毎年の大寒波はどう乗り切る？大雪時の総務・人事担当者の対処法とは？
大寒波による大雪。公共の交通機関が麻痺し、社員の定時出社や退社が困難になるリスクがあります。そうした事態に備えて、BCP（事業継続計画）の策定はもちろん、テレワークの環境を整えるなど、事前に準備しておくことが重要です。
今週から来週にかけて、首都圏でも雪の予報が出ていますね。
厳しい冷え込みが続くこの季節、心配なのが大雪による災害です。暖かい季節を迎えるまで、しばらく油断はできません。
ビジネスの面では、大雪で公共の交通機関が麻痺し、社員の定時出社や退社が困難になるリスクがあります。そうした事態が起こる前に、何を準備しておくべきかを把握しておくことが必要です。
社内の規則やマニュアルを整備し、その周知を図る
積雪により電車の運行が停止または遅延した場合、スタッフの定時での出社・退社が難しくなる可能性があります。
こうした状況ではあらかじめ、営業時間の判断基準を明確にしておくとスムーズな対応が可能になります。例えば、「朝７時の段階で気象庁が対象のエリアに警報を出していれば、午後から営業開始とする」といった決め方です。
ケースによっては有給休暇の取得を推奨するなどしておくと、より柔軟に対応しやすくなりますね。
ほかにも、定時前の退社の可否や、通勤経路を変更した場合の費用の清算の可否なども、あらかじめルールを明確にし、社員へ周知を図ることでトラブル予防となります。
情報共有の仕組みや連絡網を整備しておく
非常時にはルールだけでなく、状況を見ながら個々で判断することも大切です。
スマホやタブレット端末で操作可能なコミュニケーションツールでは、メールなどに比べて気軽にやりとりできます。電車のダイヤが大幅に乱れるような状況でも、細かくスピーディーに連携がとれるでしょう。
営業時間変更などの重要なアナウンスを行う際は、だれが責任者となり、どのコミュニケーションツールを使ってそのアナウンスを流すかということも決めておくとよいでしょう。確認漏れなどのトラブル防止につながります。
リモートワークを取り入れ、あらかじめ災害に強い職場にしておく
また、あらかじめリモートワークを導入し、職場に来なくても仕事が進められる仕組みにしておくことも有効です。
コミュニケーションの密度や生産性を下げずにリモートワークを導入することは、たしかに工夫も必要です。しかし、最近ではさまざまなクラウドサービスが普及したこともあり、そうした工夫の余地が大きくなっているのも確かです。その会社に合ったコミュニケーションツールを取り入れ、効率的なリモートワークを実現させる事例も増えています。
出社せずリモートで対応できるような体制を整えておけば、出社が困難な日でも柔軟に対応できます。リモートワークを導入することは、大雪に限らずさまざまな緊急事態に強い仕組みをつくることにもつながります。
多様性のある働き方が求められる昨今、状況に応じてリモートワークを許可する必要性は今後さらに増していくと考えられています。
また、勤怠だけでなく、社内の申請書や稟議の承認、顧客との契約なども、ドキュサインの電子署名を使えば遠隔で行えます。チャットツールやビデオ会議システムなどがあれば、自宅でも会議をしたり、遠隔地にいる人とも普段と変わらずコミュニケーションを取り合うことができますね。つまり、わざわざ出社しなくてもできることを増やせば、それが大雪などの非常時の対策そのものになるのです。
まとめ
大雪の際にスムーズな対応をするには、事前の準備が大切です。施策によっては導入に時間が掛かるものもありますが、大雪の心配は毎年あることですから、準備してきたことは決して無駄になりません。
デジタルデータを確実に管理し、効率よく情報共有を進めてくれるドキュサインなら、大雪だけでなくあらゆる非常事態への対策に有効です。そして、日々の業務も効率化することができます。
災害時・非常時への対応策をまとめた計画は、BCP（事業継続計画）と呼ばれます。毎年各地で発生する雪害をテーマに、この冬は災害対策を進めてみてはいかがでしょうか。
まだまだ寒い日が続きますので、暖かくしてお過ごしくださいね。
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