Signature électronique : 6 raisons pour lesquelles les cabinets d’avocats l’adoptent

Un nombre croissant de cabinets d’avocats adoptent la signature électronique : Pomelaw, Scotto & Associés, Linklaters, Agil’IT, Mazars, Paulhan & Associés... Nous avons échangé avec bon nombre d’entre eux afin de comprendre pourquoi ils ont choisi de passer à la signature électronique et pourquoi ils ont choisi l'offre de Docusign.

1. Les clients réclament la signature électronique

Opération de private equity, closing, rachats, opérations de LBO sont des moments importants pour chaque entreprise. Les avocats négocient les termes du contrat, les protocoles et garanties lorsqu’enfin arrive le jour de la signature. On se retrouve alors avec parfois une centaine de documents à parapher et signer. Ce processus manuel et déconnecté peut prendre des heures, voire plusieurs jours lorsqu’il faut obtenir la disponibilité de chacun, et de plus en plus de clients se plaignent de ce mode de fonctionnement laborieux et chronophage.

Il est aussi courant que les clients ne puissent pas se déplacer chez leurs avocats pour signer des documents, surtout lorsqu’il s’agit de gros projets à envergure internationale. Par ailleurs, et quand les différentes parties prenantes souhaitent que l’opération soit signée rapidement, la signature à distance est alors plus qu’appréciée par les signataires.

A titre d’exemple, le cabinet Scotto & Associés a gagné en temps et donc en confort avec la signature électronique : 20 minutes de clics contre plusieurs heures auparavant – lorsque l’on multiplie le temps gagné par le nombre d’actes que le cabinet gère au quotidien, le résultat est substantiel pour le cabinet Scotto & Associé et ses clients.

2. Associés et collaborateurs réclament la signature électronique

De la même manière, après avoir travaillé jours et nuits sur ces contrats importants, les avocats sont tous d’accord sur le fait que la signature électronique est la clé pour gagner en temps et en efficacité.

Etant sensibles aux erreurs en amont ou pendant la signature – le fait d’avoir un outil informatique qui garantit que le document en question a bien été signé/paraphé/daté partout où il le faut est un vrai gain pour les cabinets.

Les avocats, comme leurs clients, sont alors contents de passer cette journée de « signature » à vaquer à d’autres activités plus importantes, plutôt que passer des journées entières à signer, à faire signer et à vérifier que tout le monde a bien signé…

3. Pour améliorer la sécurité des informations

Certes, le papier a son côté historique et officiel et paraît de prime abord plus sûr qu’un document dématérialisé. Or, il faut imprimer les contrats papier, les signer manuellement (ce qui en plus d’être long représente une source d’erreurs), les stocker, et savoir les retrouver en cas de besoin…

Avec la signature électronique, le document est scellé et horodaté par un tiers de confiance, les informations sont automatiquement répertoriées dans la GED du cabinet, et les données restent confidentielles (seules les personnes à qui l’accès au document a été accordé pourront y accéder – ce qui n’est pas le cas avec les contrats papier). Les bénéfices en termes de sécurité et de traçabilité des contrats confidentiels sont donc tangibles.

4. Docusign est la seule offre de signature qualifiée 100% dans le Cloud

Les avocats sont tous au fait du règlement eIDAS et des trois niveaux de signature électronique qui y sont définis : signature simple, signature avancée et signature qualifiée. Certains cabinets préconisent l’utilisation de la signature électronique qualifiée pour certains nombre de contrats.

La plateforme Docusign vous permet de signer au niveau "qualifié" aussi bien en présentiel qu'à distance.

Grâce à Docusign, les avocats peuvent donc sélectionner le niveau de signature électronique : simple, avancé ou qualifié, et cela pour chacun des documents qu’ils envoient.

5. La signature électronique Docusign est facile d’utilisation

Tous nos clients sont unanimes sur le point suivant : l’interface de la solution Docusign est simple d’utilisation, même pour des personnes n’ayant jamais utilisé la signature électronique et même pour des utilisateurs qui ne seraient pas technophiles.

Grace à Docusign, il est plus facile de partager les infos entre cabinets, il est plus facile de faire valider ou signer des documents puisque vous n’avez plus besoin de demander aux gens de se déplacer ni parapher chaque page, et il est au final plus facile de suivre son activité.

6. Docusign permet d’automatiser la préparation et la génération des documents

Docusign propose au sein de la plateforme Docusign Agreement Cloud une solution permettant la gestion du cycle de vie des contrats : Docusign CLM.

Beaucoup de cabinets d’avocats et départements juridiques s’intéressent actuellement à l’automatisation de la préparation de leurs accords car les gains sont aussi importants sur les phases de préparation et de négociation dudit contrat, que ceux observés avec la signature électronique : plus de rapidité, moins d’erreurs, aucune rupture dans l’expérience utilisateur, plus de sécurité…

Si vous souhaitez mettre en place une plateforme facile à utiliser où vos interlocuteurs et vous-même pouvez collaborer, travailler, négocier sur des documents en éliminant le besoin d’envoyer de multiples emails et d’effectuer de multiples révisions, contactez-nous pour découvrir les bénéfices de Docusign CLM.