Como reduzir o período de tramitação de documentos através das assinaturas eletrônicas

Não há como negar que hoje, em razão da dinâmica acelerada do mercado e da intensa competitividade, o tempo se tornou um dos ativos mais valiosos para as empresas. Nesse cenário, agir com precisão e agilidade pode ser determinante para o fechamento de vendas e a satisfação do consumidor. Por isso, não dá mais para perder tempo com processos manuais e lentos que burocratizam a tramitação de documentos e prejudicam a fluidez nas negociações.

Em tempos de transformação digital, a empresa que busca atuar em níveis competitivos deve se apoiar ao máximo no uso da tecnologia. No caso da tramitação de documentos, por exemplo, já existem soluções muito mais alinhadas aos padrões atuais do mercado e que são capazes de melhorar o fluxo de comunicação, como é o caso da assinatura eletrônica.

A seguir, mostraremos como a assinatura eletrônica pode modernizar a gestão de documentos da sua empresa, agilizando uma série de processos burocráticos e reforçando a segurança desse importante expediente. Acompanhe!

O que é a tramitação de documentos?

Antes de qualquer esclarecimento sobre a tramitação de documentos, é preciso que entendamos ao certo o que esse termo significa.

De forma direta, podemos entender a tramitação de documentos como uma etapa normal e que ocorre diariamente em todos os tipos de empresas. Nesse sentido, estamos falando da gestão de documentos relacionados aos mais diversos aspectos da empresa e que precisam circular por diferentes pessoas, tanto interna quanto externamente.

Para ficar mais claro, imagine a situação da empresa que realiza vendas com clientes em diferentes localidades. Normalmente, esse tipo de negociação precisa se respaldar em expedientes concretos, que estabeleçam de forma clara e segura, com plena validade jurídica, todos os deveres e direitos dos envolvidos.

Os contratos materializam a ideia de validade jurídica, já que, por essência, esse tipo de documento se destina a comprovar a anuência das partes em realizar determinada avença. Porém, eles precisam ser assinados e as cópias enviadas, o que demanda tempo.

A tramitação de documentos é, então, todo esse processo de circulação de arquivos entre os diferentes atores da negociação. Demos o exemplo de um contrato, mas quaisquer outros tipos de documentos podem enviados e recebidos para formalizar uma compra, venda, parceria etc.

Como a assinatura eletrônica pode otimizar a tramitação de documentos?

Como vimos, a tramitação de documentos envolve um fluxo de comunicação entre diferentes agentes. No entanto, nem sempre esse fluxo é otimizado. Muitas empresas ainda insistem em modelos ultrapassados de gestão de documentos, empregando expedientes manuais e arquivos físicos em suas atividades.

Imagine como pode ser demorado e burocrático realizar uma negociação com um cliente em outra parte do país tendo que realizar o envio de um documento físico via serviço postal e, mais do que isso, ter que aguardar o retorno desse documento. Isso certamente prejudica bastante a fluidez dos processos, além de representar mais custos para a empresa.

Nesse contexto, a assinatura eletrônica desponta como uma solução muito mais eficiente e alinhada com as demandas do mercado atual. A utilização dessa ferramenta possibilita a inovação da empresa a partir do uso de documentos digitais, que podem ser gerados e assinados em formato eletrônico, o que representa uma série de vantagens em relação ao modelo tradicional, em papel.

Confira a seguir algumas das principais vantagens da utilização da assinatura eletrônica em associação com os documentos digitais e como você pode utilizar esses recursos para obter uma maior eficiência na gestão de documentos da empresa.

Economia de recursos

Como o processo de assinatura e circulação dos documentos acontece de maneira informatizada, o impacto positivo no quesito custos é um reflexo lógico dessa inovação.

Ao substituir processos manuais, baseados no uso de papel e impressões, já há uma redução nos custos da empresa, uma vez que é possível migrar todos esses expedientes para uma plataforma digital, à qual todos os envolvidos nas transações tenham acesso e possam enviar, receber e assinar os documentos.

Validade jurídica incontestável

Assinar documentos eletronicamente significa conferir a mesma validade jurídica a eles, o que elimina a necessidade de serviços cartorários, como o reconhecimento de firma e autenticação.

Muitas empresas, erroneamente, ainda têm certa resistência em migrar os processos para o formato digital, por não terem o devido conhecimento acerca da validade jurídica dos documentos gerados e assinados eletronicamente.

No entanto, a própria legislação brasileira dá total respaldo a esse tipo de documento e os tribunais superiores também têm corroborado com a plena validade desse modelo, desde que devidamente assinado e reconhecimento por uma Autoridade Certificadora (AC) via Certificado Digital.

Redução no tempo de tramitação

Além disso, é preciso mencionar que os documentos digitais, somados à assinatura eletrônica, possibilitam o fluxo de comunicação de arquivos via internet, de maneira totalmente segura, ágil e econômica. Assim, empresa e clientes podem efetivar suas transações de maneira totalmente digital, sem burocracia, demora e gastos com serviços postais.

Em empresas que realizam um alto fluxo de negócios todos os dias, essa característica otimiza significativamente a fluidez dos processos, garantindo mais vendas, satisfação dos consumidores e rentabilidade.

Melhora na experiência do consumidor

Por fim, é importante mencionar também o papel da assinatura eletrônica no que se refere à experiência do cliente.

Todos os tópicos citados anteriormente têm sua contribuição no sucesso geral da empresa, afinal, todos eles, de alguma maneira, facilitam o processo e ajudam a empresa a atender de maneira mais segura e precisa os interesses do cliente.

Nesse sentido, há diversos aspectos que beneficiam a experiência do cliente que negocia com uma empresa que trabalha a partir de métodos modernos de gestão de documentos. A primeira delas, certamente, é a agilidade que o processo possui. O cliente não tem que aguardar longos dias para ter sua demanda atendida, já que é possível operacionalizar e validar um negócio em alguns minutos.

Além disso, existe também o quesito transparência. A partir da assinatura eletrônica e do uso de documentos digitais, ambas as partes têm total controle sobre as negociações, acessando os documentos digitalmente, sem nenhum tipo de embaraço, risco de fraude ou qualquer outro.

Como foi possível perceber, a tecnologia, hoje, é uma das maiores aliadas das empresas quando o assunto é otimização da tramitação de documentos. Negligenciar essa realidade é perder a oportunidade de aumentar a produtividade da empresa, reduzir custos e tornar a gestão de documentos ainda mais segura.

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