Automatização de processos: o que é e como fazer na sua empresa?

O seu negócio já utiliza automatização de processos para melhorar o rendimento do trabalho? Com o decorrer do tempo, é natural que o fluxo de informações de uma empresa aumente significativamente e seja necessário lidar com muitas demandas todos os dias. Isso afeta a produtividade da equipe, uma vez que diversas atividades ainda são executadas de modo manual.

É nesse ponto que a procura por tecnologias capazes de otimizar as práticas cotidianas tem se tornado crescente. Nesse sentido, a automatização de processos é essencial para agilizar o trabalho das empresas e garantir mais competitividade no mercado.

Continue conosco para saber mais detalhes sobre o tema e como implementar esse processo na sua empresa.

O que é automatização de processos?

Automatizar processos equivale a otimizar a gestão do tempo, já que você transfere todo o esforço operacional para ferramentas, como softwares e outras aplicações de natureza digital. Dessa forma, os colaboradores da organização ficam livres para executar atividades mais estratégicas e interessantes para os negócios.

E como isso funciona?

Com a ajuda de um software de automação, é possível integrar sistemas que respondem de maneira automatizada a determinados estímulos predefinidos por meio de programação. Assim, você automatiza tarefas repetitivas e as torna independentes do trabalho executado por pessoas.

Em um exemplo prático, podemos citar o processo de vendas, no qual para cada nova compra fechada era necessário criar uma linha contendo os dados do cliente na planilha de cadastros. Isso se repetia muitas vezes, de forma cíclica, ao longo do dia, causando exaustão nos operadores, a ponto de levar à perda de informações ou erros no cadastro.

Ao automatizar esse tipo de tarefa, o cadastro é atualizado automaticamente por robôs, não importando o número de vendas realizadas, sem cansaço e sem erros.

Por que é importante investir em automatização?

O exemplo que acabamos de descrever demonstra a dependência de sistemas digitais cada vez maior nas empresas como forma de gerir dados, acessando informações em tempo real. Ademais, conforme aumentam as demandas de trabalho, mais ineficientes e obsoletos os processos manuais se apresentam. E isso dificulta a competitividade das empresas.

Com a automatização dos processos, as organizações podem mudar seu foco, deixar de lado a execução manual de tarefas e criar fluxos de trabalho muito mais aperfeiçoados e eficientes. Com isso, agregam valor aos negócios.

Assim, em suma, o principal escopo da adoção da automatização de processos nas empresas é reduzir a atuação humana nas tarefas operacionais. Dessa forma, o seu time pode se dedicar mais ao conteúdo estratégico e melhorar sua eficiência, conseguindo:

• diminuir custos;
• reduzir falhas;
• aumentar a agilidade;
• melhorar a produtividade;
• aprimorar a comunicação entre áreas distintas;
• identificar gargalos;
• centralizar as informações e outras ações.

Com esses benefícios da automatização, as atividades da empresa se tornam mais organizadas e enxutas. Você e a sua equipe podem eliminar o risco de atrasar projetos por não identificar os responsáveis pelas etapas, por acessar informações desconexas e outros entraves.

Quais ferramentas usar para automatizar procedimentos?

São muitas as possibilidades de escolha de ferramentas para automatizar processos nas empresas, dependendo do objetivo e das suas demandas. Em cada um dos setores da organização existem mecanismos específicos, como:

• automação de marketing: usa ferramentas para otimizar estratégias de captação e retenção de leads;
• automação de vendas: as ferramentas dispensam total ou parcialmente o contato de potenciais clientes com pessoas do setor de vendas;
• automação de propostas: é indicada especialmente para equipes comerciais que precisam otimizar as complexas planilhas desenvolvidas para prospecção;
• automação financeira: é um tipo de automação usado para melhorar a visualização de métricas e de controle financeiro da empresa;
• automação de contratos: serve para gerar, imprimir e arquivar documentos de maneira eficiente, flexível e segura.

Confira, a seguir, de forma resumida, algumas das ferramentas que podem ser usadas na sua empresa para automatizar processos.

RPA (Robot Process Automation)

Seu significado é automatização de processos por robôs, uma tecnologia que automatiza as tarefas repetitivas e rotineiras. O RPA facilita essa execução de maneira automática e totalmente segura, de ponta a ponta.

Chatbots

Essa é uma forma de comunicação semelhante ao contato humano. Um robô interage por meio de chat nas redes sociais ou no próprio site da empresa. Os chatbots são programas aptos a reproduzir uma interação similar à humana.

Eles permitem que se faça um atendimento personalizado por tempo integral e sempre disponível às demandas dos clientes. Vale dizer que a inteligência artificial torna esse tipo de contato ainda mais próximo das pessoas, facilitando o aperfeiçoamento da comunicação em cada interação nova.

BPM

Os BPMs (Business Process Managment Systems) são soluções tecnológicas usadas para proporcionar melhores resultados nos negócios. Com eles, as empresas podem definir, mensurar, executar, avaliar e otimizar cada um de seus processos.

É uma ferramenta desenvolvida com foco em pessoas, aprimorando e facilitando sua usabilidade pelos colaboradores da empresa. Assim, seu bom funcionamento depende muito das informações inseridas no sistema e de como isso é feito. Por isso, aumenta a importância do trabalho humano tanto quanto a tecnologia responsável pela automação das tarefas.

CLM

Poupe tempo e reduza falhas automatizando o ciclo de vida dos contratos da sua empresa. Você pode gerar documentos, melhorar o fluxo de trabalho e centralizar os dados. Processos que envolvem aspectos contratuais podem custar caro e se mostrar complexos e ineficientes, porém, com o CLM da DocuSign, tudo fica mais rápido, fácil e sem riscos.

Estamos falando de um software de gestão de ciclo de vida de contratos. Você organiza melhor, automatiza todo o trabalho complexo e elabora o conteúdo dos acordos. Ele proporciona, ainda, a customização dos contratos com poucos cliques, contribuindo muito para a produtividade da equipe.

Além de tudo isso, você pode enviar e assinar documentos em qualquer lugar e de qualquer dispositivo com o DocuSign eSignature diretamente do DocuSign CLM. Com apenas alguns toques em seu tablet ou smartphone e tudo está resolvido.

Essas são apenas algumas das ferramentas usadas em processos de automatização adotadas por empresas que decidem melhorar seu desempenho e eficiência do trabalho diário.

Como implementar a automatização de processos?

Para quem está começando a implementar a automatização de processos da organização, é importante fazer um levantamento das tarefas desempenhadas pela equipe. Além disso, identifique as que já são automatizadas, se for esse o caso.

O passo seguinte é reconhecer quais procedimentos são feitos de forma manual e que refletiriam melhor na qualidade da entrega aos clientes se fossem automatizados. É fundamental partir do princípio de que todo investimento feito visa um retorno com a máxima rapidez possível. Sendo assim, uma maneira de realizar esse intuito é colocando o foco no cliente, a fim de garantir sua conversão.

Isso pode ser feito por meio de um software ERP, por exemplo. A ferramenta permite automatizar processos por meio da informatização dos procedimentos e de todos os dados referentes ao seu negócio.

Os setores da empresa podem ser conectados, possibilitando o armazenamento de novas informações no sistema e acesso por todos os envolvidos. É possível, ainda, emitir boleto bancário e nota fiscal automaticamente e ficar livre de cálculos manuais sem fim, para manter o devido controle e planejamento financeiro.

Por que escolher a DocuSign?

A automatização de processos pode otimizar inúmeros modelos e áreas de um negócio. Então, se você está procurando pela melhor alternativa, a DocuSign pode atender às suas expectativas oferecendo ferramentas personalizáveis e com mais facilidades de interação.

Uma das vantagens da nossa plataforma é a possibilidade de integração total com diversos aplicativos e programas, além da assinatura no próprio app. Para quem usa Google, Apple, Netsuite, Salesforce, pacote Microsoft Office, Dropbox ou outros inúmeros apps, é possível criar, assinar, enviar, monitorar e retornar documentos com diversos formatos.

Ao optar pela automatização de processos, você executa todas essas tarefas de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do planeta e a qualquer hora, de forma ágil, livre de burocracias e com total segurança. Assim, além de poupar tempo, ao optar por um único local para armazenar dados, centralize as informações e reduza riscos de invasões e repetições.

Dando seguimento ao assunto para transformar seu negócio, saiba como usar fluxos de trabalho digitais!