Was ist ein dynamisches Beschaffungssystem? Definition, Vorteile und Anwendung im öffentlichen Vergaberecht

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland stehen vor der Herausforderung, wiederkehrende Standardleistungen wie IT-Ausstattung, Büromaterial oder Dienstleistungen effizient zu beschaffen. Klassische Ausschreibungsverfahren sind oft zeitaufwendig, binden erhebliche Ressourcen und bieten wenig Flexibilität, wenn sich Bedarfe ändern oder neue Anbieter:innen auf den Markt kommen.

Dynamische Beschaffungssysteme (DBS) bieten hier eine Lösung: Sie kombinieren die Transparenz und Wettbewerbsoffenheit öffentlicher Vergabeverfahren mit der Effizienz digitaler Beschaffungsprozesse. Gleichzeitig ermöglichen sie es, während der gesamten Laufzeit neue, geeignete Unternehmer:innen zuzulassen – ein entscheidender Vorteil gegenüber statischen Rahmenvereinbarungen.

Dieser Artikel erklärt, was ein dynamisches Beschaffungssystem ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es öffentlichen Vergabestellen bietet. Zudem zeigen wir, wie digitale Lösungen das Vertragsmanagement innerhalb eines DBS unterstützen können.

Definition: Was versteht man unter einem dynamischen Beschaffungssystem oder Einkaufssystem?

Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein zeitlich befristetes, vollständig elektronisches Verfahren im öffentlichen Vergaberecht zur Beschaffung marktüblicher Leistungen. Es ist in den §§ 21-24 der Vergabeverordnung (VgV) geregelt und richtet sich speziell an öffentliche Auftraggeber wie Behörden, Kommunen oder staatliche Unternehmen. Im Gegensatz zu geschlossenen Rahmenvereinbarungen können während der gesamten Laufzeit neue, geeignete Unternehmer:innen zugelassen werden.

Das Besondere am DBS: Es handelt sich um ein halboffenes System. Nach der initialen Bekanntmachung können interessierte Anbieter:innen jederzeit einen Teilnahmeantrag stellen. Sofern sie die vordefinierten Eignungskriterien erfüllen – etwa Referenzen, Zertifikate oder finanzielle Stabilität – werden sie für das System zugelassen. Erst bei konkretem Bedarf erfolgt eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe an alle zugelassenen Unternehmer:innen.

Die zeitliche Befristung ist ein zentrales Merkmal: Ein DBS läuft in der Regel für vier bis sieben Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums kann der öffentliche Auftraggeber wiederholt Aufträge vergeben, ohne jedes Mal ein neues Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Dies spart Zeit und Verwaltungsaufwand, ohne die Wettbewerbsgrundsätze zu verletzen.

Abgrenzung: Dynamische Beschaffungssysteme vs. andere Beschaffungsinstrumente

Dynamische Beschaffungssysteme sind eines von mehreren Beschaffungsinstrumenten, die öffentlichen Auftraggebern zur Verfügung stehen. Um zu verstehen, wann ein DBS sinnvoll ist, hilft ein Vergleich mit anderen Verfahren. E-Procurement-Systeme etwa automatisieren den gesamten Einkaufsprozess – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Rechnungsstellung. Sie sind jedoch nicht auf öffentliche Vergabe spezialisiert und können verschiedene Systemarchitekturen haben.

Man unterscheidet drei Grundmodelle von E-Procurement-Systemen: Lieferantensysteme (Sell-Side), bei denen Anbieter:innen ihre Kataloge bereitstellen; Beschaffersysteme (Buy-Side), bei denen der Einkäufer die Plattform betreibt; und Marktplatzsysteme (Marketplace-Side), die als neutrale Vermittler fungieren. Ein DBS ist strukturell ein Buy-Side-System, da der öffentliche Auftraggeber die Rahmenbedingungen definiert und die zugelassenen Anbieter:innen verwaltet.

Im Gegensatz zu klassischen Rahmenvereinbarungen, die mit einem festen Anbieterkreis geschlossen werden, bleibt ein DBS während der gesamten Laufzeit offen für neue Teilnehmer:innen. Diese Flexibilität fördert den Wettbewerb und verhindert, dass etablierte Anbieter:innen den Markt monopolisieren. Gleichzeitig müssen alle Teilnehmer:innen vorab ihre Eignung nachweisen, was Qualität und Verlässlichkeit sichert.

Wie funktioniert ein dynamisches Beschaffungssystem? Der Ablauf in der Praxis

Der Aufbau eines dynamischen Beschaffungssystems beginnt mit der europaweiten Bekanntmachung durch den öffentlichen Auftraggeber. Diese enthält eine genaue Beschreibung der zu beschaffenden Leistungen, die Eignungskriterien für interessierte Unternehmer:innen sowie die voraussichtliche Laufzeit des Systems. Wichtig: Die Teilnahme am System ist für zugelassene Anbieter:innen kostenlos.

Interessierte Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen ein – etwa Referenzprojekte, Zertifikate oder Bilanzen. Der öffentliche Auftraggeber prüft diese Unterlagen und erteilt bei Erfüllung der Kriterien die Zulassung zum System. Dieser Schritt muss laut VgV innerhalb von zehn Arbeitstagen abgeschlossen sein. Erfüllt ein Anbieter die Anforderungen nicht, erhält er eine begründete Ablehnung.

Sobald ein konkreter Bedarf entsteht, fordert der Auftraggeber alle zugelassenen Unternehmer:innen per gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe auf. Dieser Mini-Wettbewerb erfolgt rein elektronisch: Die Anbieter:innen haben eine festgelegte Frist, um ihre Angebote einzureichen. Nach Prüfung und Bewertung erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag. Das Verfahren kann bei jedem neuen Beschaffungsvorgang wiederholt werden, ohne dass das DBS neu ausgeschrieben werden muss.

Vorteile dynamischer Beschaffungssysteme für öffentliche Auftraggeber

Effizienzsteigerung ist einer der Hauptvorteile eines DBS. Vergabestellen müssen nicht bei jedem Beschaffungsvorgang ein neues Ausschreibungsverfahren durchführen, sondern können auf den bereits zugelassenen Anbieterkreis zurückgreifen. Mitarbeiter:innen werden von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlastet und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Die vollständige elektronische Abwicklung reduziert Papierverbrauch und manuelle Fehlerquellen erheblich.

Kostenkontrolle wird durch den kontinuierlichen Wettbewerb im System gewährleistet. Da alle zugelassenen Anbieter:innen bei jeder gesonderten Aufforderung zur Angebotsabgabe ein Angebot abgeben können, entsteht ein dynamischer Preiswettbewerb. Öffentliche Auftraggeber profitieren von besserer Vergleichbarkeit und können bei größerem Beschaffungsvolumen Skaleneffekte nutzen. Gleichzeitig verhindert die Offenheit des Systems, dass einzelne Anbieter:innen Preise langfristig diktieren.

Transparenz und Compliance sind durch die elektronische Dokumentation aller Prozessschritte garantiert. Jeder Teilnahmeantrag, jede Angebotsaufforderung und jede Zuschlagserteilung wird automatisch protokolliert. Dies schafft einen lückenlosen Audit Trail und erleichtert die Nachweisführung bei Prüfungen durch Rechnungshöfe oder Vergabekammern. Zudem können öffentliche Auftraggeber den Lieferantenkreis flexibel anpassen, wenn sich Marktbedingungen oder Qualitätsanforderungen ändern.

Anwendungsbereiche: Wann eignet sich ein dynamisches Beschaffungssystem?

Dynamische Beschaffungssysteme eignen sich besonders für regelmäßig benötigte Standardleistungen mit stabilem Bedarf. Typische Anwendungsfälle in der internen Beschaffung sind Büromaterial, IT-Ausstattung wie Laptops und Monitore, persönliche Schutzausrüstung oder Reinigungsmittel. In diesen Bereichen kennen öffentliche Auftraggeber die Anforderungen genau und können klare Eignungskriterien definieren.

Auch bei Dienstleistungen kommt DBS zum Einsatz: Reinigungsleistungen für Behördengebäude, Catering-Services für Kantinen oder IT-Support-Verträge werden häufig über dynamische Beschaffungssysteme vergeben. Entscheidend ist, dass die Leistungen standardisiert und wiederholbar sind. Für hochspezialisierte oder einmalige Beschaffungsvorgänge – etwa den Bau eines neuen Verwaltungsgebäudes – ist ein klassisches Vergabeverfahren besser geeignet.

Ein weiterer Faktor ist das erwartete Beschaffungsvolumen. Bei geringen Mengen oder seltenen Bedarfen lohnt sich der initiale Aufwand für die Einrichtung eines DBS meist nicht. Faustregel: Wenn ein öffentlicher Auftraggeber innerhalb der Laufzeit mindestens fünf bis zehn Einzelvergaben plant, rechtfertigt dies den Einsatz eines dynamischen Beschaffungssystems. Zudem sollten ausreichend potenzielle Anbieter:innen am Markt vorhanden sein, um einen funktionierenden Wettbewerb zu gewährleisten.

Digitale Lösungen für effizientes Vertragsmanagement in Beschaffungssystemen

Während das dynamische Beschaffungssystem den Vergabeprozess strukturiert, bleibt die Verwaltung der daraus resultierenden Verträge eine zentrale Herausforderung. Öffentliche Auftraggeber müssen jeden Abruf dokumentieren, Vertragsfristen überwachen und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Manuelle Prozesse führen hier schnell zu Übersichtsverlust und Compliance-Risiken.

Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) unterstützt Organisationen dabei, diese Prozesse zu automatisieren. Von der elektronischen Signatur über die zentrale Ablage bis zur automatischen Erinnerung an Verlängerungsoptionen – IAM bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab. Die Transparenz, die das DBS im Vergabeverfahren schafft, wird so auch im nachgelagerten Vertragsmanagement gewährleistet.

Besonders wertvoll ist die Kombination aus automatisiertem Reporting und Audit Trail. Jede Vertragsänderung, jeder Abruf aus einem Rahmenvertrag und jede Fristüberwachung wird dokumentiert. Dies erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch die Nachweisführung gegenüber Prüfinstanzen. Öffentliche Auftraggeber können so die Vorteile eines DBS voll ausschöpfen, ohne an Verwaltungskomplexität zu verlieren.

Fazit: Dynamische Beschaffungssysteme als strategisches Instrument

Dynamische Beschaffungssysteme sind mehr als ein Beschaffungsinstrument – sie sind ein strategischer Hebel für öffentliche Auftraggeber, um Effizienz, Transparenz und Wettbewerb zu vereinen. Durch die Kombination aus offener Teilnahme, strukturiertem Vergabeprozess und vollständig elektronischer Abwicklung reduzieren sie Verwaltungsaufwand und schaffen gleichzeitig einen fairen Markt für Anbieter:innen. Beschaffungsprozesse digitalisieren bedeutet heute, rechtliche Anforderungen mit modernen Technologien zu verbinden – vom Vergabeverfahren bis zum Vertragsmanagement.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ein dynamisches Beschaffungssystem zeitlich befristet?

Ja, ein DBS ist immer zeitlich befristet. Die Laufzeit wird vom öffentlichen Auftraggeber bei der Einrichtung festgelegt und beträgt in der Praxis meist vier bis sieben Jahre. Nach Ablauf muss ein neues System ausgeschrieben werden.

Wer darf an einem dynamischen Beschaffungssystem teilnehmen?

Teilnehmen können alle Unternehmen, die die vom Auftraggeber definierten Eignungskriterien erfüllen. Die Zulassung ist kostenlos und kann während der gesamten Laufzeit des Systems beantragt werden. Der Auftraggeber muss innerhalb von zehn Arbeitstagen über den Antrag entscheiden.

Was ist der Unterschied zwischen einem DBS und einer Rahmenvereinbarung?

Der zentrale Unterschied liegt in der Offenheit: Bei einer Rahmenvereinbarung wird zu Beginn ein fester Anbieterkreis festgelegt. Ein DBS bleibt während der gesamten Laufzeit offen für neue Teilnehmer:innen, was den Wettbewerb stärkt und Innovation fördert.

Welche Leistungen können über ein DBS beschafft werden?

DBS eignen sich für marktübliche, standardisierte Leistungen mit wiederkehrendem Bedarf. Typische Beispiele sind Büromaterial, IT-Ausstattung, Reinigungsleistungen oder Catering-Services. Für hochspezialisierte oder einmalige Beschaffungen sind andere Verfahren besser geeignet.

Wie funktioniert die gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe?

Bei konkretem Bedarf fordert der öffentliche Auftraggeber alle zum DBS zugelassenen Unternehmen elektronisch auf, ein Angebot abzugeben. Diese haben eine festgelegte Frist zur Angebotsabgabe. Nach Prüfung erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag – dieser Mini-Wettbewerb wird bei jedem Beschaffungsvorgang wiederholt.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten für dynamische Beschaffungssysteme?

DBS sind in den §§ 21-24 der Vergabeverordnung (VgV) sowie im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Sie basieren auf der EU-Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe und unterliegen denselben Transparenz- und Wettbewerbsgrundsätzen wie andere Vergabeverfahren.

Was ist ein dynamisches Einkaufssystem im Beschaffungswesen?

Der Begriff "dynamisches Einkaufssystem" bezeichnet dieselbe Vergabemethode wie das dynamische Beschaffungssystem und wird häufig synonym verwendet. Diese Bezeichnung betont den praktischen Einkaufscharakter des Verfahrens aus Sicht der öffentlichen Verwaltung.

Im Beschaffungswesen fungiert es als digitaler Lieferantenpool, aus dem Auftraggeber marktübliche Waren und Dienstleistungen beziehen können. Die unbeschränkte Anzahl von Unternehmern kann jederzeit Teilnahmeanträge stellen, wodurch kontinuierlicher Wettbewerb entsteht. Anders als bei starren Lieferantenlisten bleibt das System während seiner gesamten Laufzeit offen für Marktneueinsteiger und innovative Anbieter.

Wss für Beschaffungsstrategien gibt es?

Öffentliche Auftraggeber können zwischen verschiedenen Beschaffungsstrategien wählen, je nach Art und Umfang ihrer Bedarfe. Neben dem dynamischen Beschaffungssystem stehen Rahmenvereinbarungen zur Verfügung, die einen festen Anbieterkreis für wiederkehrende Leistungen etablieren.

Das offene Verfahren ermöglicht allen interessierten Unternehmen die direkte Teilnahme ohne Vorauswahl. Beim nicht offenen Verfahren erfolgt zunächst eine Bewerbungsphase, bevor ausgewählte Kandidaten zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Für komplexe Projekte bietet sich der wettbewerbliche Dialog an, bei dem Lösungen gemeinsam mit Bietern entwickelt werden.

Elektronische Auktionen können als zusätzliches Instrument innerhalb verschiedener Verfahren eingesetzt werden, um durch Preisverhandlungen optimale Konditionen zu erzielen. Die Wahl der passenden Strategie hängt von Faktoren wie Standardisierungsgrad, Marktstruktur und zeitlichen Anforderungen ab.

WAs für eine Rolle spiele eine elektronische Auktion im VgV?

Elektronische Auktionen fungieren als zusätzliches Preisoptimierungsinstrument innerhalb bestehender Vergabeverfahren nach der VgV. Dieses schrittweise wiederholende Verfahren dient der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots durch automatisierte Preisverhandlungen auf digitalen Plattformen.

Während des Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems kann eine elektronische Auktion vor der erste einzelne Auftragsvergabe durchgeführt werden. Die entsprechenden Regelungen in §§ 25-26 VgV definieren klare Voraussetzungen: Nur quantifizierbare Zuschlagskriterien wie Preise oder Mengen dürfen Gegenstand der Auktion sein.

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht den Ablauf: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und Prüfung festgelegter Kriterien werden qualifizierte Bieter zur elektronischen Auktion eingeladen. Die Angebotsfrist beträgt mindestens zwei Arbeitstage, während der Unternehmen ihre Preise schrittweise unterbieten können.