Uma melhor forma para gerenciar contratos

A transformação digital ajuda as empresas a reinventar a forma como fazem negócios e a se preparar para interrupções inesperadas. Os últimos dois anos são um excelente exemplo de empresas modernizando suas operações para oferecer opções híbridas e remotas para funcionários e clientes. 

Produtividade e conveniência estão no centro dessas experiências flexíveis às quais nos acostumamos. Voltar à maneira antiga de fazer coisas como processos manuais, interações apenas presenciais e transações em papel não é uma opção. 

A transformação digital é uma jornada para uma maneira melhor de fazer negócios

Se sua organização é como a maioria, ela já está em uma jornada de transformação digital. E não importa o nível de seu avanço, é importante proceder de forma ponderada e gradual. Como em qualquer projeto, você deseja concentrar seus esforços onde a mudança é mais necessária, e onde ela possa ter o maior e mais rápido impacto. 

Para muitas empresas, a oportunidade de transformação mais significativa está na forma como criam, assinam e gerenciam seus contratos. Esses processos tocam partes fundamentais dos negócios, como contratos, integração, compras e aquisições, e geralmente estão repletos de ineficiências. 

A transição para ferramentas digitais e baseadas em nuvem para gerenciar esses tipos de documentos é uma etapa crucial na modernização de suas operações para oferecer aos usuários experiências flexíveis e convenientes. Se você está apenas começando ou já implementou um software de contratos e migrou para a nuvem, digitalizar e automatizar processos inconvenientes e trabalhosos oferece uma experiência melhor para seus funcionários e clientes.

Encontrar uma maneira melhor de fazer negócios por meio de sua própria jornada de transformação digital ajudará você a alcançar os cinco benefícios a seguir: 

N.º 1 Colaborar com qualquer pessoa, virtualmente em qualquer lugar e a qualquer hora

Ferramentas digitais, como software de gerenciamento de contratos e acordos, oferecem a flexibilidade e a velocidade necessárias para concluir qualquer tarefa de praticamente qualquer lugar. Além de oferecer suporte a uma força de trabalho mais distribuída, é fundamental para a continuidade dos negócios durante interrupções inesperadas. 

Mas mesmo com ferramentas digitais, os fluxos de trabalho de contratos ainda podem ser desnecessariamente complexos. Um fluxo de trabalho digital em sua maior parte que ainda inclui etapas manuais e presenciais, inicialmente prejudicará o objetivo de implementar essas ferramentas. 

Quando os contratos são gerenciados online de ponta a ponta, você pode trabalhar em conjunto, mesmo quando não estão na mesma sala, fuso horário ou país. 

N.º 2 Centralizar o controle e o rastreamento

No momento em que um documento em um fluxo de trabalho de contrato digital é criado, essa ação é registrada e cada etapa subsequente é delineada e atribuída. À medida que os usuários interagem com o contrato, um registro detalhado de cada atividade é mantido, incluindo comentários, edição, negociação, assinatura e armazenamento.

É incrivelmente desafiador rastrear e controlar versões de documentos quando cópias impressas são misturadas com versões digitais. É ainda pior quando adicionamos vários revisores. 

Um processo de acordo totalmente digital, consistente e holístico garante o controle de versão adequado, o que significa que você pode acessar todos os rascunhos anteriores de um documento, e as ações realizadas em cada um, desde o dia em que foi criado. Isso elimina confusões e divergências, agilizando todo o processo e levando você a um acordo final muito mais rápido. 

N.º 3 Extrair novas informações de ativos existentes

A transformação digital significa que você não precisa mais armazenar seus contratos concluídos em armários de arquivos. Em vez disso, eles podem ser armazenados digitalmente e com backup local e na nuvem. E quando seus contratos são armazenados centralmente, eles podem ser pesquisados com rapidez para extrair informações valiosas, revelando riscos e oportunidades ocultos. 

Os acordos são preenchidos com dados esperando para serem convertidos em insights acionáveis que conduzem a decisões de negócios mais inteligentes. Ferramentas poderosas de IA podem encontrar, filtrar e analisar rapidamente contratos quanto a termos e cláusulas-chave sem intervenção humana. 

Tarefas humanas com análise manual de contratos são suscetíveis a erros e consome muito tempo. Mas não se trata de substituir pessoas; trata-se de ampliar suas contribuições e liberar seu tempo para tarefas mais estratégicas e geradoras de receita. 

N.º 4 Criar experiências melhores para um sucesso duradouro

À medida que a vida pessoal e a vida profissional se entremearam, o mesmo aconteceu com as tecnologias que alimentam ambas. Funcionários e clientes agora esperam as mesmas transações fáceis de autoatendimento que os consumidores conhecem e amam. 

Quando os contratos se tornam onerosos, você corre o risco de perder os melhores talentos e clientes valiosos. Reunir as pessoas na criação de contratos requer que você vá até onde elas estão, física e mentalmente. A transformação digital é essencial para fornecer essas interações convenientes e rápidas que encantam seus clientes e permitem que seus funcionários se concentrem nas coisas mais importantes. Automatizar tarefas tediosas e simplificar o processo de contratos remove os obstáculos à inovação e produtividade. 

Quando o trabalho é feito com mais eficiência e os acordos são alcançados mais rapidamente, é uma experiência melhor para todos, tornando sua empresa mais atraente para funcionários e clientes.  

N.º 5 Operar de forma mais sustentável

As organizações hoje têm uma oportunidade única de incorporar a sustentabilidade em tudo o que fazem. Funcionários, clientes e investidores querem cada vez mais se envolver com negócios que reflitam seus próprios valores ambientais. Isso significa que não é mais uma proposição entre sustentabilidade e lucratividade.

Há muitas maneiras de atender a esse momento, mas o primeiro passo é se comprometer a operar de forma sustentável e depois fazer pequenas mudanças que levem a benefícios imediatos. A transformação digital é um ótimo lugar para começar. 

A transição de fluxos de trabalho tradicionais, baseados em papel e presenciais para fluxos de trabalho em nuvem digitais e remotos pode reduzir ou até eliminar desperdícios e processos desnecessários. Digitalizar e automatizar seus processos de contrato não apenas protege os recursos do nosso planeta, como as florestas, mas também permite que o trabalho seja feito de qualquer lugar. Essa flexibilidade aumenta a produtividade enquanto reduz as emissões de deslocamento e viagens de trabalho. 

Fazer as coisas certas para o meio ambiente agora também significa fazer o melhor para sua empresa. 

Encontre uma maneira melhor

Agora você tem a oportunidade de mudar totalmente a forma como sua organização opera. Transformar digitalmente seus processos de contratos e acordos é uma das melhores e mais rápidas maneiras de abandonar o passado e oferecer a seus funcionários, clientes, parceiros e fornecedores a conveniência moderna e a flexibilidade que eles desejam. 

Se você está procurando uma maneira melhor de criar, colaborar e se comunicar, a Docusign pode ajudar.