Dicas para administradores de TI que usam assinatura eletrônica da Docusign

O Docusign eSignature (plataforma de assinatura eletrônica da Docusign) oferece uma ampla gama de funcionalidades em documentos digitais para tornar o trabalho mais fácil, rápido e preciso. Os administradores de TI são centrais no eSignature de cada organização, garantindo que os documentos sejam assinados pelas pessoas certas, dentro do prazo e em conformidade com os regulamentos. Como a pessoa nos bastidores de quem a organização depende para manter o fluxo de documentos e todos trabalhando, há uma série de coisas que esse profissional pode fazer com o eSignature para agilizar ainda mais seus processos de documentos, aumentando a eficiência geral.

Confira nossas 7 principais dicas para administradores de TI para aproveitar ao máximo o eSignature:

1. Notifique os clientes rapidamente com o SMS Delivery para Docusign eSignature 

2. Aprimore a experiência móvel habilitando a assinatura responsiva

3. Aprimore a colaboração com o aplicativo Docusign eSignature para Microsoft Teams

4. Marque documentos facilmente com o Campo de desenho

5. Obtenha receita mais rapidamente com o Docusign Payments

6. Proteja seus contratos com o Docusign Monitor

7. Automatize tarefas de pós-assinatura com o Agreement Actions

Notifique os clientes rapidamente com o SMS Delivery para Docusign eSignature 

Com o SMS Delivery para Docusign eSignature, você pode usar as notificações de texto, além do e-mail, para garantir que os signatários recebam e concluam os contratos. O eSignature permite que você envie notificações de contrato em tempo real diretamente para o dispositivo móvel de um signatário, permitindo que os clientes abram e assinem eletronicamente documentos onde quer que estejam. Com o SMS Delivery, sua organização pode:

• Expandir seu alcance. Com disponibilidade global em mais de 180 países, alcance os signatários onde quer que eles estejam. Por exemplo, o SMS Delivery permite que as equipes de compras enviem e gerenciem contratos com fornecedores, garantindo, ao mesmo tempo, o gerenciamento de riscos e a governança adequados, independentemente de onde negociem.

• Feche negócios em menos tempo. Integre e-mail e notificações por SMS em tempo real para aumentar taxas de resposta e possibilitar a rápida assinatura de documentos. No mundo acelerado das vendas, o SMS em tempo real ajuda a criar um fluxo de trabalho do cliente sem atrito para que os contratos de serviço sejam assinados com mais velocidade.

• Ofereça uma excelente experiência. Combinada com nossa funcionalidade de assinatura responsiva, o SMS Delivery permite que você diferencie seu negócio com uma experiência aprimorada de assinatura. Exemplo: As equipes de RH podem encantar os novos funcionários com um processo fácil e envolvente de assinatura da documentação da nova contratação.

Aprimore a experiência móvel habilitando a assinatura responsiva

Com a assinatura responsiva, você pode aprimorar a exibição de seus documentos com base no tipo de dispositivo do signatário. Um verdadeiro valor agregado: a assinatura responsiva converte automaticamente os documentos em HTML e permite que o remetente visualize o documento em vários tipos de dispositivo antes de enviá-lo. Uma vez implantada, os signatários veem automaticamente documentos perfeitos e de tamanhos otimizados.

A assinatura responsiva é uma opção muito útil para documentos com:

• Grandes blocos de texto: o texto se ajusta naturalmente à fonte, cor e tamanho do documento original.

• Tabelas com estrutura regular e consistente: as colunas são preservadas e o texto é ajustado para caber na tela.

• Campos: os campos se expandem e reduzem facilmente para que não haja sobreposição onde os signatários precisam preencher.

• Imagens: o conteúdo visual amplia e se contrai para o preenchimento da tela sem rolagem.

Com a assinatura responsiva, você pode fornecer a seus clientes uma experiência de visualização de contrato otimizada em todos os dispositivos e todas as plataformas (por exemplo, Apple, Android, etc.).

Aprimore a colaboração com o aplicativo Docusign eSignature para Microsoft Teams

Colabore perfeitamente e mantenha os negócios em movimento de qualquer lugar com o Docusign eSignature para Microsoft Teams. Com este novo chatbot, as pessoas recebem notificações em tempo real quando uma assinatura é solicitada, lembretes para assinatura são enviados, enquanto os remetentes são alertados quando a assinatura é concluída.

Com essa integração, as organizações podem aumentar a produtividade:

• Obtendo mais valor: o Docusign eSignature funciona perfeitamente com os aplicativos da Microsoft. Com a integração do Docusign com o Office 365, é fácil preparar e enviar documentos para assinatura diretamente usando aplicativos da Microsoft como o Word, o SharePoint ou o Outlook. Envie contratos e aprovações para assinatura eletrônica diretamente do Docusign para Dynamics 365. Além disso, a integração do Docusign com o Power Automate otimiza os processos entre o eSignature e seus aplicativos da Microsoft.

• Ganhando agilidade: Entre rapidamente em fluxos de trabalho de envio, de documentos de integração a contratos de vendas, direto do Microsoft Teams. Os destinatários são notificados quando é hora de assinar e os remetentes quando um contrato é concluído. Se houver um atraso na assinatura, lembretes úteis serão enviados automaticamente para incentivar a assinatura. Além disso, o eSignature funciona em praticamente qualquer dispositivo sozinho e integrado com o Teams, para que os signatários possam agir rapidamente de qualquer lugar.

• Ganhando tranquilidade: O Docusign atende a alguns dos padrões mais rigorosos de segurança dos EUA e da UE, usa as mais potentes tecnologias de criptografia de dados disponíveis. Além disso, o eSignature gera e armazena automaticamente uma trilha de auditoria robusta para cada contrato.

Para saber mais, confira nosso blog em Integrações da Microsoft com o Docusign eSignature. 

Marque documentos facilmente com o Campo de desenho

Seus signatários já precisaram marcar uma imagem ou diagrama em seus contratos? O Campo de desenho permite que os signatários mostrem com imagens em vez de explicarem com palavras, permitindo que economizem tempo e acrescentem clareza aos seus documentos. Seguros, construção e saúde são apenas alguns dos setores que consideram o Campo de desenho valioso para a marcação de contratos que incluem imagens. 

O Campo de desenho é particularmente útil em documentos como:

• Formulários de solicitação de cobertura de seguro para um acidente

• Projetos de qualquer tipo de reforma residencial ou comercial

• Diagramas médicos para identificar lesões ou condições

Também é muito simples e fácil de usar. Os signatários simplesmente navegam até o Campo de desenho e podem fazer o upload de uma imagem (foto, PDF, JPEG) ou usar um diagrama no contrato, escolher a cor e espessura da linha e marcar a imagem. 

Saiba mais sobre o Campo de desenho, assista a este breve vídeo em inglês.

Obtenha receita mais rapidamente com o Docusign Payments

O Docusign Payments é uma maneira rápida e fácil de solicitar pagamentos e assinaturas em uma única etapa. Ele ajuda você a acelerar o recebimento de pagamentos e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência agradável para seus clientes. Os signatários podem pagar com cartão de crédito no ato de assinar o documento

A mudança do seu processo de pagamento para o Docusign Payments faz com que você:

• Receba pagamentos instantaneamente e evite atrasos na cobrança do dinheiro que devem a você. 

• Fique seguro e em conformidade com o Padrão de segurança de dados da indústria de pagamento com cartão (PCI DSS). 

• Aceite pagamentos únicos e economize métodos de pagamento de assinantes por cobranças futuras/pagamentos recorrentes, como taxas atrasadas ou assinaturas mensais. 

• Ofereça uma experiência superior ao cliente com a capacidade de assinar e pagar de qualquer dispositivo a qualquer hora, de praticamente qualquer lugar. 

Saiba mais sobre o Docusign Payments, confira estes recursos úteis:

• Perguntas frequentes sobre o Docusign Payments 

• Visão geral sobre gateways de pagamento

• Configuração de gateways de pagamento

Observação: Alguns recursos e opções avançadas são compatíveis apenas com alguns planos do Docusign. Seu plano de conta pode não oferecer suporte a algumas opções abordadas neste tópico de ajuda. Para saber mais sobre o seu plano de conta, entre em contato com o gerente da conta ou visite nossa página da web Contatar o suporte para entrar em contato com o Suporte ao cliente.

Proteja seus contratos com o Docusign Monitor

O Docusign Monitor fornece uma camada adicional de segurança para ajudar a proteger seus contratos. 

O Monitor inclui alertas predefinidos e personalizados para tipos comuns de atividades possivelmente suspeitas e fornece rastreamento ininterrupto de mais de 40 eventos. A telemetria sofisticada da Docusign inclui informações detalhadas, como endereço IP, localização e histórico, para auxiliar na investigação eficiente de incidentes.

Com o uso de análises avançadas para rastrear atividades da Web, móvel e da conta da API do eSignature em toda a empresa, o Monitor capacita as equipes de segurança para:

• Detectar possíveis ameaças de estranhos ou funcionários internos, com alertas baseados em regras

• Investigar os incidentes com acesso imediato a informações detalhadas

• Responder a ameaças verificadas rapidamente com ações decisivas

O Monitor também ajuda a identificar tendências com painéis de atividades de contas fáceis de visualizar e inclui uma API que pode fornecer informações de atividades diretamente para o seu software de segurança, como o Splunk.

Automatize tarefas de pós-assinatura com o Agreement Actions

Com o Agreement Actions, os administradores podem criar regras de contrato com base em campos personalizados do documento, tipo de modelo ou dados de envelope para automatizar tarefas comuns de pós-assinatura quando um envelope é concluído. O Agreement Actions permite que você acione automaticamente ações como fluxos de trabalho em gerenciamento de ciclo de vida de contrato (CLM), exportação de dados para planilhas ou armazenamento automatizado no Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive ou SharePoint.

Ao utilizar o Agreement Actions, os administradores podem: 

• Economizar tempo: eliminar os processos manuais de contrato posteriores, como download e upload de documentos concluídos em sistemas de registro. Com o Agreement Actions, os administradores podem automatizar essas ações em massa, economizando tempo e recursos valiosos. 

• Ser mais organizados: criar rapidamente regras e condições com base nos campos do documento, tipo de modelo e outros metadados para garantir que os documentos certos sejam colocados no(s) local(is) certo(s).

• Aumentar a visibilidade: exportar, armazenar e fornecer acesso facilmente a contratos concluídos dentro de seu sistema de registro preferido. Para funcionários ou parceiros que não têm uma conta Docusign, o Agreement Actions permite que os administradores compartilhem facilmente documentos concluídos e metadados associados em um repositório acessível externamente. 

• Minimizar os riscos: exportar dados com segurança e garantir que os dados foram salvos corretamente no repositório de armazenamento em nuvem da sua organização. 

O Agreement Actions é intuitivo e flexível, permitindo que os administradores criem rapidamente regras e condições para conduzir ações pós-assinatura específicas. 

Colocando os administradores de TI em primeiro lugar

O Docusign ajuda os administradores de TI a fazer mais, mais rápido e com menos esforço. Nossa plataforma eSignature oferece uma grande variedade de soluções digitais, desde a assinatura e a entrega de documentos, notificações aos clientes quando é hora de assinar, até a integração perfeita com aplicativos da Microsoft, permite pagamentos mais rápidos, entre outras facilidades. Construir uma experiência aprimorada para o cliente e ser um herói para sua organização nunca foi tão fácil.

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