Como a Lótus BPO ganhou agilidade e inteligência contratual com Docusign

Oferecer uma gestão financeira moderna e remota aos clientes, mas depender de dias de espera e assinaturas físicas para rodar a própria operação interna era um contraste que a Lótus BPO se abre en una nueva pestaña decidiu não tolerar mais. 

Especializada em terceirização e gestão financeira de ponta a ponta, a Lótus BPO ganhou governança contratual e velocidade nos processos administrativos com a Docusign. 

Ao migrar de fluxos manuais e descentralizados para uma operação digital, a empresa reduziu em quase 100% o tempo de coleta de assinaturas de contratos e documentos. Também passou a usar inteligência artificial para analisar documentos de forma preventiva e verificar cláusulas. 

A Lótus BPO foi fundada pela especialista em gestão financeira Daniela Tavares, que tem mais de duas décadas de experiência no setor. A empresa nasceu para fazer da gestão financeira uma base estratégica para o crescimento de empresas e profissionais. Com atuação nacional, a Lótus BPO atende empresas de diversos segmentos e cuida da gestão financeira para que elas possam se concentrar no crescimento dos negócios. 

Desafio: processos manuais em um negócio 100% online 

Mesmo atendendo clientes de todo o país de forma 100% online, a Lótus BPO dependia de papel para a gestão de contratos, recibos de pagamento e outros documentos.

Os documentos eram impressos para assinatura e arquivados fisicamente. No caso dos recibos, o carro-chefe, o processo levava cerca de 3 dias, porque dependia do acesso a quem precisava assinar. Havia ainda risco de rasura e extravio, além do gasto com papel e impressão.

A Lótus BPO, que acompanha de perto o uso de tecnologia no mercado, entendeu que era hora de modernizar a gestão de acordos. A busca era por uma solução para enviar e gerenciar documentos em uma nuvem confiável e segura. 

Solução: assinatura eletrônica e IA em um único ambiente 

Ao fazer pesquisas no mercado, a Lótus BPO avaliou plataformas que atendiam às suas necessidades, mas não surpreendiam. A decisão pela Docusign não foi guiada pelo preço, e sim pelos recursos, com destaque para a IA e a verificação de contratos. Com a plataforma, a empresa unificou a coleta de assinaturas e a gestão de seus contratos em um único ambiente em nuvem. 

Com o Docusign eSignature, a Lótus BPO automatizou o envio e a coleta de assinaturas. No Administrativo, o envio é feito pelo WhatsApp, e o Jurídico usa a plataforma em contratos aditivos. 

A IA da Docusign (Iris), integrada ao recurso Docusign Agreement Manager, permite à empresa conferir se faltam ou sobram informações nos documentos e identificar prazos de validade e ajustes em contratos. A empresa também pretende explorar o recurso no Jurídico para revisar contratos no contexto da Reforma Tributária. 

De 3 dias para menos de 10 minutos 

Com a Docusign, o tempo médio para coletar a assinatura de documentos caiu de cerca de 3 dias para menos de 10 minutos, uma redução de quase 100%. 

A migração para o modelo digital e inteligente gerou impactos diretos em diferentes frentes da organização:

• Organização no RH e no Administrativo: cerca de 120 recibos e 12 contratos por ano passam pela plataforma e ficam em pastas digitais por tipo de documento, o que dispensa o arquivo físico e facilita encontrar cada um.

• Inteligência contratual: a IA da Docusign, no Agreement Manager, ajuda a conferir se faltam ou sobram informações em documentos e a monitorar prazos de validade e a necessidade de revisões.

• Governança e redução de riscos: nada que sai da Lótus é assinado em papel, o que reduz os riscos de rasura e extravio.

• Experiência e mobilidade: quem assina recebe o documento pelo WhatsApp e pode guardá-lo na própria nuvem, sem precisar pedir segunda via.

Para líderes que ainda hesitam em deixar os fluxos manuais, Daniela lembra que muitos processos ficam engavetados por falta de tempo e que a tecnologia pode ajudar a tirá-los da gaveta. 

“Ferramentas que trazem segurança e agilidade ao processo nos liberam para focar em outras coisas. Hoje já dá para aproveitar o que plataformas como a Docusign conseguem entregar”, conclui.