Tendências em gestão de contratos: documentos inteligentes, regulação de IA e mais

Publicado em 31/1/2014 e atualizado em 4/10/2024

A gestão de contratos percorreu um longo caminho desde o papel, a caneta e os armários de arquivo de metal. A gestão de contratos de hoje é mais rápida, fácil, inteligente e menos propensa a erros graças à digitalização. Se você está se perguntando o que vem a seguir na evolução dos contratos — a base de tantas operações e transações comerciais — este é um bom ponto de partida.

Neste conteúdo, exploramos vários desenvolvimentos que provavelmente impactarão a sua gestão de contratos de hoje, variando de colaboração aprimorada a um novo foco nos requisitos de responsabilidade corporativa e IA (Inteligência Artificial). Aqui estão as tendências para este ano e o que elas significam para o seu negócio.

1. Uso crescente de contratos inteligentes e nativos digitais

Se você lida com acordos em sua organização, sabe que a geração e negociação de contratos podem ser demoradas e ineficientes. A maioria das empresas segue o mesmo processo, começando com um arquivo .docx. Depois que uma parte cria um documento, a outra parte o marca e o devolve por e-mail. Esse processo, muitas vezes longo, continua até que a negociação seja concluída e o acordo seja convertido em um PDF. Essa mudança de formato geralmente representa o fim da negociação e finalização do acordo.

Além da ineficiência, esse processo tem várias limitações. Introduzidos no mercado há cerca de 30 anos, os PDFs estão se tornando relíquias. Eles exigem considerável personalização para se tornarem compatíveis com dispositivos móveis e não são suscetíveis a edições fáceis ou ao rastreamento de alterações — dois aspectos essenciais nos contratos. Hoje, as empresas precisam de um formato de documento - em especial, para acordos - com mais capacidades do que um arquivo fechado.

Felizmente, há uma mudança crescente no processo de geração e negociação de contratos, de PDFs estáticos para contratos legais inteligentes e nativamente digitais. Esses novos documentos existem em ambientes colaborativos na web, onde ambas as partes podem usar facilmente.

Por exemplo, as partes podem arrastar e soltar cláusulas em um acordo e conectar-se a fontes de dados como SAP ou Salesforce, permitindo a entrada de informações de contrato sem interrupções e atualizações na fonte após a assinatura. Ao vincular permanentemente contratos com os dados usados para gerá-los, os usuários podem recuperar informações valiosas atualmente perdidas no processo de geração de PDF. Em vez de assinar documentos com texto extenso, as partes irão interagir com formulários digitais, que são completos com interfaces de usuário superiores e disponíveis em todos os dispositivos para uma experiência moderna, envolvente e baseada em aplicativos.

2. Expansão da colaboração em contratos dentro das ferramentas já usadas

Ferramentas que facilitam a colaboração entre equipes tornaram-se ainda mais essenciais nos últimos anos. O Google Docs, por exemplo, é uma escolha cada vez mais comum para a geração de contratos. No próximo ano, graças às integrações com sistemas de gestão de contratos, veremos ainda mais trabalho de contrato ocorrer nas áreas onde as equipes já colaboram e trabalham, incluindo aplicativos como Zoom, Teams, Slack, WhatsApp, Microsoft Office 365 e Google Docs.

Essas integrações, com suas capacidades de login único, permitem acesso contínuo às funcionalidades do sistema de gestão de contratos e dentro dos aplicativos favoritos. À medida que mais organizações optam por aproveitar essas capacidades, o trabalho de contratação se tornará ainda mais colaborativo e conveniente para as equipes, especialmente aquelas que estão geograficamente distribuídas.

3. Uso da IA para aprimorar a negociação e os fluxos de trabalho após assinatura

A IA ainda não está pronta para redigir contratos por conta própria, mas pode ajudar a resumir acordos e acionar alertas com base na identificação de riscos e oportunidades. Isso, é claro, pode acelerar o processo de revisão de contratos. Durante as renovações, a IA também permite a atualização rápida dos termos do contrato. Hoje, algumas empresas estão experimentando o uso de chatbots com IA para negociações autônomas, liberando o pessoal para outras tarefas. Em 2024, à medida que a IA amadurece, isso pode se tornar mais popular para a negociação de acordos padrão, à medida que as organizações continuam a buscar maneiras de agilizar os fluxos de trabalho de contratos.

Modelos de aprendizado de máquina também podem ajudar as organizações a selecionar cláusulas que as contrapartes provavelmente aceitarão. Como poucas organizações têm métricas sólidas sobre como os termos e cláusulas dos contratos se correlacionam com sucessos ou falhas nos negócios, muitas lutam para encontrar as cláusulas mais apropriadas e eficazes. Uma vez que as equipes tenham a capacidade de extrair dados de acordos das plataformas usadas para gerar contratos, elas poderão determinar qual linguagem de contrato resulta em negociações bem-sucedidas.

Embora as capacidades de detecção para gestão de obrigações já existam, como a detecção de datas de expiração de contratos, o próximo passo é conectar-se a dados do mundo real. Então, a IA pode determinar o melhor próximo passo para um contrato com base em eventos reais que ocorreram, economizando dinheiro e reduzindo riscos.

4. Nova legislação abordando privacidade de dados e IA

Legisladores ao redor do mundo, do Brasil ao Japão, estão começando a elaborar regulamentos e diretrizes que informam como as empresas desenvolvedoras de soluções de IA devem lidar com dados de clientes e mais. Onde quer que você esteja no mundo, é essencial considerar cuidadosamente os riscos associados à tecnologia de IA. Ao contrário das gerações anteriores de tecnologia, agora, quando você está no mercado em busca de novas tecnologias, especialmente aquelas que utilizam IA, reserve um tempo para encontrar um fornecedor de soluções digitais respeitável e confiável. Mais do que nunca, é crucial perguntar quem teria acesso aos dados da sua empresa se você se associasse ao fornecedor, como eles pretendem usar as suas informações e se têm planos de anonimizar e desidentificar esses dados.

Não fazer a devida due diligence antes de assinar um acordo pode trazer sérias ramificações. Por exemplo, na União Europeia, o parlamento recentemente chegou a um acordo sobre as regras para seu inovador ato de IA. Embora a lei ainda precise ser aprovada formalmente em 2024, ela abre caminho para um padrão global para classificar o risco de IA, sujeitando as organizações a regulamentos de acordo com o nível de risco que seus sistemas representam. As empresas precisarão cumprir com requisitos como relatórios transparentes e penalidades por não conformidade. Houve uma série de projetos de lei de IA propostos nos EUA, mas eles não foram promulgados pelo Congresso.

5. Crescimento econômico inclusivo por meio de contratos

Trazer maior sustentabilidade, resiliência e inovação para as comunidades ao redor do mundo está cada vez mais na mente dos executivos de alto escalão. Com os contratos sendo uma parte essencial dos negócios, uma maneira de progredir em direção a esses objetivos é aumentando o acesso à tecnologia de contratos. Além disso, à medida que as pessoas ao redor do mundo continuam a depender de seus smartphones para comunicação empresarial, os provedores de tecnologia de contratos oferecerão novos recursos compatíveis com dispositivos móveis.

Essa tendência ampla é exemplificada por integrações com o WhatsApp, um aplicativo de mensagens com dois bilhões de usuários em mais de 180 países. Por exemplo, com a integração do Docusign com o WhatsApp, os usuários podem assinar e receber notificações sobre acordos dentro do WhatsApp, onde quer que estejam, a quase qualquer momento. A capacidade de gerenciar acordos na palma da mão facilita os negócios e traz o potencial de crescimento econômico para uma comunidade de novos usuários e proprietários de negócios que podem não ter acesso a laptops ou computadores de mesa.

6. Continuação da digitalização da verificação de identidade

Com tantos processos de negócios acontecendo online, processos de acordos como a verificação de identidade estão ganhando ainda mais força. Muitos contratos em segmentos como Serviços Financeiros e Recursos Humanos contêm informações sensíveis que são essenciais e precisam se manter seguras, incluindo números de contas bancárias e do Seguro Social. Governos ao redor do mundo, particularmente na União Europeia, recorrem à verificação de identidade digital para agilizar e simplificar a comprovação e autenticação de identidade.

Se a sua organização está interessada em implementar uma solução de verificação de identidade digital, reserve um tempo para pesquisar fornecedores. Provedores respeitáveis oferecem medidas de segurança robustas, incluindo criptografia como um PKI para autenticar usuários. Eles também oferecem uma experiência ao usuário excepcional, incluindo capacidades de SMS, para garantir que a sua tecnologia seja amigável e acessível.

7. Adoção crescente de tecnologia de contratos entre pequenas empresas

Frequentemente considerada uma solução apenas para grandes empresas, a gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) está cada vez mais em demanda em organizações de todos os tamanhos, até mesmo em PMEs. Em reconhecimento ao tamanho e às necessidades do mercado de PMEs — como unir partes interessadas ou implementar diretrizes de conformidade — os provedores de CLM estão se movendo em direção a uma abordagem mais modular, permitindo que os usuários comprem apenas os componentes de CLM que mais precisam.

Essa abordagem modular pode tornar a gestão de contratos viável com um orçamento mais limitado. As PMEs, por exemplo, podem obter capacidades de repositório e geração de contratos sem outros aspectos do CLM, como análise de contratos com IA, que podem não ser necessários para pequenas organizações.

8. Cumprimento dos requisitos de responsabilidade corporativa

Além da legislação de IA, a Europa também está lidando com novos requisitos para divulgar políticas de responsabilidade corporativa. Como as emissões da cadeia de suprimentos são frequentemente o maior contribuinte para a pegada de gases de efeito estufa de uma empresa, adicionar requisitos de sustentabilidade como adendos aos contratos de fornecedores ajuda as empresas a atingirem suas metas climáticas. As companhias europeias buscarão incluir cláusulas e adendos de responsabilidade corporativa em seus acordos e relatar como seus fornecedores estão aderindo aos requisitos de responsabilidade corporativa.

Da mesma forma, mais jurisdições nos EUA e em todo o mundo podem exigir que as organizações divulguem publicamente as emissões de gases de efeito estufa no futuro. Muitas organizações buscarão metas baseadas na ciência e nos compromissos climáticos em seus acordos com fornecedores no próximo ano para se preparar para o requisito.

Prepare sua empresa para este e próximos anos

A gestão de contratos é uma parte essencial da produtividade e da estratégia de transformação digital de qualquer organização, e estar à frente das tendências pode ajudá-lo a acompanhar as mudanças. Entre em contato com nossos especialistas para entender como a Docusign pode ajudar você em seus desafios de negócios.