Melhores práticas para integrações de sistemas de gerenciamento de contratos

Organizações de todos os tamanhos usam várias soluções de software para administrar seus negócios e gerenciar relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores. E embora os relacionamentos e os softwares possam variar dependendo do departamento, o único aspecto que todos eles têm em comum é a função que os contratos desempenham.

Os contratos estão no centro de quase todos os relacionamentos, e vários departamentos estão envolvidos na maioria dos processos de contratos. No entanto, os sistemas que cada departamento usa não costumam estar conectados uns aos outros. Por exemplo, uma carta de oferta de RH é iniciada no RH (HCM) e, antes de poder ser enviada, o financeiro talvez tenha de aprová-la (ERP). E, depois de assinada, o departamento de TI deve provisionar o novo funcionário (ServiceNow).

Em uma pesquisa da Docusign entre profissionais de vendas, RH, jurídico e compras, mais de 90% dessas equipes achavam que seu software existente não estava sendo usado em sua plena capacidade, e o principal motivo é a falta de integração com outras ferramentas e sistemas. Alguns departamentos até gerenciam seus contratos manualmente, os armazenando em arquivos, e-mails ou unidades compartilhadas.

Esses métodos legados e manuais expõem as empresas a dores de cabeça desnecessárias, incluindo:

• Ineficiência: um processo manual em silos não é apenas uma experiência ruim para clientes, parceiros e funcionários, mas pode resultar em perda de receita e redução da produtividade.

• Silos de informações: limitar o conhecimento do contrato a departamentos individuais causa ineficiências, retarda o ritmo dos negócios, limita sua capacidade de obter insights mais significativos de seus contratos e impede que você os conecte a seus outros sistemas.

• Aumento de riscos: sem uma maneira segura e conectada de armazenar e interagir com seus contratos, você está exposto a possíveis problemas de não conformidade e coloca recursos valiosos em risco.

A resposta óbvia para esse problema? Integração. Mas há uma maneira errada e uma certa de fazer isso. Simplesmente conectar um sistema a outro pode resolver alguns problemas de conectividade, mas não cria interoperabilidade.

Integrações utilizáveis permitem flexibilidade, para que os sistemas possam funcionar e evoluir juntos. É por isso que a Docusign usa uma abordagem diferente, indo além da conectividade para fornecer flexibilidade. Nosso Connections Framework reconhece que todos os nossos produtos são mais valiosos quando conectados a outros sistemas que sua organização usa.

Qual não deve ser a abordagem em integrações

Muitas empresas, incluindo provedores de CLM e de assinatura eletrônica, oferecem integrações simples em sistemas de terceiros sem pensar em torná-los interoperáveis. Uma integração que une dois sistemas, mas não oferece flexibilidade, na verdade não trata de processos ineficientes, informações em silos e riscos desnecessários.

É por isso que recomendamos evitar estas abordagens: 

• Integrações altamente personalizadas geralmente exigem um investimento pesado em tempo e recursos e tentam solucionar todos os cenários possíveis. O resultado é um cronograma e um orçamento que se tornam de difícil manejo e uma solução extremamente difícil de usar e quase impossível de manter.

• Usar uma integração para resolver uma lacuna do produto em outros sistemas sempre produzirá resultados abaixo do ideal. Essa abordagem fornece apenas um paliativo em vez de criar uma conexão entre dois sistemas, cada um projetado para gerenciar uma atividade ou processo específico.

• Soluções próprias criadas por equipes internas sem pensar na extensibilidade são difíceis de dimensionar e manter à medida que sistemas de terceiros evoluem. Elas também subestimam o valor de usar uma integração projetada pelo próprio fornecedor.

Melhores práticas para integrações de sistemas de gerenciamento de contratos

A melhor abordagem é implantar integrações que minimizem dores de cabeça e sejam econômicas e eficientes para implementar. A Docusign desenvolveu o Docusign Connections Framework, que inclui conexões com algumas das soluções de software empresarial mais comuns, porque acreditamos que nossos produtos são mais valiosos quando conectados a outros sistemas que sua organização usa.

O Docusign Connections Framework é:

Simples de usar e manter: com apenas alguns cliques, e nenhuma configuração de código, os usuários podem estabelecer facilmente conexões com sistemas de terceiros e, depois, visualizar e gerenciar essas conexões em um só lugar, permitindo manutenção fácil e contínua. Também oferecemos uma maneira rápida e fácil de iniciar as conexões, que geralmente são o aspecto mais complicado e demorado da configuração da integração.

Fácil de usar para quem não é técnico: usuários que não são técnicos podem:

• Criar etapas de fluxo de trabalho que orquestram automaticamente a troca de informações entre os sistemas, economizando tempo e evitando os erros manuais associados à inserção de informações em vários sistemas.

• Definir a relação entre o Docusign CLM e sistemas de terceiros usando uma UI de mapeamento de dados guiada, não sendo necessário nenhum código personalizado.

• Estabelecer uma conexão segura com um sistema de terceiros por meio de um processo autoguiado que permite inserir suas credenciais para esse sistema diretamente no CLM sem os problemas de autenticação típicos associados às integrações.

Extensível: todas as nossas integrações são projetadas na mesma estrutura, para que os usuários tenham a mesma experiência, independentemente da conexão que estejam fazendo. Isso não só fornece um tempo para gerar valor mais rápido na configuração, como também é mais fácil de manter ao longo do tempo.

Uma abordagem guiada para fluxos de trabalho

O Docusign Connection Framework é apoiado por etapas de fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho, em geral, são uma parte importante do gerenciamento de contratos e permitem que os usuários encaminhem automaticamente os contratos para os revisores ou signatários apropriados no momento certo.

Para integrações, as etapas do fluxo de trabalho automatizam e controlam como as informações são compartilhadas entre os sistemas. Esses tipos de fluxos de dados automatizados são predominantes em muitas integrações de software. No entanto, muitos dos fornecedores de CLM atuais oferecem uma abordagem falha para os fluxos de trabalho. Duas armadilhas comuns incluem fluxos de trabalho que priorizam a configurabilidade em vez das melhores práticas e o excesso de automação, resultando em dívida técnica.

A abordagem da Docusign para fluxos de trabalho foi projetada para evitar essas armadilhas e oferecer uma experiência guiada. Os clientes do Docusign CLM têm acesso a centenas de modelos pré-configurados. Ao mesmo tempo, acreditamos que os fluxos de trabalho não devem ser ilimitados, por isso, fornecemos padronizações que ajudam a proteger contra o excesso de automação, ao mesmo tempo em que permitem uma ampla variedade de casos de uso.

Como acontece no Connection Framework, os usuários que não são técnicos também podem participar na criação de fluxos de trabalho usando a tela de fluxo de trabalho do Docusign CLM, que oferece muitos benefícios:

• Modelos de fluxo de trabalho pré-configurados: esses modelos abrangem centenas de casos de uso e reduzem a complexidade de usar e projetar fluxos de trabalho. Eles também garantem que você tenha fluxos de trabalho estruturados e lógicos que seguem as melhores práticas.

• Padronização: além dos modelos, a tela de fluxo de trabalho tem mais de 120 etapas predefinidas, do tipo arrastar e soltar, que permitem uma variedade de casos de uso, evitando o excesso de automação associado a fluxos de trabalho ilimitados. Se uma etapa não está disponível, é porque essa ação não é recomendada.

• Flexibilidade: conforme as necessidades dos seus negócios evoluem e as operações ou sistemas mudam, os usuários podem projetar facilmente novos fluxos de trabalho ou reconfigurar os existentes para atender aos novos requisitos.

Saiba mais

O Docusign Connections Framework é simples de usar, manter e estender. A página Connections, que é a interface com o Connections Framework no Docusign CLM, permite que até mesmo usuários que não são técnicos estabeleçam uma conexão segura com sistemas de terceiros sem os aborrecimentos típicos. Essa mesma facilidade de uso também se estende ao compartilhamento de informações entre sistemas com nossos modelos de fluxo de trabalho pré-configurados e a tela de fluxo de trabalho. E, como todas as integrações da Docusign se baseiam na mesma estrutura, você pode gerenciar todas as suas conexões em um só lugar e usar nos diversos sistemas as etapas do fluxo de trabalho que você criou, economizando tempo.

Saiba mais sobre o Connections Framework e as integrações com o SAP Ariba, Workday e NetSuite.

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