Assinatura eletrônica: 6 perguntas frequentes sobre o assunto

“Assinatura eletrônica perguntas frequentes”. Quantas vezes você já digitou essa expressão em busca de informações sobre esse modelo digital de autenticação de documentos que vem dando agilidade e eficiência a inúmeras empresas?

De fato, a assinatura eletrônica já é bastante utilizada pelas organizações, porém, ainda gera questionamentos aos gestores que estão começando a usar a ferramenta. Que tal tirar todas as suas dúvidas sobre o tema a partir de agora? Continue a leitura!

1. Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Assinatura eletrônica é o nome dado a um processo de autenticação que utilize os meios computacionais para confirmação de autoria e da integridade do documento. Dentro desse gênero estão diversos tipos de autenticidade, como por certificação digital, login e senha, biometria, reconhecimento facial e até digitalização de firma manuscrita.

Aliás, basta digitar nos buscadores “assinatura eletrônica perguntas frequentes” e você verá que uma das dúvidas mais comuns no Brasil ainda é a diferença entre assinatura eletrônica e digital.

Já a assinatura digital é uma assinatura eletrônica que utiliza um certificado aquela produzida com o uso de chaves criptográficas (a partir de um certificado digital), capaz de gerar uma sequência lógica de algoritmos que associa, de forma única, o autor a cada documento por ele assinado.

Atualmente, o modelo de assinatura digital mais utilizado é o assimétrico, no qual existem duas chaves coligadas, uma sigilosa e outra pública. Enquanto uma é responsável pela codificação das mensagens, a outra as decodifica. Uma vez que a assinatura digital esteja afixada, basta uma simples tentativa de adulteração para que a autenticação seja “quebrada”.

2. Como a assinatura eletrônica funciona na prática?

O procedimento de assinatura eletrônica é bastante simples. Basta acessar a plataforma (que possui recursos de segurança de nível bancário), ingressar com seu login/senha e você será encaminhado à interface principal.

Lá, basta fazer o upload do documento, fixar a imagem de sua assinatura (pela importação do arquivo gráfico armazenado em nuvem ou pela assinatura no próprio tablet ou até escolher uma fonte já criada no sistema) e, por fim, marcar os locais em que outros interessados deverão assinar.

Em seguida, um e-mail é disparado aos demais signatários, com o link para que eles também concluam o processo de autenticação. Viu como é simples?

3. Até onde vai a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Muitos gestores ainda têm dúvidas quanto à validade jurídica da assinatura eletrônica. Analisando os resultados do Google com a palavra-chave “assinatura eletrônica perguntas frequentes”, verifica-se que as questões legais estão no topo das pesquisas, o que é até surpreendente se nos lembrarmos de que esse formato de chancela vale no Brasil há quase 20 anos.

O marco legal da assinatura eletrônica advém da edição da Medida Provisória 2.200/2001-2, principalmente pelo artigo 1º e pelo § 2º do artigo 10:

Vale lembrar que a obrigatoriedade de conversão das MPs em lei veio através da Emenda Constituição nº 32/2001, de 11/09/2001. Como a MP 2.200/2001-2 é de 24/08/2001, esta continua em pleno vigor, sem necessidade de transformação em lei.

Não obstante essa permissão legal explícita, outras ratificações apareceram ao longo dos anos em nossos diplomas legais, confirmando a validade desse modelo informático de autenticação. Destacam-se, nesse sentido:

• Lei Federal nº 11.419/2006 (que trata da informatização do processo judicial);

• Resolução nº 294/2013 do Conselho Nacional dos Seguros Privados (que ratificou a validade dos contratos eletrônicos de seguro);

• Decreto nº 8.539/2015 (uso de meios eletrônicos no processo administrativo).

4. Como fazer a gestão de documentos em uma plataforma de assinatura eletrônica?

Essa é uma das dúvidas mais comuns nas pesquisas “assinatura eletrônica perguntas frequentes”, uma vez que muito se fala sobre a utilidade desse tipo de plataforma para além da autenticação de documentos.

Soluções de ponta em gestão de documentos (como a oferecida pela Docusign, por exemplo), contam com um painel de controle por meio do qual é possível acompanhar todo o ciclo de vida de um documento. Se as vias já foram assinadas por você, se o link de autenticação já foi aberto pelos seus sócios, se estes já firmaram os contratos, enfim, todos os passos de seus arquivos mais importantes podem ser rastreados a qualquer hora. Há, inclusive, a possibilidade de inserção de lembretes e notificações automáticas.

5. O que garante a segurança de uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica da Docusign tem, em sua própria razão de existir, o objetivo primordial de ampliar a segurança nas transações entre pessoas físicas e empresas, considerando, principalmente, a fragilidade da assinatura manuscrita. Vamos entender um pouco sobre esse tema recorrente nas pesquisas de “assinatura eletrônica perguntas frequentes”.

Uma plataforma de assinatura eletrônica é revestida de recursos de criptografia. O acesso pode ocorrer por login/senha, por biometria, SSO, ou ainda, com o auxílio de camadas adicionais de segurança (como autenticação de dois fatores, que garante o envio de um código de confirmação ao celular do usuário).

Já na assinatura eletrônica, inúmeros elementos são utilizados simultaneamente para confirmação de autoria. Na autenticação biométrica, por exemplo, são as características físicas exclusivas de um indivíduo (digital ou reconhecimento facial, apenas para citar algumas formas) que garantem a comprovação de subscrição. Tudo isso aumenta exponencialmente seu nível de segurança em cada operação.

6. A quais documentos essa autenticação pode ser aplicada?

A legislação não faz qualquer restrição desse meio de autenticação, de forma que é possível utilizar a assinatura eletrônica para chancelar a autoria de qualquer documento, como:

• contratos de prestação de serviços (TV a cabo, celular, link dedicado);

• formulários trabalhistas;

• receitas médicas;

• relatórios de saúde;

• folha de pagamento;

• Matrícula escolares;

• operações bancárias;

• contratos de fornecimento de insumos;

• prestação de serviços contábeis

• contrato de compra e venda;

• entre muitas outras situações.

Se você chegou a este artigo, é porque provavelmente também digitou no Google “assinatura eletrônica perguntas frequentes”. Mas, uma vez que suas dúvidas foram sanadas, é hora de dar um passo a mais: entre em contato conosco agora ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign descubra como esse modelo de autenticação pode redesenhar o ritmo de seu negócio!