Como a assinatura eletrônica reduz custos no departamento de vendas?

Apesar de ser chave ao sucesso de uma organização, o processo comercial gera uma série de despesas que, se não controladas, reduzem a margem de lucro e a competitividade do negócio. Diante desse desafio, a assinatura eletrônica no departamento de vendas surge como um instrumento fundamental de celeridade, redução de tempo e diminuição de custos.

Em cada venda, entra em cena uma multiplicidade de processos “analógicos”, como impressões de catálogos, gastos com deslocamento em visitas, remessa de contratos, chancelas notariais, entre outros procedimentos que podem inviabilizar qualquer atividade. Toda essa dinâmica começa com o uso do papel, que “amarra” a área comercial a burocracias que poderiam ser evitadas se todo o ciclo de vendas se desse em âmbito digital.

Mas como fazer essa transição para vender com assinatura eletrônica? Em termos práticos, onde se dá a redução de custos no uso dessa tecnologia no processo de vendas? Abaixo, você confere os principais pontos de economia em uma empresa que implementa esse passo imprescindível de transformação digital!

Redução de custos com papel, toners, materiais de escritório etc.

A assinatura eletrônica no departamento de vendas é fundamental porque reduz custos operacionais em sintonia com o aumento de receitas, o que significa ampliação do lucro líquido.

No mercado imobiliário, são muitos os que precisam alugar um imóvel, mas não têm tempo para sair do trabalho no meio do expediente para visitar unidades ou assinar contratos. O mesmo raciocínio se aplica aos clientes de um escritório de advocacia, contabilidade, serviços de telecomunicações etc. Estamos falando, nesse primeiro caso, de aumento de clientes por conta da comodidade da assinatura eletrônica.

Mas há o outro lado, o de diminuição de despesas. O que dizer, por exemplo, do volume de papéis que circula dentro de um estabelecimento de ensino? São boletins de notas, declarações de matrícula, documentos de ajuste com fornecedores e, é claro, contratos de prestação de serviços com os estudantes.

Quanto em papel, toners, compra e manutenção de impressoras, caixas-arquivo e salas de guarda de documentos é gasto em uma escola anualmente?  Pior, quanto esse soterramento de processos analógicos pode prejudicar a produtividade da empresa? A assinatura eletrônica no departamento de vendas é um caminho inevitável para estancar esse vazamento financeiro.

Economia de tempo no trabalho da equipe

A Caixa Seguradora, ramificação do setor securitário da Caixa Econômica Federal, percebeu que o tempo de espera para conclusão de negócios tira a paciência do cliente e prejudica a finalização dos contratos.

Antes da venda com assinatura eletrônica, as equipes da Caixa precisavam contatar o cliente para comparecer a uma agência física e assinar documentos de contratação. Estes eram posteriormente remetidos por malote a todos os departamentos envolvidos no processo. Nesse caminho havia extravios, gastos extras e muito tempo perdido (de ambas as partes).

Com a assinatura eletrônica no departamento de vendas, os antigos 8 dias para conclusão do contrato foram reduzidos para apenas 1 dia útil. Com isso, todos os processos internos foram agilizados, o que representou aumento significativo na produtividade da equipe.

Diminuição da necessidade de deslocamentos para entrega de documentação

Vender com assinatura eletrônica é chave em uma era de mobilidade e computação em nuvem. Vamos tomar como exemplo o caso de um empreendedor que tenha aberto uma assessoria de serviços de marketing e publicidade.

Seja MEI ou PME, após a captação, será inicialmente necessário agendar reuniões com os possíveis clientes, a fim de apresentar seus serviços de branding, marketing digital, estratégias promocionais etc.

Por si só, essa etapa do negócio já é um obstáculo, dado que é complicado reservar um horário na agenda de diretores. Por outro lado, se a apresentação for feita a um subordinado, resta saber quanto dela chegará aos ouvidos da direção.

Após semanas de espera, o “sim” da empresa-cliente gerará, automaticamente, uma sucessão de fases burocráticas que envolvem envio por e-mail da minuta de contrato de prestação de serviços, remessa das vias a serem assinadas (via postal ou por motoboy), condução do contrato assinado aos serviços notariais e, por fim, entrega de cada uma das vias aos interessados.

Perceba quantas “viagens” todos esses papéis fizeram ao longo de semanas. O custo desse deslocamento está nas despesas com Sedex, serviços de motoboys, tabeliães, além, é claro, no longo tempo perdido, que desvia o foco da empresa para burocracia (e aumenta a chance de desistências). Entendeu por que a assinatura eletrônica no departamento de vendas derruba seus custos?

Gasto menor de tempo em análises e tomada de decisões

Se os processos são enxugados, o tempo de conclusão dos negócios é reduzido e atividades puramente burocráticas (como as citadas acima) são suprimidas. Assim, a empresa ganha mais tempo para analisar resultados e tomar decisões com maior consciência. É o que houve com a CVC.

Maior operadora de turismo do Brasil, a CVC, até pouco tempo, gastava cerca de 14 páginas de contrato para cada cliente. Essa dependência do papel, além de cara e morosa, impedia o trabalho com análise de dados, já que quase tudo ficava restrito ao plano físico.

Com a implementação da assinatura eletrônica, o cliente passou a assinar o contrato via e-mail, a qualquer hora do dia. A empresa, por sua vez, firmou as bases para que todos os processos passassem a ser digitalizados.

No caso da CVC, vender com assinatura eletrônica deu agilidade, eficiência e inteligência (pela análise de dados) para melhor tomada de decisão.

Redução da incidência de erros nas operações/extravios

Se toda a informação que trafega em sua empresa circula em âmbito digital, as duplicidades no preenchimento de cadastros são eliminadas. Um ERP [todo mundo sabe o que ERP é?] pode ser implementado para automatizar procedimentos, além de homogeneizar a gestão do conhecimento em sua empresa.

Como consequência dessa transformação digital aberta pela assinatura eletrônica no departamento de vendas, temos a diminuição dos erros por ruídos de informação e, principalmente, o fim dos extravios.

Por exemplo, se você insiste em guardar todos os seus contratos imobiliários em pastas, que por sua vez vão se acumulando em caixas (e posteriormente em salas), as possibilidades de perda de documentos são enormes.

Considerando que cada via é única em um contrato físico, se houver extravio, a empresa terá de assinar um novo contrato (ou, se isso não for possível, ficará vulnerável juridicamente). Vender com assinatura eletrônica significa ter multiplicidade de cópias originais, já que uma matriz fica na nuvem e pode ser replicada quantas vezes for necessário.

Assim, assinatura eletrônica no departamento de vendas derruba custos diretos e indiretos (como os decorrentes de extravios).

Redução de custos envolvendo a comunicação

O ciclo de vendas envolve custos com telefonia, videoconferências, reuniões, remessa postal de documentos etc. Quem adota a dinâmica de vender com assinatura eletrônica reduz a pressão sobre os custos da empresa com comunicação, o que também aumenta a margem de lucro na apuração de resultados do exercício.

É importante destacar, por fim, que todos esses resultados dependem da escolha de uma plataforma robusta, flexível em múltiplos canais e com alto grau de segurança, como a plataforma que faz parte da  Agreement Cloud da Docusign, que vai além da assinatura eletrônica, respondendo pela otimização de todo o processo de gestão de documentos de uma empresa.

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