Level (Junior/Senior/Lead) und Scope (Kategorievolumen, Teamverantwortung, Internationalität).

FAQ: Häufige Fragen zu Procurement

Was ist Procurement?

Procurement ist das ganzheitliche Beschaffungsmanagement im Unternehmen – von der Bedarfsklärung über Lieferantenauswahl und Vertragsabschluss bis zur Abnahme und Zahlungsabwicklung.

Was ist Beschaffung?

Beschaffung bezeichnet allgemein den Prozess, Güter oder Leistungen zu beschaffen. Procurement ist im Unternehmenskontext meist die professionalisierte, systematische Form der Beschaffung inklusive strategischer Steuerung.

Was macht man im Procurement?

Procurement koordiniert Stakeholder, bewertet Lieferanten, verhandelt Verträge, steuert Risiken und verbessert Prozesse – mit dem Ziel, Qualität, Kosten und Versorgungssicherheit zu optimieren.

Was versteht man unter dem Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess ist die strukturierte Abfolge: Bedarf → Lieferant → Vertrag → Bestellung → Wareneingang/Abnahme → Zahlung.

Was bedeutet Procurement Management?

Procurement Management ist die organisatorische und methodische Steuerung aller Procurement-Aktivitäten – inklusive Strategie, Prozessen, Lieferanten, Verträgen und Tools.

Was ist Procurement Excellence?

Procurement Excellence beschreibt ein Zielbild, in dem Procurement messbar Mehrwert liefert – durch Standards, digitale End-to-End-Prozesse, Daten/KPIs, klare Governance und starke Kompetenzen.

Abschluss: Verträge als Engpass – und warum digitale Agreement-Prozesse zählen

Ein häufiger Engpass im Procurement sind Durchlaufzeiten bei Verträgen – insbesondere, wenn mehrere Beteiligte eingebunden sind, Versionen parallel laufen oder Unterschriften „liegen bleiben“. Eine zentrale Lösung, die Vertragsprozesse strukturiert, nachvollziehbar macht und digital unterstützt, kann hier Durchlaufzeiten reduzieren und die Dokumentation vereinfachen.

Docusign bietet dafür mit Intelligent Agreement Management einen Ansatz, der Vertrags-Workflows über Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung und Verwaltung hinweg unterstützt: https://www.docusign.com/de-de/intelligent-agreement-management