Análise documental: tenha maior agilidade em seus processos

A análise documental — ou análise contratual — é uma etapa que deve ser incluída em todo processo de negociação. Inclusive, quando negligenciada, pode trazer riscos jurídicos, operacionais e financeiros para as partes envolvidas.

Em um processo de compras, por exemplo, é comum que haja um pacto contratual entre contratante e contratado, no entanto, muitas empresas não realizam a etapa de análise documental/contratual, o que pode gerar problemas. 

A prática de usar modelos de contrato disponíveis na Internet é bastante disseminada. Mas isso é visto por advogados e especialistas como uma ação que causa transtornos, especialmente em caso de descumprimento das cláusulas.

O que você precisa ter em mente é que cada contrato conta com cláusulas específicas e particularidades associadas às obrigações assumidas e diretrizes de cada negociação. 

Dessa forma, a análise documental/contratual permite que as partes alinhem as expectativas e ajustem os processos para que eles estejam adequados aos seus interesses.

Neste artigo, você terá acesso a um panorama sobre o assunto. Além de entender o que é e qual é o objetivo da análise documental, veja a sua importância e como fazê-la.

O que é análise documental?

A análise documental pode ser definida como um processo minucioso de análise, revisão e interpretação de documentos, focada especialmente em contratos. Durante esse processo, são analisados contratos, anexos, documentos e demais informações que permitem verificar a sua autenticidade e compreender o contexto em que estão inseridos.

Qual é o objetivo da análise documental?

O foco dessa atividade de análise está na verificação da sua validade e na identificação de riscos e oportunidades para as partes envolvidas. Assim, por meio dela, é possível avaliar se um contrato cumpre os requisitos legais, e se as cláusulas podem causar problemas ou dificuldades de interpretação no futuro — especialmente se surgirem dúvidas ou impasses entre contratante e contratado.

A análise se torna um processo que ajuda na garantia da segurança, clareza e equidade em um contrato, assegurando que os direitos e as obrigações dos envolvidos estejam definidos e sejam equilibrados.

Qual é a importância da análise de contratos?

A análise de contratos — ou análise documental — é um processo que desempenha um papel relevante na mitigação de riscos, na proteção dos interesses das partes e na resolução de eventuais disputas. 

Ou seja, por meio dela, são identificados possíveis riscos legais, financeiros e operacionais, de modo a assegurar que as partes cumpram suas obrigações ao mesmo tempo em que os interesses individuais permaneçam protegidos.

Com ferramentas como o sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) da Docusign, é possível reunir as equipes e mantê-las na mesma página para que avaliem contratos mais rapidamente. 

Ao automatizar o encaminhamento de acordos para revisão, você tem o controle da versão detalhada do documento e completa as revisões de forma ágil - com os usuários sendo notificados a cada comentário e tarefa e conseguindo agir por e-mail e Slack

Quais são as etapas da análise documental?

Para conhecer as etapas da análise documental, inicialmente, você precisa entender qual é a função do contrato nas relações entre as partes — seja ele de prestação de serviços ou de processos de compra e venda de mercadorias. 

De forma objetiva, o instrumento pode ser definido como um documento legal que ampara, de forma administrativa e jurídica, o objeto da negociação.

É o contrato que conduz a realização de uma transação comercial, determinando como ela deve ser feita e apontando quais serão as sanções pertinentes se alguma das partes descumprir as cláusulas que foram previamente estabelecidas. Portanto, ele tem o objetivo de promover o cumprimento do que foi estipulado na negociação e de proteger os envolvidos.

Do ponto de vista empresarial, aliás, não basta que uma organização tenha um processo de gestão eficiente. É necessário também fazer a análise do contrato de modo efetivo, o que torna mais fácil a negociação com clientes e fornecedores. A seguir, confira quais são e como funcionam as etapas dessa análise!

Leitura atenta do documento

A primeira etapa envolve a leitura atenta e minuciosa do documento que está passando pelo processo de análise. Além de compreender a linguagem, é necessário esclarecer todos os termos técnicos e os anexos eventualmente atrelados ao documento principal.

Identificação das partes

Depois, são analisadas a identificação e descrição das partes. Nesse ponto, é preciso haver clareza com relação aos dados que estão colocados no documento e checar se eles são suficientes para identificar o indivíduo ou a empresa aos quais se referem.

Análise das cláusulas

Provavelmente, essa é uma das etapas mais complexas e demoradas, já que consiste na leitura e na análise individual de cada cláusula do contrato. É preciso ler, compreender e entender como cada uma se traduz em termos práticos.

Verificação da conformidade legal

O quarto ponto de atenção é a verificação da conformidade legal. Nesse estágio, o suporte de um profissional da área jurídica se mostra necessário. A análise de conformidade avaliará se o documento foi elaborado em consonância com a legislação em vigor.

Elaboração do relatório

Concluída a análise, será elaborado um relatório no qual serão descritas as principais conclusões e recomendações que podem contemplar a remoção ou a reescrita de cláusulas para fins de adequação.

É válido salientar que, dependendo do tipo e da complexidade do documento que será analisado, ele pode ser estudado pela própria parte interessada, caso ela tenha conhecimento técnico suficiente. Em documentos mais complexos, determinados profissionais - como advogados, contadores ou consultores - podem auxiliar.

Ao utilizar ferramentas de CLM com as da Docusign, você gerencia os contratos de um só lugar. Consegue também armazenar os documentos em um repositório central e pesquisável com controles de permissão.

Quais são os tipos de documentos para a análise?

Há uma série de documentos que podem passar pela etapa de análise documental. A seguir, destacamos alguns deles. Conheça:

• contratos em geral, como acordos com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores

• documentos societários, como atas de reuniões e alterações contratuais

• contratos individuais de trabalho e outros documentos de Recursos Humanos (RH)

• documentos financeiros em geral, como balanço patrimonial e demonstrações do fluxo de caixa

• políticas internas na empresa, como código de conduta, política de qualidade e plano de resiliência cibernética

• manuais de procedimentos, como instruções para a realização de tarefas e processos internos

• relatórios técnicos e estudos sobre produtos, mercado, processos e projetos

O que deve ser observado na análise documental?

Para a análise de contrato ser feita corretamente, é preciso que você observe alguns pontos essenciais. Veja, a seguir, quais são.

Partes

Geralmente, essa é a primeira cláusula presente nos contratos. É nela que há a descrição de todas as informações relativas à identificação de quem está contratando e quem é contratado. Os dados principais que devem constar nessa parte abrangem:

• nome do contratante e do contratado

• endereço, estado civil e profissão das partes

• documentos (CPF e/ou CNPJ) de ambos

• qualificação do representante legal, quando existir alguém assinando por uma pessoa jurídica (PJ)

Essa cláusula é muito importante, uma vez que, se ocorrer algum erro ao redigir o documento, haverá brechas para problemas judiciais, como a alegação de invalidade. Portanto, uma análise de contrato bem-feita é um ativo essencial para que nenhuma falha ou problema aconteça em uma negociação de compra, por exemplo.

Prazos

Nessa parte do contrato, é preciso que estejam presentes diversas informações, como:

• cronograma e alterações (quando houver)

• prazo de entrega

• questões de atrasos

• vigência do instrumento e quanto tempo a relação contratual permanecerá

• vinculação do prazo a outras formas de pagamento ou penalidades

Em certos casos, o prazo do contrato é indeterminado. De qualquer maneira, é preciso que isso fique compreensível para que todos que assinam o documento estejam cientes de que pode ocorrer rescisão com aviso prévio.

Preço e condição de pagamento

Aqui, é necessário que você tenha muita atenção, pois existem muitos detalhes. Nesse trecho, deve-se fazer a análise de contrato de forma eficiente, uma vez que a parte fala sobre investimentos, meios de pagamento e datas do que foi contratado.

Tudo precisa estar claro para o contratante e o contratado. Por exemplo, em um contrato de prestação de serviços, é fundamental que haja dados, como:

• datas de vencimento

• valor

• modos de pagamento (à vista ou a prazo)

• como será o pagamento (em espécie, boleto, depósito, cartão de crédito)

Objeto do contrato

É muito importante estipular bem o objeto do contrato, quais são as obrigações, os deveres e os direitos de cada indivíduo que faz parte da relação contratual, bem como os compromissos assumidos, o prazo de validade do instrumento e as contraprestações e seus meios. Isso é fundamental porque evita que ocorram redações vagas e imprecisas, que em nada auxiliam no momento de esclarecer dúvidas para o cumprimento e a execução efetiva do contrato.

Cláusulas de rescisão

Todo contrato tem que evidenciar quais são as condições para que ele seja rescindido se uma das partes envolvidas não quiser mais continuar na relação contratual, e também os critérios para que isso aconteça. A intenção é dar orientações e apoio à parte que não deseja mais continuar, mas também é preciso proteger a parte contrária.

Essa é uma das cláusulas de contratos que mais criam trâmites judiciais — notadamente, quando uma companhia usa modelos de contrato encontrados na Internet que não são capazes de suprir as suas necessidades e nem das outras partes envolvidas no acordo.

Quebra do contrato

É preciso prever o que ocorre se houver inadimplência de quaisquer cláusulas contratuais, cumprimento parcial, quebra de compromissos, entre outros. Sendo assim, o documento deve apontar a cláusula penal em que constem penalidades pelo descumprimento contratual, de modo a assegurar que a parte que teve prejuízos já tenha garantido as providências que poderá utilizar contra o infrator.

Por que fazer a análise documental antes de assinar um documento?

Independentemente do tipo de documento que será assinado, a análise documental é uma etapa que deve ser considerada. Isso porque ela ajuda na compreensão dos termos, das cláusulas e  das obrigações, esclarecendo os direitos e as responsabilidades dos envolvidos.

Essa prática também mitiga riscos, já que ajuda a identificar possíveis problemas, como cláusulas inválidas ou ilegais. A medida ainda protege interesses, pois reduz a probabilidade de disputas futuras associadas a desentendimentos ou à falta de clareza contratual.

Somado a isso, a análise documental é recomendada porque permite que as partes pesem os "prós" e os "contras" antes de se comprometer. Como resultado, garante-se, assim, a assinatura de um documento justo e que protege os interesses de ambas.

Como usar a tecnologia para a análise documental?

A análise documental pode ser aplicada em diversas situações. Em geral, essa iniciativa é conduzida pela própria parte interessada ou por um profissional especializado. No caso das empresas, a tecnologia se torna uma grande aliada na otimização e qualificação dos processos.

Um software de gerenciamento de contratos, por exemplo, agiliza e automatiza a criação, a execução, a negociação e o armazenamento de um documento, além de permitir a assinatura de contratos on-line.

Agregando produtividade, esses sistemas minimizam as chances de extravios e atrasos causados pela burocracia na negociação, logística de envio, recebimento de papéis e tempo de espera por assinatura.

O Docusign CLM é uma solução interessante para as companhias que desejam aliar a gestão e análise de documentos com a tecnologia. A seguir confira os principais benefícios:

• Torna os negócios mais rápidos ao automatizar tarefas, gerenciar fluxos complexos e resolver os impeditivos de modo mais eficiente.

• Fortalece a conformidade, já que padroniza processos e aumenta a supervisão enquanto economiza o tempo da equipe jurídica.

• Impulsiona a inteligência nos negócios, pois acelera a revisão, descoberta das tendências e oportunidades e encontra respostas para questões críticas.

Ao implementar um CLM e uma plataforma de assinatura digital como a da Docusign, a sua empresa tem condições de acessar soluções que garantam agilidade, redução de custos e compliance para as transações que envolvam contratos. 

Independentemente do porte ou segmento de atuação do negócio, os contratos estão integrados à rotina das organizações, por isso, vale a pena considerar o uso de ferramentas que otimizem as tarefas.

A Docusign está pronta para te ajudar!

A Docusign oferece soluções que simplificam e aceleram o processo da análise documental, sempre buscando segurança nas operações. Com isso, a sua equipe ganha mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas. Isso ajuda a impulsionar o crescimento do negócio, sem negligenciar as etapas importantes da rotina de gestão.

Com a Docusign, você pode conquistar mais conformidade e segurança para os seus documentos, reduzindo custos operacionais, melhorando a experiência do cliente e aumentando a produtividade da sua equipe. Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos: invista na transformação digital do seu negócio e experimente os benefícios da Docusign.

Como você viu, a análise documental deve estar presente em qualquer relação contratual. 

Por mais simples que seja o documento, é preciso ter cuidado e atenção na hora de fechar um acordo. Com diligência e cautela, é viável garantir a segurança das negociações, otimizar a produtividade e reduzir custos, uma vez que os prejuízos financeiros - por conta de problemas dessa natureza - serão eliminados.

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