Délégation de signature : définition, enjeux et modèle gratuit

Et si vous pouviez signer… sans signer ? Dans les entreprises, chaque minute compte. Et les dirigeants ne peuvent pas tout faire, tout le temps. La délégation de signature répond justement à ce besoin. Elle permet à un salarié de signer certains documents au nom du dirigeant dans un champ d'application strictement défini. Un gain de temps, de fluidité et d'efficacité. Mais attention, qui dit signature ne dit pas pouvoir absolu. Le délégataire n'endosse pas la responsabilité des décisions stratégiques, il devient seulement l'exécutant autorisé selon l'étendue des pouvoirs qui lui sont confiés. Encore faut-il que la délégation soit bien formalisée, juridiquement encadrée et confiée à la bonne personne. Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir sur la délégation de signature : ses règles, ses limites et comment la mettre en place sans faux pas.

Qu'est-ce qu'une délégation de signature ?

La délégation de signature est un acte juridique par lequel un dirigeant autorise un collaborateur à signer des documents en son nom. Un directeur financier peut, par exemple, recevoir une délégation pour signer les bons de commande ou les factures au nom du dirigeant. Le délégataire, en tant que salarié de l'entreprise, agit alors comme mandataire sous la responsabilité directe du délégant.

Les domaines d'application couvrent un large spectre : validation des notes de frais, signature des contrats commerciaux ou encore gestion des documents RH type contrat de travail. Cette délégation, assez courante dans les entreprises, vise à fluidifier la gestion des tâches administratives, tout en garantissant le respect du cadre légal.

Quelle différence entre délégation de signature et de pouvoir ?

La distinction fondamentale réside dans l'étendue des responsabilités transférées. La délégation de pouvoir est une convention par laquelle un CEO délègue certains pouvoirs à l'un des salariés de son entreprise. Cela permet à ce dernier d'agir au nom de l'entreprise via une délégation de compétence formelle.

La délégation de signature ne concerne, quant à elle, que la signature d'un document. En d'autres termes, le délégataire n'a aucun autre pouvoir que celui de signer des actes. Par ailleurs, il reste un mandataire qui exécute sous le contrôle du dirigeant.

Un autre point majeur : lors du départ du dirigeant, la délégation de signature s'arrête automatiquement, tandis que le transfert de pouvoirs perdure tant qu'il n'est pas révoqué.

Quelle est la différence entre une procuration et une délégation de signature ?

La procuration possède un champ d'action plus large qu'une délégation de signature. Elle habilite son détenteur à accomplir des actes juridiques complets au nom du mandant, là où la délégation autorise uniquement la signature dans un champ défini.

Par exemple, un commercial avec délégation de signature pourra uniquement parapher des devis, tandis qu'un mandataire disposant d'une procuration aura le pouvoir de négocier et conclure des ventes. La portée juridique d'une procuration s'avère donc plus étendue puisqu'elle confère une autonomie décisionnelle à son bénéficiaire.

Pourquoi déléguer sa signature au sein d'une société ?

Avantages pour l’entreprise

Faire une délégation de signature génère des gains de productivité substantiels. Pour cause, les processus décisionnels s'accélèrent grâce à une chaîne de validation plus courte. Un autre atout majeur réside dans la réactivité accrue face aux opportunités business. Les délégataires peuvent finaliser des contrats pendant l'absence des dirigeants, évitant ainsi de rater des occasions commerciales stratégiques. Cette agilité renforce la compétitivité de l'entreprise sur son marché.

Avantages pour le délégant

La délégation de signature offre au dirigeant la possibilité de se recentrer sur des missions stratégiques essentielles. Un PDG peut, par exemple, consacrer davantage de temps au développement commercial pendant qu'un responsable financier gère les signatures quotidiennes des bons de commande. Cette organisation libère le mental du dirigeant des tâches administratives récurrentes.

Un autre atout majeur réside dans la continuité opérationnelle garantie, même pendant les déplacements professionnels du dirigeant. Les opérations courantes se poursuivent sans interruption grâce à la présence d'une personne de confiance habilitée à signer.

Avantages pour le délégataire

Recevoir une délégation de signature représente une véritable reconnaissance professionnelle pour le collaborateur. Cette marque de confiance valorise ses compétences et renforce sa légitimité auprès des équipes.

Cette responsabilité accrue constitue également un tremplin professionnel précieux. Le délégataire enrichit son parcours d'une expérience significative, particulièrement appréciée lors des évolutions de carrière.

Qui peut donner ou recevoir une délégation de signature ?

Conditions pour le délégant

Seul le représentant légal d'une entreprise a la possibilité de déléguer sa signature. Par ailleurs, le chef d'entreprise doit justifier d'une surcharge de travail ou de l'impossibilité de gérer personnellement certaines tâches administratives. Enfin, le délégant garde l'obligation d'exercer un contrôle régulier sur les actes signés en son nom. La mise en place d'un système de reporting mensuel ou l'organisation de points de suivi réguliers permettent d'assurer cette surveillance.

Conditions pour le délégataire

La personne recevant une délégation de signature doit être un salarié de l'entreprise et maintenir un lien de subordination avec le dirigeant. Autrement dit, son niveau hiérarchique reste obligatoirement inférieur au délégant. La maîtrise des compétences techniques liées aux documents à signer constitue également un prérequis important. La délégation doit enfin garantir la transparence. C'est pourquoi délégataire rend compte des actes signés via des reportings réguliers.

Quelles responsabilités et quels risques juridiques ?

La délégation de signature engage la responsabilité du délégant qui reste juridiquement et pénalement responsable des actes signés par le délégataire. C'est pourquoi le dirigeant a l'obligation d'exercer une surveillance régulière et de mettre en place des mécanismes de contrôle adaptés.

Pour le délégataire, les risques sont principalement liés au n on-respect des limites de sa délégation. Sa responsabilité civile peut être engagée s'il outrepasse le cadre défini, par exemple en signant des documents hors de son périmètre d'autorisation ou pour des montants supérieurs aux seuils fixés.

Comment rédiger une délégation de signature ?

Éléments obligatoires à inclure

La rédaction d'une délégation de signature requiert des mentions précises :

• Identité du délégant et du délégataire (nom, prénom, date de naissance et fonction exacte au sein de l'entreprise) ;

• Nature des actes pouvant être signés ;

• Durée de validité de la délégation ;

• Éventuelles limites ou conditions particulières (périmètre d'intervention, montants maximaux autorisés...) ;

• Modalités de suivi et de contrôle, comme la remise d'un rapport hebdomadaire des signatures effectuées.

La lettre devra alors être signée par le délégant et, idéalement, signée par le délégataire. L'ajout d'un spécimen de signature du délégataire renforce la sécurisation du dispositif.

Modèle de délégation de signature (lettre)

[Lieu], le [date]

Objet : Délégation de signature

Je soussigné(e), [Nom et prénom du délégant], né(e) le [date de naissance], exerçant les fonctions de [fonction exacte] au sein de l’entreprise [nom de l’entreprise], dont le siège est situé au [adresse complète], SIRET : [numéro],

délègue expressément à : [Nom et prénom du délégataire], né(e) le [date de naissance], exerçant les fonctions de [fonction exacte] au sein de ladite entreprise,

le pouvoir de signer, en mon nom et pour mon compte, les documents suivants : [Préciser la nature des documents concernés : devis, bons de commande, contrats, courriers administratifs, etc.]

Cette délégation est valable à compter du [date de début] jusqu’au [date de fin] (ou "jusqu’à révocation expresse"). Elle s’exerce dans la limite des attributions habituelles du délégataire et dans le respect des politiques internes de l’entreprise. En outre, le délégataire ne peut signer aucun engagement supérieur à [montant maximal, s’il y a lieu] sans mon accord préalable.

Un rapport hebdomadaire des signatures effectuées devra m’être transmis pour suivi.

Cette délégation de signature n’emporte aucun transfert de pouvoir de décision ni de responsabilité. Je demeure seul(e) responsable des actes signés dans ce cadre.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

Signature du délégant : [Nom, prénom et signature]

Signature du délégataire : [Nom, prénom et signature]

Signature électronique et sécurisation des délégations

La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, à condition d'opter pour une solution conforme au règlement eIDAS. Elle peut donc parfaitement convenir à une délégation de signature. Elle est même recommandée, car ainsi :

• Chaque acte est horodaté et traçable;

• L’authentification est sécurisée (code OTP, certificat, etc.);

• Les données sont traitées dans le respect du RGPD;

• Le tout s’intègre dans une logique de contrôle interne fiable et transparente.

Des plateformes comme Docusign permettent de gérer ces délégations de signature de façon centralisée. Définition des rôles, périmètres d’action, dates de validité...

FAQ "Pouvoir de signature"

Qu'est-ce qu'une délégation de signature ?

La délégation de signature est un acte par lequel une personne habilitée (le délégant) autorise un collaborateur (le délégataire) à signer certains documents en son nom, dans un cadre défini. Elle ne transfère ni le pouvoir décisionnel, ni la responsabilité.

Délégation de signature : comment la signer ?

La délégation doit être formalisée par écrit, datée et signée par le délégant. Il est recommandé que le délégataire la contresigne également. La signature peut être manuscrite ou électronique, à condition d’être juridiquement valable. C'est le cas si vous optez pour une signature Docusign.

Quand prend fin une délégation de signature ?

Une délégation de signature est limitée dans le temps. Cette date d’échéance est indiquée au sein de la lettre de délégation. Toutefois, elle peut être révoquée de manière anticipée par le délégant ou en cas de changement de poste, de départ ou d'absence prolongée de l’un des signataires. Elle doit toujours être actualisée ou annulée formellement.