Qual é a melhor plataforma de assinatura digital?

Publicado em 1 de julho de 2020. Atualizado em 24 de julho de 2023.

Você já se perguntou qual é a melhor plataforma de assinatura digital? Afinal, em meio a tantas soluções desse setor, como biometria, reconhecimento de IP, senha e a assinatura com certificado digital, fica difícil decidir qual é a melhor alternativa para a sua empresa, não é?

No entanto, seja qual for a escolha, uma coisa é certa: todas precisam de um sistema que permita suporte para armazenar os documentos, entre outros processos. Pensando nisso, neste texto, separamos algumas informações para ajudar você a encontrar a plataforma ideal. Confira!

Por que usar a assinatura eletrônica?

Atualmente, é muito difícil não ter uma parte da nossa vida no digital, inclusive, quando se trata de uma empresa. São arquivos, documentos e uma série de tarefas que só podem existir no meio eletrônico, já que esse ambiente proporciona facilidade na geração e envio de dados muito maior do que os meios tradicionais.

No entanto, mesmo que a produção de documentos seja mais fácil, ainda há questões quanto à autenticidade, especialmente quando se trata dos oficiais, como é o caso de contratos. Por isso, plataformas de assinatura eletrônica se tornam tão importantes nesse processo.

Esses locais ajudam a validar arquivos sem precisar que a empresa imprima e tenha de se deslocar para um cartório. Ela pode produzir, autenticar e enviar de qualquer lugar que tenha internet, assim como pode recebê-los com praticidade.

Ainda, existe a questão da segurança: esses mecanismos são elaborados para fornecer uma proteção, muitas vezes criptografada, para que todos os dados e atividades estejam assegurados contra possíveis riscos de invasões ou roubos.

Alguns dados interessantes sobre o uso das assinaturas eletrônicas é que, segundo um estudo da Global Industry Analysts, enquanto em 2020 o mercado desse produto não passava de US$3 bilhões, as estimativas são que até 2027 ocorra um crescimento de 31,4%, ou seja, US$20,4 bilhões.

Como escolher a melhor plataforma de assinatura digital?

De fato, encontrar o produto digital ideal é um processo que envolve muita pesquisa. São tantas opções que é difícil decidir qual realmente vai equilibrar o custo com o benefício. Pensando nisso, resolvemos separar alguns tópicos importantes para você se atentar. Confira!

Atende todos os tipos de assinaturas

Para a maior parte das atividades corporativas, a assinatura eletrônica é mais do que suficiente. Você pode usá-la para assinar contratos de serviços, aluguel de imóveis, compra e venda de produtos, autorizações, declarações e recibos diversos. Porém, para algumas atividades, como petições judiciais e cumprimento de obrigações tributárias, a assinatura digital (mediante certificado) é obrigatória.

Quem utiliza plataformas de assinatura eletrônica não precisa alternar para outro ambiente, pois, geralmente, a mesma solução também tem interface para assinatura digital, permitindo que seja inserido e verificado o certificado ICP-Brasil no ato da assinatura.

Isso é versatilidade, um verdadeiro ecossistema digital para dar mais velocidade a todos os processos internos de sua empresa. Essa flexibilidade é um dos grandes diferenciais que você deve buscar.

Integrações com outros softwares

O software de assinatura eletrônica vai muito além de auxiliar a autenticação. Ele é parte integrante de um completo sistema de armazenamento de documentos eletrônicos, transformando a forma com que se executa a gestão de dados na empresa.

Nesse ambiente, todo o ciclo de vida de um documento é feito em nuvem, da elaboração, assinatura ao envio e arquivamento. Isso, muitas vezes, necessita de algumas integrações, sendo fundamental que a plataforma disponibilize esse recurso.

A boa notícia é que existem sistemas de assinatura eletrônica que têm variadas integrações, como para Microsoft Office, Google Suite, SAP, Salesforce, Workday, entre muitas outras. Também é interessante que o ecossistema de armazenamento forneça APIs para integrar, estender e conectar a solução aos próprios aplicativos, fluxos de trabalho e sistemas ligados ao usuário.

Armazenamento e geração de documentos

Como você percebeu, não se trata apenas de assinar eletronicamente. Você precisa digitalizar seus dados. Isso se dá desde a concepção do documento, a efetivação de todos os trâmites necessários (eletronicamente) até o armazenamento de seus contratos e procurações em nuvem privada — sem a necessidade de impressão de uma folha sequer.

Para quem deseja avançar mais na transformação digital, é preciso buscar por uma plataforma de assinatura eletrônica que se integre a uma de gestão de contratos, em que há um repositório centralizado e organizado de todos os documentos assinados e sistemas inteligentes de busca que disponibilizam modelos personalizados.

Dessa forma, a empresa reduz o volume de retrabalhos, aumenta exponencialmente sua produtividade, diminui as atividades burocráticas (digitação) e eleva a qualidade das entregas. Ou seja, é muito mais do que assinatura eletrônica.

Visualização do status do documento

Como consequência do armazenamento, quem trabalha na plataforma de assinatura eletrônica consegue rastrear todo o fluxo de trabalho de contratos, planos de negócios, procurações e outros. Ainda é possível fazer automatizações de envio, emissão de alertas e verificação em tempo real do status do documento. Tudo isso a partir de alguns cliques no smartphone.

Contrato eletrônico offline

Eis uma diferença que salta aos olhos na procura de fornecedores de soluções para assinatura eletrônica. É preciso que a plataforma permita recursos que ajudem a entender como assinar documentos digitalmente, ainda que o usuário esteja fora da área de cobertura de Internet.

Nesse caso, todo o processo é feito normalmente, sendo completado assim que a rede de dados for restabelecida. É ideal para quem trabalha com compra e venda a partir de fornecedores localizados em áreas rurais, por exemplo.

Teste grátis

Por fim, é muito importante que você possa testar as funcionalidades da plataforma para saber como ela funciona e se seus recursos são o que você procura. A boa notícia é que a Docusign permite que você teste gratuitamente por 30 dias.

A melhor plataforma de assinatura digital exige buscar mais do que um local para emitir sua assinatura, é preciso que ajude você a armazenar seus documentos, além de fornecer integrações, modelos prontos e a possibilidade de realizar um teste grátis, como é o caso da Docusign. Dessa forma, você consegue otimizar o seu trabalho e garantir mais eficiência nas suas negociações.

Quer se aprofundar no assunto? Acesse o nosso e-book com tudo o que você precisa sobre a assinatura digital!