Docusign for Salesforceで契約プロセスの効率化を実現した株式会社ニューズピックス

「経済を、もっとおもしろく。」を合言葉に、世界最先端の情報や厳選された経済ニュース、専門家による解説など豊富なコンテンツを配信する国内最大級のソーシャル経済メディア「NewsPicks」を運営・開発する株式会社ニューズピックス。各業界の著名人や有識者によるコメントと共にニュースを読めるのが特徴で、独自の切り口から話題の企業や人、商品にスポットをあてたオリジナルコンテンツはビジネスパーソンから高い人気を誇っています。

ニューズピックスが属するユーザーベースグループには、「経済情報で、世界を変える」というミッションを社員で共有するための "The 7 Values" という価値観があります。その一つ「Be free & own it - 自由主義で行こう」は、「一人一人が最高のパフォーマンスを発揮すること」が思想の根底にあり、服装や働く時間・場所に決まりがなく、個々の可能性を無限に引き出す環境を創出しています。 そして、新しいことにチャレンジし、プロアクティブに働ける環境が同社ビジネスの継続的な成長を支えています。ドキュサインの導入に関しても、社員の一声がきっかけで、現在ではニューズピックスからユーザーベースグループ全体へと利用が広がっています。

電子署名はあくまで手段。重要なのは使う人の利便性を向上させること

「弊社では、受注から売上の計上、コスト管理まで Salesforce を使っています。ドキュサインの電子署名を導入する前は、 Salesforce 内の契約内容をメールに転記し、署名してもらったものをキャプチャして Salesforce に添付していましたが、このプロセスをどうにか効率化したいと考えていました。"Salesforce と統合できる" ことがドキュサインを選んだ理由の1 つですが、一番重視していたことは、電子署名をどう既存のプロセスに組み込み、関わる人たちのフローをどう快適化できるか、ということです。電子署名はあくまで" 手段" でした」と語るのは、同社経営企画本部 部長の蒲原慎志氏。

全社の業務改革や業務基盤の構築等を担当している蒲原氏にとって「利用する人たちがスムーズに使えること」が大きなポイントでした。以前は、署名捺印のワークフローは別システムを使っていた同社ですが、ドキュサイン導入後は、システムを使い分ける必要がなくなり、社内でもすぐに受け入れられたそうです。 ドキュサインの製品は Salesforce をはじめ、Microsoft、Google、Slack といった 350 超の外部アプリケーションと連携しており、一から開発することなく容易に展開することができるのが特長です。つまり、ユーザーは普段使っているツールから直接ドキュサインの電子署名を使うことができるのです。

Docusign for Salesforce でストレスフリーな契約プロセスを実現

発注書や、業務委託契約、基本契約、個別契約などの多種多様な契約でドキュサインの電子署名を活用している同社。「メディアという特性上、コンテンツを作成するためにはライターやカメラマン、翻訳家などの協力が必要となり、それぞれ大量の個別契約が発生します。" プロピッカー" と呼ばれる、経済、ビジネス、医療といった各分野の専門的なコンテンツを発信するプロフェッショナルとの契約もあります。また、B2B の事業として広告事業も展開しており、対外的な取引のあるほぼ全ての部署でドキュサインの電子署名を利用しています」と蒲原氏は話します。

ドキュサインを導入する前、同社の契約プロセスは文書の作成、署名、管理といった各ステップに接続性がなく、マニュアル作業も多くありました。しかし、ドキュサインの電子署名を Salesforce と連携させることで、営業担当者はわずか数クリックで Salesforce から直接契約書を作成し、送信することができるようになりました。Salesforce の情報が契約書に自動的に取り込まれるので、誤った情報を記載してしまう等のヒューマンエラーの可能性は極めて低く、また、商談のステータスが自動で更新されるため、立場や部署が異なっても Salesforce 上で契約の状況がリアルタイムで確認できます。「メールを送ったのか、サインはもらったのか等のやり取りやマニュアル作業が必要なくなり、全て自動化されたことによって人為的ミスもなくなりました。以前は、契約書を送ったのに未送信の状態になっていることもありました」と振り返りながら、「電子署名を導入したことによって、コミュニケーションコストも削減できました」と蒲原氏は語ります。契約が締結されると、署名済みの契約書は Salesforce に自動的に保存され、商談のステータスも" 受注済" に変わります。

「営業部門など普段からドキュサインを利用しているスタッフ以外の、経理、法務、監査などのコーポレートスタッフも必要な時にすぐに締結済みの契約書にアクセスできるようになり、ファイリングされた紙の契約書を1 枚1 枚探す手間から解放されました。電子署名を既存のプロセスに組み込むことで、圧倒的な効率化と情報の一元化を実現でき、プロセスの統合と自動化の効果は絶大です」と付け加えます。

紙の契約書をデジタル化するだけでは終わらない

「契約書周りは整ってきましたので、規約への同意や申込みといった広義の契約・合意に関わる業務についても効率化を図っていきたいと考えています。ビジネスの多様化に伴い、契約・同意が必要なシーンも増えているので、幅を広げることで、たとえば新規事業を立ち上げる際のスピードをあげることができるのではないかと期待しています。また、電子署名により、契約書の作成から締結までのプロセスは自動化できましたので、契約ライフサイクルを進化させていきたいと思っています。例えば、法務レビューをもっと効率化させたり、サブスクリプションの更新を自動化したり、といったところです。ただ紙の契約書をデジタルに置き換えるだけでは終わりたくはないですね」と蒲原氏は今後の展望を語ります。