Tokio Marine reduz tempo de assinatura de apólices de 30 dias para poucas horas
Tokio Marine reduz tempo de assinatura de apólices de 30 dias para poucas horas, veja como isso foi possível ao implementar mudanças de processos.
Para um cliente que está procurando por algum seguro, a frase que vem em mente, provavelmente, é: “assinar um contrato com muitas páginas”. Para uma empresa do setor, esse processo é comum e precisa ser feito diversas vezes ao dia.
A japonesa Tokio Marine tem 141 anos de experiência no mercado e trabalha com 7 mil modelos de documentos todos os meses. Porém, no mundo digital que vivemos, essa quantidade de documentos não pode ser mais em papel. Por isso, para atender melhor o público e diminuir sua burocracia, implementou a assinatura eletrônica.
A empresa oferece produtos e serviços para pessoas físicas e jurídicas, o que gera diversos registros, com diferentes tipos de dados a serem inseridos em cada lugar específico do contrato. Além disso, administrar uma quantidade grande papéis exigia muito tempo, espaço e gastos com impressões e transportes, sem contar as refações e erros manuais. Com isso, o ciclo de vida dos documentos exigia um número grande de etapas, tornando o fluxo de trabalho complexo e burocrático.
Muitos clientes e um processo manual de 1 mês para finalizar contratos
O processo básico da Tokio Marine consistia em simulações de propostas, feitas em sistema próprio, geração delas em PDF e o envio do documento para o cliente, que os imprimia, assinava, digitalizava e devolvia para o corretor. O cliente podia também entregar o documento em mãos em um dos mais de 250 postos da seguradora, o que exigia sua locomoção até o local. Isso durava em média 30 dias, uma experiência longa e morosa para o cliente, além de envolver riscos legais ao usar assinaturas digitalizadas.
Formalizar um novo negócio nessas condições fazia com que, muitas vezes, o papel nem fosse assinado ou não chegasse até a seguradora, deixando de finalizar uma venda. Nesse cenário, a principal demanda do mercado de seguros se torna questão do tempo gasto, principalmente, com tarefas manuais. Ao analisar esses fatores, a seguradora japonesa optou pela implementação da assinatura eletrônica da Docusign e a eliminação do papel no processo.
Processo mais ágil e eficaz para a empresa e os clientes
A solução da Docusign se integra com o portal de propostas da Tokio Marine, o que permite que os dados dos clientes sejam inseridos automaticamente no documento. Isso gerou mais agilidade e redução da ocorrência de erros. O corretor acessa o portal, prepara o documento e, automaticamente, o sistema gera o contrato e envia na mesma hora para todos os envolvidos o documento (o cliente, a seguradora e o corretor) assinarem em qualquer dispositivo eletronicamente.
Assim, que as assinaturas eletrônicas são inseridas, todos recebem uma cópia do documento, já validado. Isso proporcionou uma transformação na experiência do cliente e dos funcionários da empresa, que não precisam passar por burocracias, além de ter uma finalização rápida e sustentável, sem papel.
“Desde o começo da relação com a Docusign vemos uma grande desburocratização de nossos processos. Tudo isso com um respaldo legal, alinhado às melhores práticas e com muita segurança”, afirma Daniel Ramos, Diretor de Operações da Tokio Marine.
A seguradora implementou a assinatura eletrônica em minutas de propostas, acordos de confidencialidade e diversos outros tipos de documentos, cobrindo 138 áreas, com mais de 7 mil modelos de documentos, em diversos departamentos, como jurídico, compras, tecnologia, entre outros.
De 1 mês para poucas horas na finalização dos contratos
“Uma das nossas linhas de pensamento é: como vou ser digital com tanta burocracia? A adoção da Docusign vai além de somente simplificar processos. Ela nos traz um ganho incrível em termos de agilidade e também nos permite promover uma maior inclusão digital dentro das corretoras e entre os clientes”, afirma Daniel Ramos.
Com a redução do tempo de preparo do contrato, assim como da assinatura, atualmente a Tokio Marine consegue fechar uma apólice em poucas horas. Isso possibilitou que a equipe investisse em mais atenção ao cliente, por meio de atendimento e negociações. Com o uso interno da assinatura eletrônica, também foi possível deixar mais rápido a finalização de contratos com as áreas de TI e Operações.
Além disso, a solução da Docusign acabou ajudando a seguradora com a antecipação de receitas, já que o processo é todo online. Isso permite que as partes fechem o negócio mais rápido e seja possível ter uma previsão da receita mais eficiente. Outro ganho é na diminuição de erros, pois não é mais necessário alguém redigitando, copiando informações, assim como ter que lidar com extravios ou outros erros como esquecer de preencher algum campo.
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