ドキュサインで推進する、ソフトバンクの電子署名の導入プロジェクト

通信事業を基盤に、さまざまな産業分野において最新技術を活用した革新的なサービスを創出するソフトバンク株式会社。社会インフラを支え、新しい価値を提供し続ける「社会で最も必要とされるテクノロジーカンパニー」を目指す同社は、電子署名の導入プロジェクトを推進し、2021年4月にはドキュサインの電子署名を全社展開。セキュアで利便性の高い押印電子化により、同社の業務改善プロジェクト「デジタルワーカー4000」をさらに加速させています。

「デジタルワーカー4000」とは

構造改革の切り札として、全社の業務効率化に向けて2019年に発足した4,000人分の業務時間創出に向けて取り組むプロジェクト。
ソフトバンクの働き方改革「Smart & Fun!」の実現を目標に、業務そのものを見直すことを目指し、既存の枠組みやプロセスにとらわれないゼロベースの発想で、RPA・AIなどのデジタルツールを活用しながら、業務プロセスの再定義、再設計を行っている。（「ソフトバンクニュース」より引用）

2021年4月から全社でドキュサインの電子署名を展開

ソフトバンク株式会社がドキュサインの電子署名を採用した経緯について、総務の由利 健太氏は、次のように振り返ります。

「当社では、意思決定や事業展開のスピード向上のために、全社で約600本の印鑑を利用していました。事業の特長として、官公庁への申請や取引先との契約が多く、書類の数が膨大になるため、適材適所で必要な印鑑を活用してきたからです。しかし、業務の効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）のためには、『押印の電子化に取り組むべき』との判断で、2020年に総務部門が中心になり、法務部門、IT部門と協力して、電子署名を導入するプロジェクトをスタートしました。」

電子署名の導入プロジェクトをリードする総務では、各社の製品を比較検討し、その中からドキュサインを選定しました。その理由について由利氏は「海外との取引もあったので、世界で一番使われている電子署名として、ドキュサインに注目していました。選定においては、当社の求める使い勝手やセキュリティ対策に対応できるかどうかが重要な判断ポイントになりました」と説明します。

自社システムとのAPI連携で業務効率化やセキュリティ強化、コストの削減を実現

通信事業者としてセキュリティ対策には最大限の注意を払ってきた同社では、ドキュサインの電子署名を採用するにあたり、いくつかの条件を定義しました。それは「ドメイン制御とシングルサインオン（SSO）への対応でした。さらに、社内システムとシームレスに連携できるかどうかという点も検討したポイントです」と由利氏は話します。電子署名の導入プロジェクトには、ドキュサインのコンサルティングチームも加わり、API連携など各種検証を行い、条件として提示されていた課題をクリアしました。そして、ドキュサインの電子署名が正式に採用され、2021年4月から全社での利用を開始しました。導入後の成果について由利氏は「電子署名を開始してから、およそ3ヶ月で約200社の取引先との契約に利用しました。契約にかかる時間は大幅に減り、契約書を印刷して製本、郵送していた頃に比べると、電子化によりスピーディーに業務を行えるようになりました。郵送費や収入印紙も不要のため、そのコストだけでも1件あたり2,500円ほどの削減を実現しています」と評価します。

全社展開から数か月経過した時点での普及率は10％前後。押印業務に携わっている社員は数千人いるため、単純計算でもすでに数百人が契約業務でドキュサインを使用していることになります。

働き方改革とDXを推進するために ー押印による出社ゼロを目指すー

ソフトバンク株式会社では、押印電子化100%達成に向けたロードマップを示しています。その目標に対して「現在はまだ三合目あたりです。2022年までに民間企業宛の電子化100%を目指しています。以前はコロナ下でも、押印のために試算上約100名の社員が出社していたので、まずはそうした出社をゼロにしていきます。また、システムとして全社員が利用できる環境は整備していますが、それだけでは不十分なので、社員への周知と啓蒙活動も推進していきます」と由利氏は話します。

すでに、各部門から選ばれた代表者が、総務本部と共同で押印電子化を推進するための活動を開始しています。由利氏は「（ドキュサインの電子署名の）利用者からは、使ってみて簡単かつクイックに締結できた、という評価を得ています。まずは契約関係の業務が多い管理部門から積極的に利用している状況ですが、その他部門へもさらに推進したいと考えています」と補足します。

さらに今後の展開についても「今回のソフトバンク株式会社の全社展開をモデルケースとして、グループ各社にも電子署名の利用促進を案内しました。また、2022年までの民間企業宛押印電子化100%を目指して、これからも社内外への普及に取り組んでいきます」と語ります。

なお、ソフトバンク株式会社では、今回の取り組みが持続可能でよりよい世界を目指す国際的な目標であるSDGs（Sustainable Development Goals）に対応し、同社の「レジリエントな経営基盤の発展」にも貢献すると捉えています。