Automação de fluxos de trabalho com uso de assinaturas eletrônicas

Fluxos de trabalho de documentos digitais e tecnologia de assinatura eletrônica podem economizar centenas de horas por ano em gerenciamento de contratos. Se sua organização ainda estiver criando documentos do zero e depois ficar dependendo de signatários em um fluxo de trabalho para enviarem manualmente o documento para o próximo signatário, pode ter chegado a hora para um upgrade.

Com um sistema considerado o melhor da classe, um fluxo de trabalho automatizado de assinatura de documentos é fácil de configurar. Quando estiver pronto, qualquer usuário aprovado poderá criar um novo documento inserindo detalhes importantes em um formulário. O documento será então enviado automaticamente à primeira pessoa que precisar autorizá-lo e a cada pessoa subsequente quando uma assinatura for recebida. Também criará um registro de quem assinou e que horas, para que você sempre saiba o status de um documento.

Automação de fluxos de trabalho com assinaturas eletrônicas

Distribuição de documentos em massa para serem assinados

Você não redige os documentos mais importantes da sua organização catando milho, uma tecla de cada vez. Então, porque distribuí-los para um destinatário de cada vez? O sistema certo de gerenciamento de documentos digitais tem a capacidade de enviar a centenas ou até milhares de destinatários de uma só vez. Ele também permitirá autenticar cada usuário por SMS, e-mail ou telefone. Cada documento terá um registro feito em cada etapa do processo, da abertura à assinatura. E, assim que o processo de assinaturas estiver concluído, uma cópia do documento final será enviada ao destinatário e armazenada internamente.

A distribuição de documentos em massa é essencial para simplificar os fluxos de trabalho. Aqui estão apenas alguns exemplos de processos que se beneficiarão da distribuição em massa:

• Avisos de RH que precisam de confirmação de recebimento

• Envio de ofertas promocionais a diversas organizações

• Distribuição de formulário de inquilinos

Crie documentos mais rapidamente com modelos 

Nem todo documento precisa ser uma obra de arte. Na verdade, é melhor que não sejam. Para economizar tempo e dinheiro, chegue ao fim da linha com um modelo. O sistema certo de assinatura eletrônica deve fornecer a você uma grande biblioteca de modelos de documentos.

Os modelos tornam a elaboração de documentos rápida e fácil. Tudo que você precisa fazer é personalizar alguns campos importantes e estará pronto para assinar. Alguns exemplos de casos de uso de modelos são:

• Declaração de trabalho (SOW)

• Contrato de não divulgação

• Solicitações de aprovação de orçamento para eventos sem fins lucrativos

• Cartas de contratação legal de advogado

• Declaração de sintomas da COVID-19 do departamento de RH

Automatize a cobrança de pagamentos 

E se você pudesse ser pago por uma negociação assim que o contrato fosse assinado? Um sistema de assinatura eletrônica melhor da classe pode incorporar um processador de pagamento on-line para incluir a opção de prosseguir diretamente para o pagamento. Ele também automatizará e-mails de lembrete para assegurar que seus clientes se lembrem de pagar no prazo. 

Com a combinação certa de assinatura eletrônica e pagamento eletrônico, os signatários podem pagar imediatamente com cartões de crédito, cartões de débito, fazer pagamentos diversos. Você também é capaz de configurar quais tipos de pagamento aceita, dependendo das necessidades de seu negócio.

Utilize integrações de plataformas 

Um sistema de gerenciamento de documentos digitais melhor da classe não existe em um vácuo. Ele é configurado para se integrar de forma harmoniosa a dezenas de aplicativos e sistemas úteis para permitir que você consolide dados e aja independentemente de qual aplicativo ou sistema está usando no momento. Com o sistema correto instalado, você pode:

• Integrá-lo a produtos Microsoft para permitir que você realize negócios de seus aplicativos Microsoft favoritos, incluindo o Outlook, o Word e o SharePoint 

• Integrá-lo ao Salesforce para distribuir, assinar e gerenciar contratos de vendas sem sair do Salesforce

• Integrá-lo ao Google para assinar, enviar e gerenciar documentos com os produtos Google que você já está usando

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