So sorgen Finanzteams mit papierlosen Transaktionen für ein besseres Kundenerlebnis

Die Digitalisierung hat die Landschaft der Finanzdienstleistungen drastisch verändert. In unserer heutigen Welt erwarten Kundinnen und Kunden sofortigen Service und die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus über mobile Endgeräte interagieren zu können. Wenn Sie im Finanzbereich arbeiten, ist es für Sie entscheidend, dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden positive digitale Erlebnisse haben. Laut einer in Zusammenarbeit mit Think with Google durchgeführten Ipsos-Studie verwenden mehr als 70 % der Kunden regelmäßig eine mobile App, um ihre Finanzen zu verwalten. Kundinnen und Kunden erwarten zunehmend, dass finanzielle Vereinbarungen, wie etwa Darlehen, schnell und nahtlos abgewickelt werden.

Zukunftsorientierte Banken und andere Kreditgeber mit einer starken digitalen Strategie sind oftmals bestrebt, Papier aus ihren Plänen zu verbannen. Dies eröffnet ihnen die Möglichkeit, finanzielle Vereinbarungen in Stunden statt Tagen abzuschließen und lange Verzögerungen für ihre Kunden zu vermeiden. Führende Finanzunternehmen bemühen sich sogar, ein solches nahtloses Erlebnis für Transaktionen zu schaffen, die eine zusätzliche Verifizierung oder eine höhere Sicherheitsstufe benötigen, weil es bei ihnen um hochriskante Vereinbarungen geht. Wie gehen sie dabei vor?

Schnelle und reibungslose Finanzverträge 

Viele Finanzunternehmen bieten bereits schnelle und reibungslose Vertragsverfahren an. Sie können Schnelligkeit, Sicherheit und Konformität selbst dann wahren, wenn sie verifizieren müssen, wer im Remote-Verfahren unterzeichnet, oder wenn bei stärker risikobehafteten Verträgen ein zusätzlicher Schutz erforderlich ist. Im digitalen Zeitalter sind manuelle Abläufe, wie Drucken, Versand, Unterzeichnung, Einscannen und Archivieren von Dokumenten, schlicht nicht mehr ausreichend. So hat beispielsweise Funding Circle den Antragsprozess für Darlehensverträge digitalisiert und damit die durchschnittliche Bearbeitungsdauer für eine neue Kreditvergabe von zwei Tagen auf gerade einmal eine Stunde gesenkt.

Remote-Arbeit und dezentralisierte Prozesse im Finanzbereich

Die Prozesse und Geschäfte im Finanzsektor erleben angesichts der Zunahme an flexiblen Arbeitsweisen und Remote-Arbeit einen schnellen Wandel hin zur Dezentralisierung. Laut einer Studie von Deloitte Insight sind 77 % der Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Meinung, ihr Finanzunternehmen solle auch nach der Pandemie zu einem gewissen Grad Remote-Arbeit zulassen, und nahezu 15 % gaben an, dass sie in Vollzeit aus dem Homeoffice tätig sein sollten. Daraus ergibt sich ein steigender Bedarf nach Möglichkeiten, mit denen Finanzteams im Remote-Betrieb arbeiten können. Dieser Wandel hat den Unternehmen auch die Chance eröffnet, ihre Kundinnen und Lieferanten mit einfachen, effizienten, sicheren und beschleunigten Verfahren zu begeistern.

SIX ist ein in Zürich ansässiges internationales Unternehmen, das Dienstleistungen für den Kapitalmarkt, Finanzinformationen sowie Bankdienstleistungen für eine breit gefächerte internationale Klientel anbietet. Als die Remote-Arbeit bei SIX und dessen Kunden zunahm, traten immer wieder Verzögerungen in den Vertragsverfahren auf, die durch manuelle, papierbasierte Prozesse verursacht wurden. Die zeitraubenden Abläufe führten sowohl bei den Mitarbeiterinnen als auch bei den Kunden zu Frust. So kam es etwa vor, dass in ausgedruckter Form vorliegende Verträge zur Unterzeichnung in ein Büro geschickt wurden, während die verantwortliche Person im Homeoffice arbeitete und sie dementsprechend gar nicht erhielt. Die Dokumente von SIX erfordern eine außergewöhnlich hohe Sicherheitsstufe und eine digitale Lösung war nötig, mit der man dem Problem der Remote-Arbeit begegnen konnte. SIX entschied sich für Docusign, um die Verzögerungen massiv zu reduzieren. 

Hanspeter Syfrig, Produktmanager für den Fondsbereich bei SIX, erläutert: „Das Einholen von Unterschriften für Dokumente nach dem Start des Lockdowns wurde plötzlich zu einer realen Herausforderung. Bei der Unterzeichnung von Dokumenten hat dies zu zusätzlichen Verzögerungen und Ineffizienzen geführt. Das Onboarding bei Docusign ist sehr intuitiv und wir haben die Lösung schnell bei uns ausrollen können. Die Lösung hat uns sehr viel zeitlichen und administrativen Aufwand erspart. Von daher kann ich jedem nur weiterempfehlen, auf elektronische Signaturen umzusteigen.“

Bei SIX sind Abläufe, die vorher Wochen in Anspruch genommen haben, nun in wenigen Stunden abgeschlossen. Die Beschleunigung dieser Prozesse kommt auch bei den Kunden gut an und hat SIX geholfen, mit dem digitalen Wandel unserer Zeit Schritt zu halten. Mit Hilfe dieser digitalen Lösung ist es SIX gelungen, einen einfachen und intuitiven Remote-Identifizierungsprozess zu entwickeln. 

Welche Hürden gibt es für die Digitalisierung im Finanzbereich?

Auch wenn der digitale Wandel in Ihrem Unternehmen bereits Einzug gehalten hat, kann es gut sein, dass Sie bei manchen Transaktionen oder Verträgen weiterhin an manuellen Abläufen festhalten. Wo immer eine höhere Sicherheitsstufe oder eine Verifizierung der Identität erforderlich ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man auf in Papierform vorliegende, manuelle Verträge setzt. Denn Finanzteams müssen in diesen Fällen gewährleisten, dass ihre Vereinbarungen rechtsgültig und ordnungsgemäß ausgefertigt sind. Aber das Ausdrucken und Verschicken von Dokumenten oder die persönliche Verifizierung der Identität durch eine handschriftliche Unterschrift können auch immer zu unnötigen Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung und Erfüllung führen. Wie könnte da die Lösung aussehen?

Überprüfen Sie die Identität einer Unterzeichnerin oder eines Unterzeichners aus der Ferne     

Vielleicht setzen Sie bei einigen Finanzvorgängen bereits auf eine einfache elektronische Signatur? Hier wird mit einem einfachen Klick die Signatur erstellt, während eine Nachweisdatei im Hintergrund den Unterzeichner verifiziert. Eine einfache elektronische Signatur ist nicht für alle Arten von Finanzdokumenten ausreichend. Aber es ist durchaus möglich, auch jene Finanzprozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, die eine höhere Sicherheitsstufe erfordern oder für die im Normalfall eine persönlich abgegebene handschriftliche Signatur      benötigt würde. Die strikteste Signaturart ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES), bei der eine direkte Identitätsprüfung stattfindet – persönlich oder virtuell. 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen, einschließlich AES, QES und SES.

Finanzunternehmen wie IWTH Steuerberatung profitieren dank qualifizierter elektronischer Signaturen von einer spürbaren Effizienzsteigerung. IWTH bietet in Österreich flexiblen und maßgeschneiderten Service zur Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung an. Früher wurden die Auditberichte persönlich oder in einer PDF manuell unterzeichnet, was beim Versand per E-Mail Probleme schuf, denn es handelte sich oftmals um große Dokumente. 

In der Europäischen Union wird per Gesetz in manchen Situationen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gefordert. Dieser Signaturtyp kommt für gewöhnlich bei Steuerdokumenten zum Einsatz und wurde mit Hilfe von Docusign auch auf die Auditberichte von IWTH ausgeweitet. Gernot Göttlicher, Geschäftsführer und Prüfer bei IWTH, erklärt: „Mit A-Trust und Docusign können wir Berichte bei der Wirtschaftsprüfung rechtsgültig mit einer QES digital unterzeichnen.“ Sebastian Greiner, Geschäftsführer und Steuerberater, ergänzt: „Wir sind sehr froh über die Partnerschaft von A-Trust und Docusign, da wir jetzt auch Vereinbarungen, die eine händische Unterschrift voraussetzen, digital und rechtsgültig signieren und versenden können.“ 

Marina Häusl, Geschäftsführerin und Steuerberaterin bei IWTH, sagt: „Wer dezentral arbeitet, muss seine Systeme dezentral aufstellen. Das funktioniert nur mit digitalen Lösungen wie Docusign.“ Bei IWTH ist dank digitaler Softwareprodukte wie Docusign in den letzten drei Jahren auch der Papierverbrauch drastisch zurückgegangen. Mit QES bietet Docusign Finanzteams eine digitale Alternative zu handschriftlichen Signaturen und hilft ihnen, Zeit zu sparen und den Verwaltungsaufwand einzudämmen.