Como criar contratos de forma mais rápida com a nova solução da Docusign

Quanto tempo sua equipe gasta para criar contratos novos antes de enviá-los para assinatura? Se ela for como a maioria das equipes, levará cerca de 10 a 30 minutos e várias etapas, desde encontrar a versão correta do modelo até editar de forma manual em um documento do Microsoft Word ou uma ferramenta de edição de PDF. O fato é que os contratos não têm um único tamanho. Informações personalizadas, como detalhes individualizados ou termos específicos do local, geralmente precisam ser inseridas antes que um contrato fique pronto para entrega. Os fluxos de trabalho existentes não são dimensionados o bastante para personalizar grandes volumes de contratos. Isso é frustrante para todos os envolvidos e aumenta os custos relacionados à perda de tempo e de produtividade.

Mesmo com soluções alternativas que permitem às organizações preencher informações em novos contratos, o texto raramente sai limpo. As fontes não correspondem, o espaçamento não é consistente, as palavras se sobrepõem e as informações personalizadas não ficam alinhadas com o restante do documento. Se não forem corrigidos à mão antes do envio para assinatura, eles parecerão feitos de forma preguiçosa e desleixada. Esses documentos de alto contato são uma perda de tempo dos funcionários e uma brecha fácil para prejudicar a percepção da marca.

Apresentamos o Geração de Documentos para eSignature

Da mesma forma que a assinatura eletrônica da Docusign revolucionou o processo de assinatura, ficamos felizes em anunciar uma solução para os problemas tradicionais na hora de criar contratos: o Apresentamos o Geração de Documentos para eSignature. Essa nova funcionalidade do Docusign eSignature economiza o tempo dos funcionários, reduz o trabalho manual e gera contratos com aparência profissional sem sair do fluxo de trabalho do aplicativo. As equipes podem inserir campos de dados dinamicamente a partir de modelos para personalizar documentos em escala, depois enviar com facilidade os documentos e solicitar assinaturas usando seu processo padrão.

A configurar do Geração de Documentos é fácil. O Assistente de Modelos Docusign para Word te ajuda a criar e inserir os campos de dados apropriados para indicar as informações que precisam ser coletadas antes do envio. É possível configurar regras condicionais para ocultar ou exibir conteúdo com base nos dados coletados, o que significa que um único modelo pode ser usado de várias formas diferentes. Depois do upload do modelo, qualquer pessoa em sua organização pode usá-lo como um ponto de partida para gerar novos contratos. Essa abordagem centralizada de modelos torna a criação e o gerenciamento muito mais eficientes.

O Document Generation para eSignature é a maneira mais simples de criar contratos novos com uma cara profissional e enviar para assinatura. Confira aqui uma breve visão geral de como isso afetará sua equipe:

• Acelere os fluxos de trabalho de envio: gere documentos personalizados diretamente no eSignature sem precisar de nenhum código. A API do eSignature adicionou novos recursos para dimensionar ainda mais esses esforços, extraindo dados automaticamente dos seus sistemas de registro.

• Eleve a experiência do signatário: garanta que cada contrato seja personalizado, formatado adequadamente, fácil de ler e com a identidade de marca correta.

• Simplifique a implementação: adapte um único modelo para vários usos com lógica condicional. Por exemplo, quando a localização geográfica de um signatário é preenchida em um modelo, o eSignature pode ser configurado para responder a essas informações, incluindo o idioma específico do país no contrato.

• Reduza os riscos de conformidade: crie documentos com linguagem e aparência consistentes, minimizando as cópias ad hoc e simplificando a conformidade com os padrões legais ou do setor.

Documentos personalizados mais rápidos e simples para cada equipe

Qualquer linha de negócios que crie e envie um grande volume de contratos personalizados pode otimizar seu trabalho com o Document Generation para eSignature. 

Em diferentes setores e departamentos, as empresas podem usar o Document Generation para eSignature a fim de economizar tempo em seus fluxos de trabalho de envio e elevar a experiência do signatário:

• As equipes de RH podem usá-lo para criar documentos de integração mais simples e uniformes, cartas de oferta de nível profissional e comunicações internas personalizadas para os funcionários.

• As instituições educacionais podem otimizar a documentação de subsídios e bolsas de estudo para alunos e a papelada de doação para doadores. 

• As organizações financeiras e de seguros podem atenuar os problemas dos clientes com contratos de empréstimo, documentação de hipoteca e formulários de seguro. 

Se a criação de contratos personalizados para assinatura fizer parte do seu fluxo de trabalho diário, o Document Generation para eSignature ajudará. Fale com um de nossos especialistas em Docusign eSignature ou confira o guia de suporte para saber mais sobre o Geração de Documentos hoje mesmo!