Como o Jurídico da Docusign usa o IAM para ganhar eficiência e acelerar decisões: 5 lições práticas

O foco da equipe jurídica está sempre nos detalhes: obrigações de pagamento, requisitos de seguro, datas de renovação, leis aplicáveis e terminologia de indenização. Mas, muitas vezes, os acordos que definem esses detalhes acabam por soterrá-los. As equipes jurídicas precisam pesquisar manualmente em planilhas, plataformas de armazenamento ou gavetas; analisar cláusulas minuciosamente, em busca de informações, além de cobrar a participação dos envolvidos no processo.

O resultado? Fases do processo acumuladas. Departamento jurídico sobrecarregado. Decisões mais lentas. Oportunidades perdidas.

É nesse cenário que o Intelligent Agreement Management (IAM) faz a diferença. A abordagem centralizada, digital e aprimorada por IA simplifica o processo de criação, compromisso e gestão de acordos. Assim, o departamento jurídico não precisa correr atrás de informações e contratos, podendo voltar a focar naquilo que é sua competência exclusiva.

A plataforma Docusign IAM está mudando a forma como o departamento jurídico funciona internamente, como colabora entre departamentos e negocia com parceiros de negócios. A equipe jurídica da Docusign usa a plataforma para agir mais rápido, antecipar preparativos e fornecer melhores orientações.

Como o IAM revoluciona o trabalho do departamento jurídico na Docusign?

Desde novos acordos com clientes até renovações com fornecedores, a plataforma IAM aprimorou a forma como a equipe jurídica da Docusign organiza e analisa acordos. Veja alguns exemplos de maior impacto:

1. Um repositório centralizado e intuitivo para compras

O que começou como uma pequena equipe jurídica cresceu rapidamente à medida que a Docusign expandia seus recursos, clientes e presença no mercado. Como acontece com qualquer empresa em crescimento, tornou-se difícil acompanhar os contratos com fornecedores. Uma das queixas mais frequentes dos clientes é a dificuldade em localizar acordos já celebrados. O Docusign Navigator resolve esse problema.

A nossa equipe jurídica precisou de apenas alguns dias para adicionar milhares de acordos ao repositório inteligente, gerando ganhos imediatos. A equipe reduziu o tempo de localização de acordos de mais de oito para menos de um minuto. (Sim, eles realmente cronometraram isso!) Em vez de entrar em contato com a parte interessada do negócio, vasculhar e-mails ou, na situação mais desconfortável, ter que pedir ao fornecedor uma cópia do próprio acordo, a equipe pode fazer uma busca em linguagem natural ou aplicar filtros para acessar todos os acordos ativos com fornecedores. Além disso, o Navigator captura cada novo acordo com fornecedores criado com a assinatura eletrônica.

2. Buscas personalizadas de acordos com cláusulas fora do padrão

Frequentemente, o departamento jurídico precisa acessar acordos anteriores para gerenciar renovações, garantir a conformidade, resolver disputas e oferecer suporte a consultas de auditoria. As partes interessadas podem fazer perguntas ao departamento jurídico, como:

1. O fornecedor está cumprindo o contrato?

2. Quando vence nossa próxima fatura?

3. Qual a data de renovação do nosso acordo?

4. Como podemos rescindir este acordo?

O que antes era um processo tedioso de buscas manuais para encontrar uma formulação específica em cada acordo agora é feito com apenas alguns cliques: a equipe jurídica usa extrações de dados por IA e pode pesquisar usando linguagem natural para destacar cláusulas fora do padrão. 

O Navigator ajuda a equipe a fazer pesquisas personalizadas para encontrar cláusulas específicas: obrigações de pagamento, direitos de rescisão, expectativas de nível de serviço e muito mais. Ao acessar dados mais rapidamente, o departamento jurídico pode responder a perguntas urgentes com menos esforço. Partes interessadas de toda a empresa podem até mesmo realizar suas próprias pesquisas sem assistência jurídica.

3. Supervisão proativa das próximas renovações de fornecedores

Os acordos de compras se baseiam principalmente no controle de custos, desempenho do fornecedor, renovações futuras e automáticas. Mas, como acontece com muitas organizações, algumas das renovações contratuais com fornecedores da Docusign costumavam passar despercebidas. O processo manual funcionava da seguinte forma: o departamento jurídico era notificado sobre renovações pelas partes interessadas ou pelo setor de compras, o que gerava uma confusão sobre quem eram os verdadeiros responsáveis. Enquanto isso, o prazo de negociação se esgotava, sujeitando a empresa a condições desvantajosas.

Com o Navigator, nenhuma renovação passa despercebida. O departamento jurídico acessa o painel de renovações do Navigator, garantindo visibilidade clara de todos os contratos que expirarão em breve e janelas de renovação a cada trimestre. Além disso, as partes interessadas de negócios nas áreas jurídica, financeira, de vendas, dentre outras, recebem lembretes automáticos para que possam analisar proativamente as obrigações de pagamento ou outras cláusulas e decidir se devem renovar, rescindir ou renegociar o acordo para obter condições mais favoráveis. As medidas a serem tomadas ficam claras e são determinadas em tempo hábil para que todos possam avançar com confiança.

4. Análise por IA que agiliza as negociações

Para a equipe jurídica que trabalha em acordos comerciais, o Docusign Iris, o mecanismo de IA que alimenta o IAM, cria consistência e economiza tempo nas negociações. Para orientar as negociações de Acordos de Confidencialidade, Acordos Principais de Serviços e outros acordos vinculativos pela equipe de vendas, o departamento jurídico depende de playbooks específicos para cada acordo, com posições preferenciais e alternativas. 

O problema é que, quando esses playbooks ficam armazenados em documentos pessoais e planilhas ou, pior ainda, na memória de alguém, acompanhá-los conforme as necessidades pode atrasar o ciclo de acordos. Além disso, não é fácil acessar e aplicar essas normas de maneira uniforme através de inúmeras rodadas de negociação, o que força o departamento jurídico a alternar entre documentos e procurar pelas versões certas.

Ter o IAM incorporado aos fluxos de trabalho de negociação no Microsoft Word facilita a implementação desses playbooks. Basta o departamento jurídico fornecer regras básicas de negociação à ferramenta de Revisão Assistida por IA da Docusign dentro do IAM. A ferramenta analisa o acordo em negociação com base em um playbook específico e oferece sugestões para adequá-lo aos padrões da empresa.

A análise consistente e as regras ajustáveis reduzem o tempo de análise do negócio e ajudam as equipes jurídicas a criar modelos mais relevantes que refletem os playbooks atualizados. Como sabemos que cada acordo tem suas particularidades, o recurso de comentários personalizados simplifica o ajuste das regras, considerando o contexto específico de cada negociação. As aplicações para o AI-Assisted Review são amplas e normalmente incluem: 

• Termos de responsabilidade: as exceções às cláusulas de limitação de responsabilidade e aos limites de responsabilidade são fáceis de entender. Acompanhar as alterações históricas dessas cláusulas permite que a equipe jurídica reavalie e adapte modelos constantemente. 

• Certificados de seguros: análises demoradas dos requisitos de seguro para garantir que estejam alinhados aos detalhes do Certificado de Seguro da Docusign agora são feitas rapidamente por meio da busca por documentos relevantes e por análises de IA para identificar discrepâncias.

5. Automação do fluxo de trabalho para acordos de parceria

O ecossistema de parceiros é fundamental para a estratégia de go-to-market da Docusign, o que nos leva a ter milhares de relacionamentos com parceiros. Ou seja, o departamento jurídico precisa revisar e editar um grande volume de acordos. No passado, o processo manual levava horas, ou até mesmo dias. Era difícil expandir à medida que novas parcerias surgiam, e não permitia a fácil contribuição de outros envolvidos. 

Em função disso, a equipe jurídica de parcerias começou a usar o Maestro, uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho sem código, e o Agreement Desk, um ponto central para recebimento e solicitações de acordos. Hoje em dia, gerenciar um grande volume de acordos de parceria é menos manual e mais colaborativo do que nunca.

Com o Docusign IAM, a equipe jurídica de parcerias estabeleceu um fluxo de trabalho para os acordos principais de parceria (MPAs) que começa com os tickets do Agreement Desk e depois avança para automações do Maestro, que definem os responsáveis, a data de vencimento e os acompanhadores. Por fim, o IAM anexa automaticamente a documentação relevante ao acordo de parceria em potencial. A partir daí, o departamento jurídico pode enviar o MPA para assinatura eletrônica com apenas alguns cliques, diretamente via Agreement Desk. 

Perspectiva: como departamentos jurídicos usarão o Intelligent Agreement Management no futuro?

Até o momento, as equipes jurídicas da Docusign têm usado o conjunto de recursos do IAM para melhorar a visibilidade, colaboração, escalabilidade e time-to-value. E há muito mais por vir. À medida que as funcionalidades evoluem, o departamento jurídico propõe continuamente novas aplicações dos recursos IAM. Confira alguns casos de uso abaixo:

Consolidação de acordos comerciais

A equipe jurídica comercial já usa o IAM para negociações, mas há ainda mais oportunidades de otimizar e automatizar. Com base no progresso dos acordos com fornecedores, a equipe jurídica quer centralizar seu enorme estoque de acordos comerciais no Navigator. Isso reforçará a segurança e a organização, os ajudará a monitorar as obrigações dos clientes, manterá as renovações e a receita em dia e alinhará todos os envolvidos.

Redução dos riscos de conformidade globalmente 

A equipe global de integridade comercial da Docusign também visa melhorar os processos do IAM. A equipe jurídica monitora as regulamentações globais para ajudar a impulsionar a expansão internacional. Em uma era de regulamentações em constante mudança, esse é um dos principais desafios.

A equipe de integridade comercial tem como meta usar o Navigator para identificar e visualizar riscos por região ou setor no âmbito de seus acordos. Contratos de fornecimento ativos em regiões altamente regulamentadas, como a Europa, ou em setores altamente regulamentados, como saúde ou serviços financeiros, tornam-se facilmente identificáveis. A equipe pode até mesmo pesquisar regulamentos específicos definidos em cláusulas, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a Lei de Resiliência Operacional Digital (DORA) da UE, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Considere este cenário hipotético: ao usar o Navigator, a equipe descobre um alto risco de conformidade na UE, devido a 80% de um determinado tipo de acordo serem celebrados com empresas na França. Com essas informações, a equipe jurídica poderia focar nas leis específicas de países, identificar onde novos membros da equipe precisam ser contratados para cobrir especialidades, fechar lacunas de conformidade e evitar penalidades significativas.

Assim como a equipe jurídica de parcerias, a equipe de integridade comercial também está explorando um novo uso do Agreement Desk. Mas, em vez de usá-lo para um novo acordo, a equipe de integridade empresarial o vê como uma ferramenta para resolver questões de conformidade. Se alguém sinalizar um potencial problema de conformidade dentro de um documento específico, poderá abrir um ticket no Agreement Desk, centralizando a preocupação para a equipe de integridade comercial resolver.

Menos busca, mais estratégias: o poder da inteligência de acordos para o jurídico

A função do departamento jurídico é muito importante e não pode ficar para trás na empresa. É por isso que as ferramentas inteligentes de acordos estão fornecendo às nossas equipes jurídicas os insights e a capacidade de ir além da administração de tarefas e liderar a gestão de acordos estrategicamente. 

Funcionalidades como Navigator, Revisão Assistida por IA, Maestro e Agreement Desk estão capacitando as equipes jurídicas corporativas a passarem de uma postura reativa de buscar acordos para uma postura proativa na elaboração de acordos. Com supervisão centralizada, análise por IA e automação, o IAM ajuda a equipe jurídica a agir com mais rapidez, tomar melhores decisões e elaborar acordos mais eficazes.

Elimine tarefas demoradas e foque em tarefas estratégicas importantes. Veja como o Docusign IAM pode simplificar os fluxos de trabalho das suas equipes jurídicas.