Trilha de auditoria: saiba como funciona e suas vantagens

Estruturar e manter uma trilha de auditoria é um processo conhecido por empresas que lidam com dados e necessitam constantemente revisar seus processos. Porém, apesar de ser conhecida, é possível ainda encontrar certa ineficiência em sua aplicação.

Para que tudo funcione corretamente é necessário um empenho geral da instituição, com investimento em ferramentas de monitoramento e que facilitem a captura de informações. Por isso, para que você entenda como a trilha de auditoria funciona, separamos as principais informações sobre esse processo. Confira!

Qual é a importância da trilha de auditoria?

A trilha de auditoria realiza o registro das atividades, eventos e ações que uma pessoa ou sistema fez ao lidar com dados. Ela auxilia a gestão a detectar se houve criações, alterações ou exclusão de registros. Além disso, ajuda a monitorar atividades automatizadas.

Sendo assim, ela se torna muito importante, pois:

• auxilia a empresa a estar em conformidade;

• evita o risco de fraude interna;

• impede o roubo de dados.

O que é auditoria?

A auditoria corresponde à análise e apuração das operações de uma empresa. O seu principal objetivo é avaliar se as atividades são feitas conforme foi planejado e também se todo o processo está de acordo com as normas e legislações.

Quem são os responsáveis pelo processo?

Tanto os funcionários quanto os profissionais especializados em auditoria podem fazer parte da equipe responsável por implementar a auditoria. No segundo caso, a empresa deverá contratar uma terceirizada que pode tanto realizar a auditoria sozinha ou partilhar o serviço com os colaboradores do negócio.

Como montar um processo de auditoria?

Primeiramente, observar as atividades do negócio será um passo muito importante para implementar a auditoria. Porém, não apenas isso: existe um caminho que a gestão precisa percorrer para que a auditoria seja bem sucedida. A seguir, vamos apresentar alguns dos principais passos. Continue!

Planejamento

O escopo da auditoria será um item fundamental para começar da maneira certa a implementação. Nesse sentido, a gestão deve avaliar quais serão as atividades que passarão pela auditoria. O foco pode tanto ser em todas as operações do negócio quanto apenas em algumas atividades mais específicas.

Um exemplo seria um sistema de registro que apresenta problemas no armazenamento de dados, com muitas informações desaparecendo. Aqui, a gestão pode investir em um monitoramento de todo o período de captura para saber o que está acontecendo.

Mapeamento de processos

Mapear já é uma atividade costumeira de quem lida com armazenamento de dados. Na prática, significa realizar uma análise aprofundada de cada etapa que envolve a execução de uma atividade ou operação.

Para a auditoria, esse processo não sofre mudanças. No entanto, o ideal é fazê-lo por meio de entrevista e questionários apresentados aos funcionários. Com esse material, a gestão deve criar uma planilha e um fluxograma de processos. Neles, deverão estar detalhadas as atividades.

Identificação dos riscos

Com as atividades bem esclarecidas para o auditor, agora é hora de identificar quais são os riscos operacionais de cada processo. O que foi colhido das entrevistas dos colaboradores será informação essencial para esse momento.

Elas apresentam não só o ponto de vista deles sobre os processos da empresa, mas, também, as dificuldades e os problemas.

Definição dos controles internos

Depois de conversar com os funcionários e detalhar quais são os principais riscos e também o que é executado da maneira planejada, agora é hora de determinar quais serão as atitudes para que a execução seja 100% como foi planejado.

Definir os pontos de controle, ou seja, o que deverá ser monitorado e guiado será importante nesse caso. Também será fundamental descobrir se os colaboradores conhecem as normas e diretrizes para a realização dos processos.

Quais são as vantagens de contar com a trilha de auditoria?

O fato da auditoria ajudar a entender melhor como os processos são executados no negócio já significa um grande benefício dessa prática. Mas, especialmente no caso da trilha, podemos determinar três vantagens relevantes. Saiba mais a seguir!

Agilidade nos processos

Utilizar a trilha de auditoria para avaliar a manutenção de dados causa um efeito cascata, em que todas as operações são realizadas com mais agilidade. Isso funciona muito se a empresa tem um sistema de gestão, em que a busca pode ser feita apenas com uma tag ou digitando o nome do que se procura.

Flexibilidade na implementação

A auditoria, principalmente a digital, oferece maior flexibilidade. Primeiro, o monitoramento pode ser feito de qualquer lugar; segundo, o acesso aos dados e até o seu armazenamento é facilitado já que basta uma rede de internet.

Logo, a empresa não precisa que toda equipe esteja no mesmo local para realizar as análises de auditoria.

Mais confiança nos resultados

Com um sistema digital e a implementação do processo de auditoria, a empresa consegue ter uma visão mais clara, e também garante acesso a dados mais precisos sobre o comportamento e a execução de seus colaboradores.

Afinal, a averiguação é fundamental para a auditoria e, com os dados estruturados corretamente, é possível ter informações mais precisas do que foi observado.

Como a Docusign pode ajudar?

Para aqueles que procuram potencializar seus processos de auditoria, principalmente quando se trata de assinar contratos, a Docusign tem a solução eSignature. Isso, além de permitir a assinatura eletrônica em diferentes dispositivos, o envio de documentos, a possibilidade de verificação do status e o envio de lembretes.

O Docusign eSignature permite que contratos eletrônicos tenham uma trilha de auditoria que é aceita judicialmente. Ela oferece uma total segurança para a empresa realizar suas negociações e, claro, fazer a sua auditoria quando necessário.

A trilha de auditoria é um processo essencial para a manutenção de informações, especialmente, quando se trata do meio digital. No entanto, para implementá-la da maneira correta é preciso atenção a alguns passos, como a análise das operações, registro das atividades e definir quais serão as mudanças necessárias.

Além disso, quando se trata de contratos, é importante ter uma ferramenta que seja capaz de realizar a trilha de auditoria de forma ágil e correta, como é o caso do Docusign eSignature.

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