テレワーク特集 〜電子署名でテレワークを成功させるコツ〜

新しい働き方として、数年前からテレワークを導入する企業は増加傾向にありますが、新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、ここ数ヶ月でその数は急増しています。また、在宅勤務の活用を標準とした新たな働き方を採用したり、オフィスの規模を縮小し原則テレワークとする等、各社の取り組み方法は様々です。

これは厚生労働省が提唱する「新しい生活様式」の「働き方の新しいスタイル」に対応すると共に、テレワークの効果が認識されるようになったからではないでしょうか。従業員の生産性向上、オフィス賃貸や通勤手当等にかかるコストの削減、BCP（事業継続計画）対策として有効性、ワークライフバランスの実現等のメリットが挙げられます。

しかし、多くの企業にとってテレワークはすぐにはじめられるものではなく、またICT機器やツールを導入するだけでうまくいくものでもありません。勤怠管理はどうするのか、ルールは作るべきか、セキュリティや社内ネットワークへのアクセスはどうするのか等、考えなければいけないことはたくさんあります。また、すでにテレワークを導入している場合であっても、うまくいっている点、いっていない点を洗い出し、改善していく必要があります。

これまでドキュサインでは、テレワークの基本から導入ノウハウ、また金銭的な負担を軽減する助成金・補助金についてご紹介してきました。本ブログではテレワークに関するブログ記事を項目ごとにまとめました。

これから始めるテレワーク

• きちんと理解できていますか？ – テレワークの基礎知識

  テレワークとはどんな働き方なのか、きちんと理解できていますか？これから本格的にテレワークを導入する企業や担当者の皆さんを対象に、その定義から導入の流れ、また押さえておきたいポイントなどをご紹介しています。

• リモートワークでちゃんと仕事ができるの？電子署名で効率とセキュリティを両立

  在宅勤務をはじめるに当たり、多くの人が「オフィスでなくてもちゃんと仕事はできるのか？」と不安に感じるのではないでしょうか。しっかり準備をしていればそんな悩みは無用！例えば、電子署名ソリューションを活用すれば、オフィスに出社しなくても紙や判子が必要な業務もスムーズに行うことができます。さらに、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）で締結された契約書などの文書はクラウド上で安全に保管されるので、紛失や改ざんのリスクはなく、セキュリティの面でも安心です。

• 助成金・補助金の活用ですぐに始めるテレワーク

  ICT機器やツールなど、一から準備するとなると何かと費用がかかります。実は、テレワークの推進を目的に、国・自治体が助成金や補助金を用意していることをご存知ですか？働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）やIT導入補助金などの制度を活用して、賢くテレワークをはじめましょう。

• IT担当者がいなくても始められるテレワーク

  うちの会社にはIT専任者がいないので本当にテレワーク導入できるのだろうか、導入しても日々の運用ができるのだろうか…と不安に思っている方も少なくないのではないでしょうか。そんな時は、専門家から無料でテレワーク導入に関するアドバイス等がもらえる、テレワークマネージャー相談事業などのテレワーク支援事業を活用するのも一つの方法です。

• 電子署名がリモートワークに効果的な理由

  なぜ電子署名はテレワークに効果的なのでしょうか？それは、いつでもどこでも、デバイスを問わず署名捺印ができるからです。送り手（送信者）と受け手（署名者）の双方にとって利便性が高く、例えば、受け手が在宅勤務をしていたりオフィス不在の場合でもすぐに署名捺印してもらうことができます。

導入したら終わりじゃない！改善でもっと良くなるテレワーク

• 「テレワークあるある」から考える「真の働き方改革」とは？

  「ビデオ会議に慣れておらずプライベートが丸出しになってしまった」「紙と判子が必要な業務のせいで仕事が進まない（あるいは出社を余儀なくされた）」「公私の区別がつかず一日中仕事をしていた」皆さんはこんな経験ありませんか？単にテレワークを導入するだけではなく、テレワークあるある等も参考にしながら、実際に運用して明らかになった課題を解決し、PDCAサイクルを回していくことが重要です。

• テレワーク時代の先を考える – 注目のワーケーション

  「ワーケーション」という言葉を聞いたことはありますか？日常の仕事（Work）に非日常的な休暇（Vacation）の感覚を合わせた柔軟な働き方のことです。テレワークの発展系ともいわれるワーケーションは、働き方の選択肢が広がり、健康増進や創造的発想の促進、有給取得率の向上、優秀な人材の確保、地域の活性化など、従業員、企業（経営者）、地域・行政、事業者それぞれにとって様々なメリットが期待できます。

部署別にみるテレワークのはじめ方

• テレワークで営業活動を成功させるためのツールとは？

  リモートでも成果をあげる営業活動とは？新しい生活様式が推奨されている中、働き方も変わろうとしています。これは営業部門も例外ではありません。電子署名ソリューションを活用することで、従来紙やハンコが必要だった契約書も、場所や時間、デバイスを問わずに送信、署名捺印が可能となります。契約書を郵送したり、署名をもらうためにお客様の元へ出向く必要はもうありません。また、オンライン上でステータスを確認することができるので、チーム間のコラボレーションも容易になります。

• ルール作り？勤怠管理？テレワークで人事が注意しなければならない3つのこと

  テレワークを実施する際、人事部が注意すべきこととは？「就業規則や労働契約書など法務面からの対応」「勤怠実績を把握するためのシステム整備」「リモートでも仕事ができる環境づくり」の3つのポイントからテレワークの導入について考えてみます。

忘れていませんか？「紙とハンコ」のデジタル化

• テレワークをはじめよう！でも紙の業務はどうする？

  紙の書類や押印が必要な業務があるからテレワークできない！そんなお悩みをお持ちの方、電子署名を使えば契約書や稟議書など今まで紙を必要としてきた業務の多くがオンライン上で完結するので、テレワークのハードルが一気に下がります。紙の業務をデジタル化するためのステップを確認しながら、電子署名をはじめてみましょう。

• ＜ダウンロード資料つき＞テレワーク実現に不可欠な電子契約・署名

  社外との契約締結や人事総務関連の書類処理、支払い処理など「紙と判子」中心の業務はまだまだ多く残っているのではないでしょうか。後回しになりがちなバックオフィス業務をデジタル化することにより、多くの部署でテレワークを導入することが可能となり、企業のデジタルトランスフォーメーションを推進することができます。

テレワークがBCPに有効な理由とは？

• 災害時・非常時の準備はできていますか？BCP（事業継続計画）による経営改善のススメ

  BCPを策定する際、テレワークの導入が検討されることはよくありますが、そもそもBCPを策定するメリットとは何なのでしょうか？BCPは、不測の事態が起こった際、その影響を最小限に留め、事業を継続または早期復旧するためのガイドラインとなります。

• BCP（事業継続計画）におけるバックオフィス業務のデジタル化

  ビデオ会議やコミュニケーションツール、クラウド上のコンテンツ管理ソリューション等が普及し、オフィスに出社しなくても社内外の会議やお客様との商談プロセスをオンラインで実現できるようになりました。しかし、商談後に必要な処理を含むバックオフィス業務はどうでしょうか？文書の準備、契約締結（署名捺印）、実行、管理など、紙中心の業務プロセスを一元的にデジタル化し、バックオフィス業務に携わる人々を物理的な場所でのマニュアル作業から解放する Docusign Agreement Cloud についてご紹介します。

• 改めて考えたいBCPの重要性 －感染症対策も踏まえたBCPの策定と見直し－

  新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、BCPの作成や見直しを進める企業が増えています。「自然災害」「感染症」「システム障害」など、リスクによって対応の仕方が異なりますが、本ブログでは「感染症」に焦点を当てたBCPの策定と見直しについて解説しています。

＜導入事例＞ドキュサインの電子署名でテレワークを実現！

• 株式会社チームスピリット様、ドキュサイン導入でテレワークを強化

  株式会社チームスピリット様は早い段階からテレワークを推奨していましたが、新型コロナウイル感染拡大防止の観点から企業に対して出勤者の削減が求められている中、ドキュサインの電子署名でハンコのデジタル化を実現し、テレワーク体制をさらに強化しました。また、ペーパーレスで契約が締結できるようになったことから、ビジネスを滞らせることなく、同社のお客様の契約ニーズにもスピーディーに対応することが可能になりました。

• NECネッツエスアイ様導入事例 ～テレワークの実現とこれからの構想～

  都市部への一極集中の改善や労働力の確保、そして現在の日本が抱えている課題の解決とイノベーションを生み出すことを目的に、以前より「分散型ワーク」や「DXの自社実践」に取り組まれていたNECネッツエスアイ様。電子署名を導入することで、DXのラストワンマイルとも言うべき、契約書類のデジタル化を実現しました。