Este é o momento certo para implementar um software de elaboração de um contrato de vendas?

Se sua organização estabeleceu a necessidade de uma solução de elaboração de contratos de vendas para simplificar os processos relacionados a documentos e determinou onde implementar a solução, você precisa levar em consideração o momento ideal.

Por um lado, é importante entrar em ação apenas quando as condições na sua empresa forem adequadas. Por outro lado, quanto mais cedo você começar, mais cedo você vai acumular benefícios. Ainda que possa haver muita energia para agir com rapidez, é importante considerar os obstáculos organizacionais, outros grandes projetos demandando energia ou um foco da empresa em outras prioridades. Pode ser melhor aguardar até que as condições estejam mais favoráveis.

Outra opção é começar aos poucos. De início, implemente parte da solução de elaboração de contratos, algo que não vai demandar muito tempo e energia. Talvez não seja transformador, mas a implementação em pequenas doses pode dar resultados rápidos e ter um impacto em longo prazo. Qualquer que seja a forma que você escolha, a determinação do momento certo para implementar a tecnologia de elaboração de contratos é essencial para garantir o sucesso.

Qual o momento ideal para adotar a tecnologia de elaboração de contratos?

Existem alguns fatores a serem levados em consideração para determinar o momento ideal para implementar a tecnologia de elaboração de contratos:

• Necessidade da empresa – A necessidade dessa solução é urgente? Há uma pressão para que os contratos/acordos sejam assinados digitalmente? Os negócios estão com dificuldades por conta de obstáculos relacionados aos contratos?

• Situação da empresa – Você possui a largura de banda interna para assumir este tipo de implementação? Você tem um orçamento? Isso é algo que precisa do apoio dos executivos ou de outros líderes de equipes?

• Impacto esperado – A modernização da elaboração de contratos ajudaria a atingir as metas de seu departamento ou da empresa? O impacto é geralmente maior se você está assinando muitos contratos por mês, se existem regulamentações envolvidas, se seus contratos são de alto valor ou se há uma complexidade significativa no contrato em si ou em como ele é executado, entre outros critérios.

Após responder às perguntas acima, você deve ter um entendimento mais claro de onde sua organização se encontra no momento e o impacto que a tecnologia moderna de elaboração de contratos terá. Se as necessidades atuais são grandes ou podem afetar uma ampla gama de departamentos, o momento de agir é agora. Caso não haja largura de banda interna suficiente para se comprometer a uma transformação desta escala, talvez seja melhor aguardar até que você possa se comprometer de forma mais completa. Leve em consideração todos os fatores antes de determinar o cronograma e o escopo da sua própria iniciativa de elaboração de contratos. 

Duas abordagens do timing de implementação

O San Diego Zoo começou aos poucos antes de se envolver totalmente. 

Uma das iniciativas estratégicas do zoológico era se tornar uma operação totalmente sem papel. Mas essa era uma iniciativa entre muitas outras, e o zoológico não tinha a largura de banda para uma implementação ampla. Ainda que o impacto fosse significativo, ele não afetava as receitas ou a experiência dos visitantes, o que fazia deste projeto uma prioridade menor do que os demais.

Mesmo assim, a direção do zoológico queria dar início à transição para abolir o papel, e decidiu que o departamento de RH era um bom lugar para começar. A equipe de RH tinha 87 caixas de documentos físicos à mão, o que fazia dela um dos maiores obstáculos para eliminar o papel.

Foi tomada uma decisão de implementar um software de assinatura eletrônica para o processo de contratação e implementação, o que ajudou a digitalizar a papelada existente, armazenar documentos e digitalizar o processo de assinatura de acordos futuros. Com o sucesso desta empreitada, a equipe agora quer digitalizar outros processos e pode utilizar estas bases do RH para criar um bom caso de negócios para fazer isso.

A GoCardless, por outro lado, deu imediatamente um grande passo com sua nova solução de elaboração de contratos. Essa empresa de TI e serviços do Reino Unido atendia os critérios para a implementação em larga escala:

• Havia uma necessidade fortíssima: A equipe de vendas utilizava o Word para criar os contratos, causando erros

• A situação era ideal: Existiam poucos projetos técnicos na época, e melhorias na elaboração de contratos eram prioridade

• O impacto seria enorme: Como um startup, o foco era ampliar as receitas, e a simplificação dos contratos de vendas afetaria imediatamente os resultados

A empresa implementou uma solução de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM) para otimizar as vendas e aumentar a produtividade. Agora, com um único clique, os representantes de vendas podem criar um contrato de vendas personalizado com base em seu CRM e suas cláusulas específicas de uma biblioteca aprovada pelo departamento jurídico. A empresa também criou um fluxo de trabalho que automatiza a aprovação de contratos por meio de vários departamentos e níveis.

A nova solução de contratos não era somente destinada a vendas: ela é utilizada em toda a empresa como o padrão nos setores de recrutamento, compras, vendas, jurídico e gerência.

Como resultado, a GoCardless economizou incontáveis horas do departamento jurídico fechando acordos de vendas e de fornecedores, além de obter uma percepção maior do banco de dados centralizado de contratos. Os clientes notaram que o novo processo de elaboração de contratos facilitava a vida de todos, uma vez que eles recebem rapidamente um contrato personalizado, concluem as negociações com transparência e podem fechar as transações eletronicamente.

Para a elaboração do contrato de vendas, certifique-se de que é o momento ideal para a implementação

É sempre bom dar início a projetos de alto ROI, mas é preciso equilibrar a necessidade com a situação específica em sua empresa. Não tenha pressa para ponderar a respeito do momento certo, e só comece o projeto quando tiver construído uma base sólida (necessidade da empresa) e puder dedicar os recursos (situação da empresa) a um projeto que seja valorizado pela empresa (impacto esperado). Fazendo isso, você estará no caminho do sucesso.

Confira as perguntas mais importantes para ajudar a avaliar a tecnologia de elaboração de contratos para sua empresa conversando com um dos nossos especialistas

Esta é a quarta parte de uma série de cinco partes para ajudar a determinar se você deve implantar uma solução de contratos/elaboração de contratos. Ela aborda questões que você deve considerar antes de entrar em contato com um fornecedor para explorar suas opções de software e garantir que sua empresa obtenha o valor máximo da implementação.

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