Digitalize e organize seus contratos em um repositório central

Quando você precisa encontrar um acordo, em quantos lugares diferentes acaba procurando? Os acordos da sua organização estão espalhados por vários locais de armazenamento na nuvem, caixas de entrada de e-mail, desktops locais e até mesmo gaveteiros? Mesmo que encontre o acordo de que precisa, como ter certeza de que é o documento mais recente entre sua empresa e a parte interessada?

É claro que nenhuma empresa deseja complicar seu processo de armazenamento de acordos mas, invariavelmente, é o que acaba acontecendo. Com tantas equipes criando, assinando e gerenciando acordos, os funcionários inevitavelmente priorizam a conveniência em detrimento da visibilidade. Porém, nada disso precisa acontecer. 

Reduza a dispersão de acordos de uma vez por todas

A solução para a dispersão de acordos é implementar um único repositório digital que todos os funcionários possam utilizar para gerenciar os documentos. Pense assim: se nenhum acordo sair desse repositório central, nenhum acordo vai desaparecer. O Docusign Agreement Manager é a nossa solução para localizar acordos de forma fácil. É parte integrante da plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM). 

Com o Docusign IAM, todos os seus acordos, tanto os preenchidos no eSignature quanto os novos concluídos com o IAM, são automaticamente armazenados no Agreement Manager. Até mesmo documentos físicos impressos ou manuscritos e arquivos PDF em seu computador local podem ser facilmente importados para o Agreement Manager usando uma ferramenta integrada. Assim, esses acordos podem ser pesquisados e analisados em um repositório central que todas as partes interessadas envolvidas podem acessar.

Dessa forma, você deixará de se perguntar "onde está meu acordo?" e passará a fazer perguntas como "esse acordo trata do que exatamente?" — e assim obter as informações de que precisa rapidamente. 

Digitalize e organize acordos pré-existentes com o Docusign Iris

Sabemos muito bem como pode ser trabalhoso digitalizar seu portfólio de acordos. É por isso que o Agreement Manager oferece acesso à Central de Upload, nossa ferramenta para ajudar você a fazer a transição rapidamente e em poucos cliques. Basta sua equipe fazer upload de acordos existentes, e o Agreement Manager transformará tudo em pontos de dados digitais que podem ser pesquisados, analisados e implementados. Os acordos podem estar em formatos de arquivo compatíveis comuns (como DOC, DOCX, PPS, PPSX, PPT, PPTX, RTF, WPD, XLS, XLSX) e também podem ser arquivos de imagem criados ao digitalizar documentos físicos ou ao fazer upload de arquivos digitais, como PDF, JPEG, PNG, TIFF).

Basta clicar em “Fazer upload de documentos” no menu Agreement Manager e selecionar os acordos pré-existentes no armazenamento local. Os uploads podem ser feitos em lotes (se um admin tiver concedido permissão) ou um acordo de cada vez. Depois de carregados, os documentos são processados pelo Docusign Iris, nosso mecanismo de IA feito sob medida para acordos. O Iris ajuda a otimizar o processo de revisão de contratos, gerenciar renovações e extrair informações valiosas dos documentos, facilitando a busca de dados neles. 

Seus acordos podem ser visualizados na íntegra pelas equipes apropriadas, e você terá fácil acesso a dados essenciais — como nomes das partes, tipo de acordo, valores monetários e datas — para que você possa organizar as informações ou responder imediatamente a perguntas críticas para os negócios.

Libere todo o potencial do seu repositório de acordos digitais

Depois de adicionar no Agreement Manager seus acordos concluídos fora da Docusign aos seus acordos Docusign existentes, siga as nossas dicas para ajudar sua equipe a agregar valor o mais rápido possível:

• Mantenha os dados limpos: como todo banco de dados, o repositório de acordos funciona melhor quando os dados de entrada estão limpos. Por exemplo, um ótimo primeiro passo é identificar e remover variações divergentes do nome da parte tratada (por exemplo, Tally, Tally Ltda., Tally S.A.). Com os recursos de gerenciamento de partes do Agreement Manager, você pode consolidar dados duplicados e otimizar a organização das informações da parte interessada. À medida que sua equipe adiciona novos acordos, é importante analisar rotineiramente a higiene dos seus dados e definir um processo contínuo para aprimorar sua qualidade.

• Analise os dados nos acordos: a Docusign é líder no mercado de acordos há mais de 20 anos. Essa experiência nos ensinou muito sobre quais as informações mais importantes encontradas em acordos que as equipes precisam ter à disposição para melhor administrar suas empresas. O Agreement Manager oferece ótimas ferramentas de geração de relatórios com a ajuda da IA para analisar os dados de seus acordos rapidamente e ajudar você a tomar decisões certeiras. Por exemplo, você pode obter insights sobre acordos que expirarão ou renovarão em breve, descobrir quais os clientes mais lucrativos, ver a proporção de acordos por tipo e muito mais.

• Permita acesso conforme necessário: depois de adicionar os acordos no repositório digital do Agreement Manager, os admins do Docusign poderão controlar quem tem acesso aos documentos (isso inclui indivíduos e grupos). Pessoas autorizadas podem usar o Agreement Manager para encontrar acordos específicos, analisar o processo dos acordos em geral e revisar dados relevantes. Estabelecer uma fonte única da verdade é uma ótima maneira de ajudar todos os envolvidos a trabalhar com mais rapidez e facilidade.

• Aprimore à medida que sua equipe evolui: conforme sua organização cresce, seus acordos também evoluirão. Sendo assim, surgirão outros tipos de dúvidas e você terá de buscar diferentes dados e informações nos contratos firmados. Converse com sua equipe sobre a maneira como usam o Agreement Manager, o valor que estão obtendo e quais necessidades não estão sendo atendidas. Adapte o Agreement Manager para atender às novas demandas conforme a evolução dos seus negócios.

O Agreement Manager é apenas um dos diversos serviços de plataforma do Docusign IAM. Entre em contato conosco para saber mais sobre o Intelligent Agreement Management e como sua equipe pode usar as ferramentas de acordos digitais da Docusign.