Como a inteligência artificial para contratos está transformando os fluxos de trabalho corporativos

A IA está reformulando o mercado corporativo, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes e oferecendo acesso a um volume inédito de dados e insights. O processo contratual é uma das muitas áreas prontas para essa transformação. Ao integrar a IA aos seus fluxos de trabalho, as equipes podem acelerar a geração de contratos e acordos, minimizar erros e identificar oportunidades de geração de receita e de redução de custos. 

Essa enorme mudança, no entanto, traz dúvidas, e analisar as opções de ferramentas de IA para contratos pode ser desafiador. Este guia simplifica o caminho a seguir. Ao destacar os casos de uso mais comuns nas áreas jurídica, de suprimentos e de vendas, este artigo abrange desde as solicitações de contratos até as renovações de clientes, mostrando como entrar na era da IA com confiança.

Como a IA de contratos ajuda os times jurídicos na análise de documentos

Processos contratuais fragmentados prejudicam a capacidade do departamento jurídico de atender às solicitações de novos contratos e de revisar rascunhos. Solicitações feitas em plataformas isoladas, como e-mail e Slack, podem ser facilmente perdidas, enquanto o rastreamento manual de versões, a atualização de dados e a comunicação com os stakeholders podem levar a inconsistências. Atualmente, estima-se que os advogados gastem cerca de 25% do seu tempo com tarefas administrativas.

Uma plataforma de gestão inteligente de contratos (Intelligent Agreement Management ou IAM) substitui esses sistemas por um repositório centralizado e pesquisável, baseado na nuvem. Por meio da IA e da automação, o ciclo de vida do contrato se torna mais ágil, capacitando as equipes jurídicas a: 

• Encontrar cláusulas e termos rapidamente: em vez de pesquisar manualmente os detalhes do contrato, a IA pode ajudar o jurídico a localizar informações com mais rapidez por meio de consultas em linguagem natural.

• Manter os stakeholders informados: com um repositório único e seguro, o jurídico responde rapidamente a dúvidas, as partes interessadas encontram o que procuram e todos têm acesso a relatórios estratégicos baseados em dados.

• Agir de forma proativa: o departamento jurídico pode definir alertas e notificações para renovações e outros eventos importantes. Essa automação assegura o tempo necessário para que as equipes se preparem para novas oportunidades de negócios.

• Capacitar as equipes com contratos em autoatendimento: a IA pode recomendar o fluxo de entrada de dados e o modelo de contrato adequados com base em poucas informações. Isso poupa a equipe jurídica de atender a todas as novas solicitações operacionais, preservando o tempo dos advogados para casos complexos e de alto valor.

• Acelerar negociações com revisão inteligente (redlining): a IA melhora a eficiência e a consistência durante a elaboração por meio de cláusulas pré-aprovadas, preenchimento automático de dados e regras de negócios incorporadas. Além disso, a revisão por IA destaca instantaneamente termos de terceiros que não estejam alinhados às diretrizes (playbooks) da empresa.

• Simplificar a supervisão dos fluxos de trabalho: com a IA roteando os fluxos, a ferramenta direciona o documento para as pessoas certas para aprovação, reduzindo a necessidade de e-mails manuais. Atualizações automáticas de status e histórico de versões mantêm todos alinhados.

Como a IA ajuda as equipes de suprimentos na gestão de contratos com fornecedores

Ciclos de contratos lentos e manuais com fornecedores são um obstáculo ao crescimento. Sem uma plataforma centralizada e visibilidade em tempo real, as equipes de suprimentos (procurement) têm dificuldade em priorizar demandas, homologar parceiros, acompanhar o progresso dos contratos e manter os envolvidos atualizados. O resultado são posições de negociação mais fracas e processos de homologação morosos.

O desafio não termina quando o contrato é assinado. Todo contrato de fornecimento inclui cronogramas, termos e obrigações que devem ser monitorados para extrair o máximo valor. Quando a gestão é manual, o setor de suprimentos pode facilmente ignorar as entregas dos fornecedores ou perder oportunidades de consolidar contratos, reduzir serviços não utilizados e gerar economias de escala.

Os sistemas centralizados com IA e automação trazem ordem a essa complexidade, permitindo às equipes de suprimentos:

• Simplificar a triagem de solicitações: com a IA de contratos, qualquer pessoa pode iniciar uma nova demanda de fornecedor por e-mail. Um agente de IA analisa a mensagem, cria uma tarefa rastreável e recomenda o fluxo adequado — muitas vezes preenchendo as informações de forma automática, reduzindo a comunicação manual e as idas e vindas de e-mails.

• Ganhar produtividade com colaboração centralizada: um espaço de trabalho centralizado permite que as equipes revisem os documentos juntas, enquanto a IA verifica a linguagem do contrato em relação aos playbooks, sinaliza riscos e sugere edições. De acordo com uma pesquisa da Deloitte, equipes com uma gestão de contratos avançada reduziram em 21% o tempo gasto em negociações complexas com fornecedores.

• Aumentar a visibilidade e acelerar o onboarding: insights de IA e automação ajudam o setor de suprimentos a gerenciar todo o ciclo de vida do fornecedor, desde a identificação até a qualificação e revisão de riscos. Tudo isso é operado em um único sistema, reduzindo o trabalho manual e mantendo os stakeholders alinhados.

• Localizar dados críticos de fornecedores em segundos: todos os contratos ativos ficam em um repositório pesquisável onde a IA extrai informações cruciais, como renovações, pagamentos e penalidades. Isso proporciona ao setor de suprimentos uma visão clara sobre gastos (spend) e performance.

• Antecipar-se a prazos e renovações: com alertas automatizados para pagamentos e renovações futuras, o setor pode tomar decisões proativas para renovar, renegociar ou rescindir contratos antes do prazo final.

• Revelar valor oculto: com a IA mapeando os termos de fornecedores em todo o portfólio de contratos, as equipes identificam rapidamente oportunidades de economia, como a consolidação de fornecedores ou a negociação de tarifas melhores.

Como a IA de contratos ajuda os times de vendas a fechar negócios mais rápido

Na área comercial, o foco total está no tempo de geração de receita (time-to-revenue). Tradicionalmente, os profissionais de vendas localizam manualmente modelos de contratos e copiam e colam dados de seus CRMs, um processo sujeito a imprecisões. Após a assinatura, precisam subir o documento de volta para o CRM e atualizar os dados do cliente. Se essa etapa for esquecida, podem surgir problemas graves de longo prazo, como prazos de renovação perdidos, correria de última hora e riscos de conformidade.

A IA de contratos reduz essas transferências manuais de dados no processo, por meio de automação e integrações nativas com o CRM, para que os times comerciais possam fechar negócios com mais rapidez e sem erros. Veja como:

• Criar uma experiência ágil para o time de vendas: usando modelos recomendados por IA, cláusulas pré-aprovadas pelo jurídico e dados precisos extraídos do CRM, as equipes comerciais criam contratos prontos para assinatura com poucos cliques. Times de vendas com recursos contratuais avançados relatam uma redução média de 29% nos atrasos de fechamento de negócios.

• Melhorar a integridade dos dados e a colaboração: em vez de PDFs vulneráveis, os documentos são enviados por canais criptografados e com assinaturas eletrônicas com verificação de identidade. Os profissionais de vendas trabalham direto nos sistemas que já utilizam, enquanto as integrações com ferramentas de produtividade como Slack, aplicativos Microsoft e Google registram em tempo real as interações de todos os envolvidos.

• Automatizar o arquivamento e antecipar renovações: os contratos assinados retornam para o CRM, criando uma fonte única de dados confiável para cada negócio, enquanto a IA oferece análises e notificações sobre as renovações futuras. Em pesquisas da Docusign, mais de 70% dos líderes comerciais afirmam que ferramentas de gestão de contratos baseadas em IA diminuíram o tempo gasto na execução e no fechamento de deals.

Entre na era da IA de contratos com a plataforma Docusign IAM

A IA de contratos está mudando a forma como as organizações vendem seus produtos, negociam com as partes interessadas e gerenciam riscos globalmente. Com o Intelligent Agreement Management (IAM), a Docusign lidera essa revolução, adotando uma abordagem baseada em inteligência artificial para criar, formalizar e gerenciar contratos.

A plataforma Docusign IAM reduz os processos de contratos obsoletos, transformando contratos estáticos em inteligência acionável. Com a IA no centro dos fluxos de trabalho de contratos, o Docusign IAM capacita as equipes com automação, visibilidade completa e insights em tempo real.

Fale com um de nossos especialistas e descubra como centralizar e conectar seus fluxos de trabalho contratuais com IA.

Perguntas frequentes (FAQ)

O que é a IA de contratos e como ela funciona?

A IA de contratos é a aplicação de inteligência artificial e aprendizado de máquina (machine learning) voltada para a gestão contratual. Diferente de uma IA genérica, ela é treinada especificamente em termos jurídicos, em cláusulas estruturadas e em normas de conformidade. Usando desde algoritmos até pesquisas baseadas em regras, ela extrai as informações dos documentos e as transforma em dados estruturados.

Como a IA de contratos melhora a produtividade do departamento jurídico?

Para os times jurídicos, a IA reduz tarefas administrativas demoradas, que hoje representam cerca de 25% do tempo de um advogado. A solução oferece buscas em linguagem natural para localizar termos instantaneamente, automatiza as revisões (redlining) com base nas diretrizes da empresa e disponibiliza modelos de autoatendimento para reduzir as demandas operacionais de entrada de dados.

A IA pode ajudar as equipes de suprimentos a economizar em contratos com fornecedores?

Sim. Os repositórios em IA conseguem extrair datas de renovação, condições de pagamento e penalidades de todo o seu portfólio de fornecedores. Essa visibilidade permite que as equipes de suprimentos consolidem fornecedores, evitem a perda de prazos e aproveitem economias de escala para reduzir custos operacionais.

A IA de contratos se integra a CRMs existentes, como o Salesforce?

O Docusign IAM se conecta e incorpora a inteligência de contratos diretamente às ferramentas que você já usa atualmente, incluindo Salesforce, Microsoft, SAP, Google e mais. Isso assegura que os contratos assinados e os dados de vendas sejam sincronizados de forma automática, mantendo uma única fonte de dados confiável e reduzindo a redigitação manual de dados pela equipe comercial.