Como transformar documento em PDF

Imagine a seguinte situação: você tem um documento importante feito no seu computador, no seu processador de texto preferido, e precisa enviá-lo ao seu parceiro, mas de uma forma que ele não possa alterá-lo, apenas assinar e fechar o acordo, só que você não sabe como fazer isso. Por isso, é importante saber como transformar documentos em PDF.

Essa situação acontece mais do que você imagina, especialmente em empresas e até no caso de pessoas fazendo trabalhos escolares ou que simplesmente querem o arquivo em outro formato para impressão.

Pensando nisso, resolvemos trazer este post para ensinar você a fazer isso e não ter problemas como alterações ou perda de informações importantes. Confira!

Como transformar documentos em PDF?

O formato PDF é ótimo para não haver perda de qualidade do material, dependendo de onde será aberto. Outra vantagem é que esse tipo de arquivo, após pronto, não pode ser facilmente editado, evitando a alteração nos dados ali escritos e fraudes.

Transformar documentos em PDF é um processo rápido e fácil e leva, geralmente, menos de 5 minutos. A conversão pode ser feita diretamente no computador pelo programa de Microsoft Word ou outros sistemas, como o LibreOffice.

Veja o passo a passo:

1. ao finalizar o documento, vá no canto superior esquerdo e clique em “Arquivo”;

2. em seguida, selecione o ícone “Salvar como”, que abrirá uma nova janela;

3. nessa nova janela, você escolhe o nome do arquivo, caso ainda não tenha um, e o local onde ficará salvo através do ícone procurar ou diretamente no canto esquerdo, onde estarão todas as pastas principais do computador. É possível navegar dentro dessa janela aberta para escolher o local de maneira mais prática;

4. com essas informações escolhidas, ainda na mesma janela, clique na opção “Caixa de Seleção”, abaixo do nome escolhido do arquivo, e escolha o formato PDF;

5. Por último, clique em “Salvar”

Em muitos computadores, há a configuração para, após efetivar o salvamento do documento, ele abrir automaticamente já no novo formato, mas, caso o seu não esteja com essa configuração ativada, procure a pasta onde salvou o documento e o abra para verificar se tudo certo e sem erros. Pronto! Você já tem um novo documento salvo no formato PDF.

Quais são os usos do PDF?

O PDF foi criado com o intuito de permitir que documentos online ou salvos em um notebook ou computador possam ser abertos em outro dispositivo com a mesma fidelidade de qualidade e formatação do local de origem. Foi desenvolvido para se transformar em um formato universal, portátil e estável.

Portanto, os usos são vários para diferentes pessoas. Ele pode ser usado por estudantes para mandar trabalhos para seus professores, para facilitar na hora de mandar um e-mail, por designers de gráficas para realizar a impressão de seus trabalhos e de seus clientes com mais fidelidade e também para salvar documentos de vendas em empresas, de seus parceiros ou apenas de seus funcionários de maneira mais prática.

É importante ressaltar que, para não haver perda de qualidade, os processadores de texto mais indicados para a transformação do documento em PDF são Word e LibreOffice.

Qual a importância da validação de documentos com a assinatura eletrônica?

Esses documentos criados no formato PDF são ótimos e ajudam no dia a dia, especialmente as empresas, mas podem não ter validação jurídica para governos e outras empresas parceiras. Para que esses documentos sejam considerados válidos e vigentes, é imprescindível que haja as assinaturas das partes.

Antigamente, isso seria feito em um encontro com as partes ou por meio do envio de fax entre as parceiras. Mas, nos dias atuais, isso pode ser feito com a assinatura eletrônica do eSignature da Docusign, que permite a assinatura eletrônica de documentos em PDF, fazendo com que o documento tenha validade legal.

Mas por que realizar essa validação dos documentos através da assinatura eletrônica? Listamos algumas vantagens, a seguir.

Otimização dos processos

Por meio do eSignature, é possível economizar tempo e assinar de maneira mais rápida, reduzindo em até 80% as horas que seriam necessárias para realizar a assinatura de ambas as partes do negócio.

Segurança

A assinatura eletrônica é uma tecnologia que usa de chaves criptografadas de um certificado para identificação dos signatários, de forma que haja proteção das informações e validade jurídica para os parceiros. Há segurança e legalidade no formato de assinatura usando fontes confiáveis como a Docusign. 

Sustentabilidade

Utilizando a assinatura eletrônica, estamos ajudando o planeta a se manter mais sustentável, retirando de todo o processo centenas de papéis que poderiam ser utilizados entre o ir e vir dos documentos entre as empresas aliadas.

Redução de custos

Com o uso do eSignature, os custos de cada transação de validade dos documentos diminui drasticamente já que evita o processo de utilização dos serviços postais ou fax, além dos valores pagos em cartórios para autenticação das assinaturas.

Praticidade

E não podemos nos esquecer da maior vantagem da utilização da assinatura eletrônica em documentos de PDF: a praticidade de poder fazer a assinatura em qualquer local com acesso à internet e em qualquer horário. Imagine fechar acordos e parcerias de madrugada do outro lado do mundo!

Após ler este artigo, você conseguiu aprender a transformar documentos em PDF, além de entender que se trata de um processo simples e fácil. Viu também o quanto essa prática é importante para o público em geral, principalmente para as empresas, sejam elas de grande porte, sejam elas pequenas e microempresas.

Outro ponto levantado foi a importância de realizar a assinatura eletrônica para dar validade legal em seus documentos de todos os tipos.

E aí? Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe tudo sobre a importância da assinatura eletrônica, que tal conhecer mais sobre seus benefícios? Então, confira os 10 motivos para adotar a assinatura eletrônica.