Software de Assinatura Eletrônica: 6 motivos para você usar um

Um software de assinatura eletrônica pode ser utilizado para conferir e agilizar vários processos importantes do dia a dia de pessoas físicas e jurídicas. Ele é muito útil na hora de formalizar um aluguel, contratar um plano de saúde ou realizar matrículas escolares ou de universidade.

Essa solução é adotada para fazer a correta identificação de quem é o usuário, independentemente do meio eletrônico que ele esteja usando e para realizar a assinatura do documento. Por isso, confere mais segurança, facilidade e rapidez aos processos.

A plataforma Docusign é referência em assinatura eletrônica e conta com  200 milhões de usuários e mais de 450 mil clientes, que conseguiram aprimorar a tramitação dos documentos, diminuir os processos burocráticos, aumentar a segurança no armazenamento de dados e economizar dinheiro.

Por isso, vamos mostrar neste post as vantagens e benefícios de contar com o software de assinatura eletrônica da Docusign. Continue a leitura!

O que é o software de assinatura eletrônica Docusign?

Primeiramente, vale reforçar a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, já que isso ainda a causa confusão.

Apesar de parecerem a mesma coisa, a assinatura eletrônica conta com diversos formatos de autenticação e pode ser usada na grande parte dos documentos. Já a digital exige o uso de um Certificado Digital Público, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) aprovada pelo Governo Federal. Ambas são aceitas juridicamente.

O objetivo do software de assinatura eletrônica é proporcionar economia de tempo e dinheiro com a redução do consumo de papel e a eliminação de meios físicos das operações voltadas para assinatura de documentos, contribuindo com mais agilidade e praticidade para os usuários.

Vamos imaginar a seguinte situação: você precisa de um contrato assinado o mais rápido possível. Após trocas de e-mails e telefonemas, é preciso imprimir este documento, mandar para a outra parte via motoboy e esperar o responsável assinar. Depois, ainda é preciso reconhecer firma para, só depois, o documento ter validade.

Com o software, você elimina todos os passos intermediários, desde a impressão do contrato. A partir do momento que um documento para assinatura é criado, você pode enviá-lo de forma eletrônica, por e-mail, e evita todas as etapas de recolhimento de assinaturas, contratação de motoboy e reconhecimento de firma.

Por que a Docusign?

Segundo a pesquisa Transformação Digital no Brasil: o que seus clientes esperam, 97% dos entrevistados esperam métodos digitais para assinatura de contratos e aquisição de produtos na hora de fechar negócio com alguma empresa. Isso deixa em evidência a importância de acompanhar a transformação digital.

Além de ser a maior e mais usada no mundo, a Docusign também conta com vantagens que vão além da redução do uso de papel. Vamos listar os outros motivos para escolhê-la como o seu software de assinatura eletrônica.

Gerenciamento

Fazer um bom gerenciamento dos documentos é fundamental para manter a fluidez dos processos. Basta fazermos um comparativo entre o que algumas empresas ainda utilizam para entendermos melhor o motivo de migrar para a assinatura eletrônica.

Na sua empresa, para resgatar ou consultar um documento, é preciso buscá-lo fisicamente? Em muitos casos, esse contrato pode estar em determinada empresa, exigindo uma solicitação para reavê-lo. Além do risco de ele não ser encontrado, existem os gastos extras, que podem prejudicar as finanças do seu negócio.

Já a plataforma Docusign é tão simples como uma caixa de e-mail, em que é possível realizar buscas por meio de uma palavra-chave para localizar algum documento. O que estiver relacionado a ela vai aparecer na sua tela, melhorando a organização e o gerenciamento dos documentos.

Dessa forma, as informações ficam armazenadas de forma automática e em segurança na nuvem, podendo ser acessadas a qualquer momento e de qualquer lugar, basta um device conectado a intern. Ambas as partes do contrato conseguem acessá-lo e fazer o download, seja para salvar ou para imprimir.

Aceitação jurídica

De acordo com a  Medida Provisória 2200/01, que regulamenta a emissão de certificados digitais, a utilização de outro meio que comprove a autoria e integridade do documento passa a ter validade se ambas as partes estiverem de acordo em assinar um documento fora do ambiente físico.

Essa norma surgiu a partir de uma Lei Modelo desenvolvida pela Comissão para Direito Comercial Internacional, na Organização das Nações Unidas (ONU), em 2001. Além do Brasil, outros países também adotaram as medidas. Atualmente, a plataforma está presente em mais de 188 países e conta com 450 mil empresas clientes.

Abrangência

Como vimos, a Docusign é amplamente utilizada no mundo todo e é possível fazer negócio de qualquer lugar e com qualquer pessoa com um acesso mínimo a internet. — seja aquela pessoa que mora no interior de um estado com pouca infraestrutura ou a que mora em um grande centro urbano.

Mas o principal ponto é que o software permite que o administrador defina quais usuários terão acesso a determinado documento e a ordem das assinaturas. Isso sem contar o acesso detalhado a toda triagem do contrato.

Disponibilidade

Uma empresa não pode ficar 100% dependente da internet. Afinal, existem situações — como das empresas e empresários do agronegócio, que ficam em lugares muitas vezes distantes e sem internet — em que é possível gerar e assinar um contrato eletrônico offline de forma segura e válida.

O usuário pode usar as facilidades em qualquer hora e lugar. Basta que ele tenha feito anteriormente o envio do documento para o software e escolhido a funcionalidade assinatura offline. Depois, é só gerar o contrato pelo sistema e fazer a assinatura. Apenas a conclusão da operação e o envio para os envolvidos ou nuvem depende de uma conexão mínima.

Acesso

Ter um software de assinatura eletrônica dá a possibilidade de acessar os documentos de qualquer aparelho que esteja conectado a internet. Tudo pode ser feito por meio do Docusign Mobile, que é o aplicativo compatível com aparelhos Android, iOS ou Windows.

Com essa opção, o usuário pode acessar, consultar e assinar seus contratos em qualquer hora do dia, seja na rua, no aeroporto, no táxi etc. Isso elimina a necessidade de um computador para realizar todas as operações.

Segurança

A Docusign é considerada a mais segura e confiável plataforma de transações digitais do mercado e conta com os principais certificados de segurança e auditorias do mundo:

• PCI DSS;

• TRUSTe;

• BSI;

• US-EU Safe Harbor;

• xDRM;

• SSAE16 Type II;

• ISO27001.

Esses certificados e o respaldo dos órgãos regulatórios garantem a segurança e a integridade da plataforma.

O sistema também conta com 6 data centers que trabalham simultaneamente e protegem os documentos em caso de pane. Ou seja, se algo falhar, o software consegue se manter funcionando normalmente.

Além disso, os documentos assinados pelo software de assinatura eletrônica Docusign são criptografados e armazenados. Assim, apenas as partes envolvidas no contrato têm acesso e qualquer modificação que não seja aprovada pelo administrador é invalidada. Todo o processo do documento também pode ser acompanhado a partir de um histórico.

Como vimos, usar o software da Docusign ajuda a eliminar o consumo excessivo de papel, a ganhar tempo nas assinaturas de documentos importantes e urgentes, a reduzir os gastos e manter o controle dos contratos.

Algumas empresas também seguem essa nova forma de assinatura, como QuintoAndar, Banco Inter, CVC, Remax, Sompo seguros, Loggi, Caixa Seguradora e muitos outros, a empresa possui mais de 450 mil clientes no mundo todo.

Ficou interessado? Deseja fazer parte dessa transformação digital e ver na prática como um software de assinatura eletrônica pode ajudar sua empresa? Entre em contato com a gente e confira as vantagens de usar o sistema da Docusign!