NECネッツエスアイは年間8,000件超の契約をドキュサインでペーパーレス化

ネットワークをコアとする ICT システムに関する企画・コンサルティングや設計・構築などのサービスを全国で提供する NEC ネッツエスアイ株式会社は、半世紀以上にわたりネットワークによるイノベーションで社会の発展に貢献する業界の中核企業です。同社では働き方改革に対応するため、オフィスを分散化するイニシアチブを全社的に進めています。この動きの中で、「紙」がスムーズなオペレーションの障害になっており、全社的にペーパーレス化の取組みを加速しています。

年間8千件超の契約を紙で行なっている調達部門をペーパーレス化

同社は現在首都圏に7箇所の分散オフィスを持っています。通常、オフィスのサテライト化となると営業などの外回り勤務の従業員が対象になりますが、同社ではいわゆるバックオフィス部門のリモートワークを進めています。「これは、通勤負荷の軽減を通じたゆとりが社員のモチベーションを向上させ、イノベーションを生む魅力的な社員をつくるという、弊社社長の思いから生まれたチャレンジでした」と同社 調達本部本部長の馬場健氏は語ります。

バックオフィス部門を分散型ワークへシフトすることで、従業員の職住近接が進み、ワークライフバランスが向上されます。ただそこで課題となるのが「紙」の存在です。「調達部門は見積もりや契約書など紙が多く、なんとかしたいと思っていたところだったので、これを機に電子署名を使ってみようということになりました」と馬場氏は続けます。

電子署名の利用対象となるのは、年間で8,000件を超える契約書。これには個別契約書や派遣契約書が含まれます。派遣契約に関しては、従来はメールで送って返してもらうアナログなオペレーションでした。また、電子署名を使うことで年間で130万円程かかっている印紙代が削減できるのも大きなメリットでした。

ドキュサインの電子署名を自社のオンプレとシームレスに連携

電子署名ソリューションを採用するに当たって必要となる要件は、同社が構築した自社内ワークフローシステムとの連携でした。「こうなると、必然的にドキュサインが提供する Docusign Agreement Cloud  一択になります」「プロセス変革の一環として電子署名を導入しましたが、最大の課題はオンプレの社内ワークフローシステムとどう連携するかでした。ただそれも杞憂でした。ドキュサインとの連携は非常にスムーズで、約3ヶ月で終わりました。シームレスな連携は Docusign Agreement Cloud ならではだと思います」と同社デジタルソリューション事業本部 IT ソリューション担当部長の木村茂基氏は語ります。

世界で一番使われている電子署名である「Docusign eSignature」を選択した理由の一つとして、同社は海外にも取引先があるため、彼らに署名依頼しても安心して署名してもらえるという点が挙げられます。木村氏は「ドキュサインの電子署名はグローバル標準です。我々も海外の取引先から頻繁に Docusign eSignature で署名依頼を受け取っており、署名する側としてすでに使用していました」と話します。

導入時に取引先に丁寧に説明して懸念を払拭

電子署名を導入する際にどこの企業でも課題となるのが、相手に電子署名の利用について理解してもらうことです。調達本部第一調達グループグループマネージャーの藤沼義貴氏は「取引先には丁寧にコミュニケーションしました。まずは案内状を送り、さらに Docusign eSignature の使い方マニュアルを作成し、取引先からの質問に対応できる体制を整えました。最初から全ての企業を対象とすると我々の負担も大きくなるので、まずは主要な取引先に対して利用を開始し、今後は取引先を拡大していく計画です」と話します。

さらに「取引先には、業務を効率化できますよ、コンプライアンスにも対応し、リスクが減りますよ、と説明しています。実際、Docusign eSignature を使えば簡単に電子署名で契約が締結でき、ストレスがありません。操作も直感的で、従来まで使っていた契約書のテンプレートがそのまま使え、ただ署名するだけです。今まで使った取引先の皆様には、非常に喜んでいただいています」と続けます。

Docusign Agreement Cloud は業務のデジタル化のラストワンマイル

Docusign eSignature の導入により、NECネッツエスアイが得たメリットは、スピードアップ、コスト削減、プロセス改善の3つです。 藤沼氏は「以前は相手がサインして文書が返ってくるまで2～3週間かかっていたのが、1日から2日で終わるようになりました。また、事務の負担も減り、印紙代もかからなくなりました。ちなみに、印紙は一括して総務が管理していたので、わざわざもらいに行かなければならなりません。これだと分散オフィスで働く人の業務は滞ってしまいますが、Docusign eSignature を導入することで解決しました」と語ります。

「まずはハンズオンセミナーを社内で行ない、調達部門以外の部署にもアプローチして、社内のあらゆる部署に使用して欲しいと考えています。全部署の、全従業員が Docusign eSignature を使えるようになると良いですね」と木村氏は今後の展望について語ります。さらに馬場氏は、こう続けます「ワークフローとして Docusign Agreement Cloud はデジタル化のラストワンマイルを実現するツールだと思います。契約にとどまらず、あらゆる紙業務を無くしたいと考えています」。