Guia de geração de documentos digitais: tudo que você precisa saber para agilizar sua rotina

Quantos documentos seu negócio elabora por dia? Ou, ainda, quantas vezes seus profissionais fazem pesquisas em arquivos da empresa? As versões físicas podem demandar muito tempo e consumo de recursos, gerando uma série de gargalos.

Por isso, é muito importante trazer a transformação digital para essas questões também e, com isso, proporcionar não só maior agilidade, mas precisão, redução de erros, entre uma série de outros benefícios importantes.

Confira este guia de geração de documentos digitais e os benefícios de sua adoção! Boa leitura!

Quais os benefícios dos documentos digitais?

Em primeiro lugar, é importante entender as razões para contar com documentos digitais. Eles são fundamentais para processos de transformação digital, cada vez mais em alta em todas as áreas. Alguns dos benefícios de contar com documentos digitais são:

• auxilia na gestão de documentos no dia a dia, sendo possível automatizar uma série de tarefas por meio de softwares focados para este fim;

• traz maior eficiência e produtividade, pois as soluções permitem a classificação e hierarquização das documentações, tornando as pesquisas no dia a dia facilitadas. Por exemplo, é possível criar um sistema de indexação e encontrar um arquivo com poucos cliques;

• facilita o armazenamento dos documentos, que podem ser hospedados em nuvem;

• possibilidade de acessar determinados documentos pela internet;

• reduz custos com insumos (como papel, toner, manutenção de impressoras, entre outros);

• permite a adoção de medidas de sustentabilidade para sua empresa, já que traz uma lógica paperless para o local;

• gera segurança para os documentos;

• facilita a geração de documentos e assinatura, proporcionando a possibilidade de fazer uma assinatura de forma remota.

Como fazer a geração de documentos digitais?

Em primeiro lugar, você deve conhecer as opções de ferramentas existentes no mercado atualmente. Elas devem permitir o planejamento da digitalização dos arquivos físicos, a elaboração dos documentos digitais e sua respectiva validação (que pode ser feita por assinatura eletrônica), bem como auxiliar a organização e a indexação eficiente dos arquivos.

Lembre-se de que é fundamental a integração com ferramentas de vendas, pois isso ajuda a otimizar os processos, de forma que o envio de documentos seja automatizado por meio dessas plataformas.

Também devem conter funções de gestão de contratos. Isso é fundamental tanto para empresas que tenham seu core business focado em emissão e gestão de documentos (por exemplo, corretoras de seguro) quanto para quem trabalha com outras atividades que, eventualmente, gerem contratos entre as partes (como vendas recorrentes B2B).

Como realizar a assinatura eletrônica do documento digital?

Para poder manter os documentos completamente digitais, a assinatura eletrônica é uma importante aliada. Uma das formas de contar com ela é por meio do CLM — a ferramenta de gestão de contratos de forma eletrônica. Por exemplo, o Docusign CLM Essentials garante um melhor controle de todos os processos, com funções importantes como:

• automatização de processos manuais;

• configuração para atender às demandas do seu negócio;

• categorização dos contratos;

• integração de processos entre os times;

• revisão dos contratos;

• criação de contratos personalizados mais rapidamente.

Além, é claro, da possibilidade de assinatura eletrônica de documentos já incorporada na solução. A assinatura eletrônica tem sido cada vez mais utilizada nas empresas pelos benefícios que gera. E, por isso, é importante contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço. Esperamos que este guia de geração de documentos digitais ajude você nas mudanças que precisam ser implementadas para este novo cenário.

Conte com a Docusign para isso! Temos o conjunto de soluções necessárias para ajudar no dia a dia do seu negócio!

E quer saber mais sobre as tendências de gerenciamento de contratos? Confira um artigo imperdível sobre o assunto e tire suas dúvidas.