A pesquisa da Deloitte e da Docusign revela problemas onerosos no processo de acordos

Uma nova pesquisa da Deloitte valida o que sabemos intuitivamente: é muito difícil gerenciar acordos com ferramentas e processos existentes e essa dificuldade está sobrecarregando você e sua empresa.

O relatório da Deloitte e Docusign, Desbloqueando o valor da gestão de contratos, entrevistou mais de 1.000 líderes empresariais em todo o mundo para descobrir os maiores problemas em todo o processo de acordo. O relatório analisa os pontos problemáticos, os impulsionadores de valor e as possíveis soluções em todo o ciclo do contrato para ajudar as empresas a prosperar no ambiente atual, incluindo:

• Os riscos surpreendentes por trás da má gestão de acordos;

• As capacidades críticas essenciais para a próxima geração de soluções de gestão de contratos; e

• A abordagem holística que as organizações terão de adotar para abordar eficazmente a má gestão de acordos.

Um alto custo para uma má gestão de contratos

A Deloitte descobriu que práticas inadequadas de gerenciamento de contratos e sistemas custam às organizações quase US$ 2 trilhões no valor econômico global anual, com a destruição de valor a acontecer de forma desigual entre funções, mas com um impacto esmagadoramente negativo nas relações com clientes e parceiros. As principais conclusões:

Fluxos de trabalho desconectados são a causa raiz da má gestão de contratos. 

• Em média, as empresas gastam um 18% extras do seu tempo em acordos, resultando em mais de 55 bilhões de horas desperdiçadas globalmente por ano. 

• Um acordo pode sofrer mais de 15 transferências internamente antes de qualquer negociação com a contraparte. 

A destruição de valor está distribuída de forma desigual entre as funções empresariais. 

• Funções voltadas para o cliente, como vendas e marketing, contribuem 40% da perda de valor global, impulsionado por oportunidades de receita perdidas, como atrasos nos negócios. 

• Em contraste, as funções de suporte representam 60% da perda de valor devido ao desperdício de tempo e custos operacionais.

Processos deficientes de gerenciamento de contratos têm impactos extremamente negativos nos relacionamentos com clientes e parceiros.

• 48% das empresas relataram que o relacionamento com os clientes se deteriorou significativamente devido a atrasos nos contratos.

• 66% relataram fluxos de trabalho de contratos ineficientes como um fator para a satisfação negativa do cliente.

Quatro capacidades críticas que são essenciais para atender às necessidades mais urgentes de gestão de contratos. 

• Colaboração perfeita entre as partes interessadas, Pesquisa e análise habilitadas para Al, processo ascendente e descendente integrações com aplicativos e bancos de dados, e fluxos de trabalho baseados em persona são áreas de oportunidade a serem priorizadas.

• 2 de 5 as empresas procuram soluções com capacidades mais inteligentes e mais da metade do plano aumentar os gastos em soluções de gestão de contratos nos próximos três anos.

Pontos problemáticos por estágio da jornada do acordo 

Para compreender melhor o problema, a Deloitte criou primeiro uma estrutura padrão da forma como as equipas modernas concluem acordos, desconstruindo este fluxo de trabalho ponta a ponta em oito fases distintas: iniciar, desenvolver, iterar, negociar, assinar, inventariar, analisar e implementar. E ao falar com os entrevistados, ficou claro que os problemas de gestão de acordos não eram apenas generalizados, mas também causavam problemas em cada etapa.

Exemplos de cada etapa de um fluxo de trabalho de contrato:

Iniciar: 62% dos entrevistados têm dificuldade para localizar e acessar contratos previamente aprovados para referência

Muitas vezes, a maneira mais fácil de iniciar um novo contrato é analisar os contratos concluídos – seja com a mesma empresa ou para um serviço semelhante. Mas se esses documentos não forem encontrados, eles não serão úteis. Novos acordos têm de ser criados a partir do zero, o que exige muito mais recursos iniciais e também pode traduzir-se em ciclos adicionais de revisão interna em fases posteriores.

Desenvolver: 45% dos entrevistados precisam adicionar manualmente informações aos contratos que já existem nos sistemas

Sempre que os preparadores de contato concluem manualmente um trabalho que poderia ser automatizado, eles estão perdendo tempo. Eles também estão introduzindo oportunidades de erros se os dados não forem copiados completamente ou colados no local errado. Embora uma pequena maioria dos inquiridos tenha criado um processo de acordo que preenche automaticamente os acordos com os dados existentes dos sistemas de registo, quase metade ainda precisa de dar prioridade a esse passo para se atualizar.

Iterar: 50% dos entrevistados enfrentam processos de aprovação legais e de conformidade tediosos, ineficientes e repetitivos

Os longos e tediosos atrasos que muitas vezes fazem parte desses processos legais e de conformidade são evitáveis. As equipes modernas podem fazer melhor uso de modelos pré-aprovados ou bibliotecas de cláusulas para fornecer aos criadores de contratos as ferramentas necessárias para o autoatendimento. Uma tecnologia de contrato mais robusta não eliminará questões jurídicas e de conformidade do processo de revisão; em vez disso, economizará horas críticas ao reduzir a quantidade de texto exclusivo que eles precisam revisar.

Negociar: 34% dos entrevistados precisam ler, interpretar e compreender manualmente o impacto dos termos dos contratos

Os acordos podem ser longos e difíceis de ler – cheios de linguagem jurídica. Quando as partes interessadas empresariais não jurídicas são designadas para se concentrarem em seções específicas, elas precisam de algum tipo de contexto sobre o que está nas outras partes desse acordo. Esta é uma oportunidade fácil para começar a usar IA. Ele pode gerar resumos rápidos e precisos de longos blocos de texto para que cada pessoa possa se concentrar nos termos que são relevantes para sua especialidade.

Assinar: 52% dos entrevistados têm que esperar pela verificação de identidade e do notário, o que corre o risco de fechar o negócio

Quantas vezes você já ouviu falar que o tempo mata todos os negócios? É inegavelmente verdade e passos como a verificação de identidade e de notário – uma parte crítica de alguns negócios de alto valor – podem por vezes atrasá-lo. Se sua equipe não construir proativamente uma solução simplificada para esses processos, você terá longos atrasos. Em alguns casos, essa longa espera pode significar que o negócio fracasse totalmente.

Inventário: 49% dos entrevistados acreditam que gastam muito tempo procurando contratos concluídos

Centralizar todas as equipes em torno de um único repositório digital é uma solução fácil, mas a ideia de digitalizar grandes catálogos de acordos existentes pode ser assustadora. Esta poderia ser outra oportunidade de implementar IA para aliviar algum trabalho de transição intimidante. A IA moderna pode digitalizar uma variedade de formatos de arquivo (PDF, JPEG, etc.) e transformar o texto em uma série de pontos de dados filtráveis. O contrato não apenas é mais fácil de encontrar, mas também pode ser classificado ou filtrado por data, valor em dólares, tipo de contrato e muito mais.

Análise: 54% dos entrevistados precisam rastrear e analisar manualmente os principais termos, prazos, datas de renovação e necessidades de aplicação

Sempre que sua equipe precisa monitorar manualmente os termos do contrato, você está adicionando etapas ao fluxo de trabalho que retardam o processo e abrem espaço para erros. Existe uma maneira melhor. Todos os pontos de dados em seus contratos devem estar disponíveis diretamente para seus outros sistemas de negócios para que a automação possa simplificar tarefas rotineiras.

Implementar: 45% dos entrevistados não possuem ferramentas para rastrear, pesquisar e analisar acordos anteriores

Para criar e se comprometer com os acordos mais vantajosos no futuro, sua equipe precisa de visibilidade dos acordos do passado. Um elemento-chave é a capacidade de pesquisar esses documentos para identificar termos específicos e acompanhar o desempenho em relação aos compromissos. Quando o contrato estiver próximo do vencimento, sua equipe estará preparada para uma decisão de renovação e possíveis negociações.

Neste relatório, a Deloitte soma estas ineficiências do acordo e traduz a perda de valor em dólares e horas. É poderoso e instrutivo para quem deseja obter mais valor comercial com seus contratos. Se quiser saber mais, baixe oestudo Desbloqueando o valor da gestão de contratos.

O relatório inclui maneiras de modernizar seu fluxo de trabalho e a Docusign pode ajudar a tornar cada etapa do processo de contrato mais inteligente para organizações como a sua, para que você possa acelerar receitas, reduzir riscos e liberar valor. É por isso que anunciamos uma expansão significativa da nossa estratégia empresarial, abrindo uma nova categoria SaaS—Gerenciamento Inteligente de Contratos—e a nova plataforma Docusign IAM para liderar o caminho. As soluções Docusign IAM estarão disponíveis a partir de 30 de maio nos EUA e serão lançadas internacionalmente a partir do final deste ano.