Signature OTP : définition, fonctionnement et avantages expliqués simplement

Signer un contrat, valider une commande ou officialiser un document à distance… Aujourd'hui, tout (ou presque) passe par la signature électronique. Parmi les solutions les plus utilisées figure alors la signature OTP (One Time Password). Plébiscitée pour sa simplicité, elle permet de signer des documents en quelques secondes, à un moment précis, sans certificat compliqué ni installation technique. Mais qu'est-ce qu'une signature OTP exactement ? Quelle est sa valeur légale ? Dans quels cas est-elle suffisante (ou non) ? Et surtout, comment la mettre en place de manière fluide et conforme ? Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique par OTP, sans jargon inutile.

Qu'est-ce qu'une signature OTP ?

Signification et fonctionnement

La signature OTP (One Time Password) est une méthode de signature électronique simple, reposant sur l'envoi d'un code unique et temporaire par SMS ou email. Ce code à usage unique permet de confirmer l'identité du signataire au moment exact de la signature, dans un laps de temps limité (généralement entre 5 et 10 minutes). L'objectif ? Garantir que la personne qui signe est bien celle qui a reçu le code, sans avoir besoin de certificat électronique ou d'équipement spécifique.

Reconnue dans toute l'Union européenne et dotée d'une véritable valeur juridique, c'est une solution rapide et sécurisée, parfaitement adaptée aux documents de la vie professionnelle courante (CGV, CGU, congés vacances…).

Différence avec les autres types de signatures en ligne

Toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Le règlement européen eIDAS (en vigueur depuis 2016) distingue trois niveaux de signature, chacun répondant à des exigences différentes en matière de sécurité, d’identification et de valeur probante.

Quels sont les avantages et limites de la signature One Time password ?

Avantages

La signature OTP séduit de plus en plus d’entreprises par son équilibre entre simplicité, sécurité et conformité.

En effet, nul besoin d’installer un logiciel, de créer un compte ou de télécharger un certificat. Il vous suffit d’un téléphone portable ou d’une adresse mail pour signer. Le code OTP est envoyé en quelques secondes, la signature peut être validée immédiatement. Cette expérience utilisateur fluide réduit drastiquement les frictions dans les processus de validation documentaire.

Par ailleurs, bien que classée comme signature électronique simple, la signature OTP respecte le cadre du règlement européen eIDAS. Elle assure l’authentification du signataire (grâce à l’envoi d’un code à usage unique), garantit l’intégrité du document signé et permet un archivage sécurisé avec journal de preuve. Résultat : une solution conforme, reconnue légalement, adaptée à de nombreux usages professionnels.

Limites

Un certificat est un fichier numérique délivré par une autorité de certification (AC), garantissant l’identité du signataire. C’est ce qui permet aux signatures avancées et qualifiées d’avoir une force probante supérieure. À l’inverse, la signature OTP n’exige aucun certificat, ce qui la rend plus simple à déployer, mais moins robuste juridiquement. Elle ne convient donc pas aux documents à fort enjeux juridiques.

Dans quels cas utiliser la signature simple OTP ?

La signature OTP est particulièrement bien adaptée aux documents à faible ou moyen enjeu juridique, pour lesquels la simplicité, la rapidité et la traçabilité priment sur un niveau de sécurité maximal.

Exemples d’usages :

• Contrats de travail simples

• Accords de congés des employés

• Suivi et validation des heures de travail

• Formulaires d’évaluation

• Demandes de formation

• Devis et bons de commande

• Contrats commerciaux de faible valeur

• Accusés de réception

• Formulaires d’adhésion

• Autorisations diverses

• Etc.

En bref, la signature OTP peut convenir aux documents ne nécessitant pas de signature avancée ou qualifiée au sens du règlement eIDAS. Dès lors qu’un document engage des responsabilités importantes (rupture de contrat, transaction financière significative, données sensibles…), mieux vaut privilégier une signature avancée ou qualifiée.

Comment fonctionne la signature électronique par authentification OTP ?

Génération du code OTP

Dès que le signataire accède au document à signer, le système génère un code OTP aléatoire. Ce code est :

• unique

  (chaque tentative de signature déclenche un nouveau code),

• temporaire

  (il n’est valide qu'entre 5 à 10 minutes),

• et lié au document concerné

  (il ne peut pas être réutilisé ailleurs).

Ce mécanisme garantit que la signature est bien effectuée à un instant précis, par une personne identifiée.

Transmission du code OTP par SMS ou email

Le code est ensuite envoyé au signataire via le canal choisi par l’émetteur : soit par SMS (le plus courant), soit par email sécurisé.

La plupart des solutions prévoient une durée de validité limitée, généralement comprise entre 5 et 10 minutes. Passé ce délai, le code expire et une nouvelle demande doit être générée. Ce principe renforce la sécurité du processus, en évitant les risques d’interception ou d’usage différé.

Saisie du code OTP par le signataire

Le signataire doit ensuite entrer manuellement le code OTP reçu, dans le champ prévu à cet effet sur la plateforme de signature électronique.

Cette action vaut authentification forte : elle prouve que la personne qui signe a bien accès au canal de communication (téléphone ou email) lié à son identité.

Validation et création de la signature électronique

Une fois le code correctement saisi :

• la plateforme valide la signature,

• le document est horodaté et verrouillé (aucune modification n’est possible après signature),

• un journal de preuve est généré (incluant date, heure, adresse IP, canal utilisé, etc.),

• et le signataire reçoit une copie du document signé par email.

Résultat ? Un processus simple pour l’utilisateur, mais suffisamment sécurisé pour garantir l’intégrité et la traçabilité de la signature.

Optez pour la solution de signature OTP Docusign !

Si vous cherchez une solution de signature électronique simple et conforme à la réglementation européenne, Docusign propose une option OTP parfaitement adaptée à vos besoins.

Grâce à l’authentification par code unique envoyé par SMS, Docusign vous permet de :

• sécuriser vos documents sans complexité technique,

• garantir l'identité du signataire sans certificat avancé,

• signer à distance en toute simplicité, depuis un ordinateur ou un smartphone,

• et conserver une preuve légale robuste conforme au règlement eIDAS.

Par ailleurs, la plateforme Docusign s’intègre facilement à vos outils métiers (CRM, ERP, logiciels RH...). Elle propose également une interface fluide, pensée pour une expérience utilisateur optimale, même pour les collaborateurs les moins technophiles.

Simplicité, sécurité, conformité... Tout est prêt pour passer à la signature électronique avec Docusign !

FAQ "Signature OTP"

Que veut dire OTP ?

OTP signifie One Time Password, soit mot de passe à usage unique. Il s'agit d'un code temporaire, généré automatiquement et transmis par SMS ou email pour valider une action, comme une signature électronique.

Qu'est-ce qu'une signature électronique avec OTP ?

Une signature électronique avec OTP est un type de signature simple reposant sur l’envoi d’un code à usage unique (le fameux OTP) au signataire. Une fois ce code saisi, la plateforme valide la signature et génère un document signé électroniquement, conforme au règlement eIDAS.

Comment se passe la signature électronique SMS ?

La signature électronique par SMS suit ces étapes :

1. Le signataire reçoit une notification pour signer un document.

2. Il clique sur un lien sécurisé pour accéder au document.

3. Un code OTP est envoyé par SMS sur son téléphone.

4. Il saisit ce code sur la plateforme.

5. La signature est validée et le document est automatiquement archivé.

C’est un processus simple, rapide et sécurisé, accessible à tous.

Où trouver le code OTP ?

Le code OTP est envoyé automatiquement par SMS ou par mail, selon le canal défini par l’émetteur du document. Il est généralement reçu dans les secondes qui suivent l’ouverture du lien de signature. Si ce n’est pas le cas, il est possible de demander un nouvel envoi via la plateforme de signature.