Comment améliorer la gestion des contrats fournisseurs ?

Selon une récente étude Docusign, les collaborateurs concernés par des contrats d’approvisionnement trouvent la collaboration difficile dans 40 % des cas. L’une des raisons ? La lourdeur des processus manuels. Heureusement, des outils numériques modernes permettent de simplifier les démarches et de réduire les coûts, tout en optimisant la gestion des risques financiers et juridiques. Découvrez comment certains logiciels de gestion des contrats fournisseurs peuvent vous aider au quotidien !

Les 5 étapes du processus de gestion des contrats fournisseurs

1/ Génération des documents

La rédaction manuelle et sur papier des contrats fournisseurs est très souvent source d’erreurs. En effet, 62 % des organisations déclarent que les erreurs résultant des transferts manuels de données pendant la phase de préparation des contrats clients créent des problèmes importants pour leur entreprise. Faute d'inattention, mauvaise connaissance des nouvelles réglementations en vigueur… Les problèmes introduits par les processus manuels sont nombreux. En ce sens, la génération de documents numériques s’avère LA solution idéale.

2/ Négociation des termes du contrat

La négociation des contrats constitue l’une des étapes les plus longues du cycle de vie d’un contrat. Et pour cause, la lecture est souvent lente et fastidieuse. Par ailleurs, le suivi des modifications effectuées et des annotations ajoutées peut être complexe.

L’utilisation de logiciels de gestion commerciale permet non seulement de faciliter le processus d’acheminement du contrat entre tous les acteurs de la collaboration, mais permet également une meilleure visibilité concernant les termes du contrat. Et ce, grâce à différentes fonctionnalités :

• Versioning : outil de comparaison entre les différentes versions d’un même contrat, souvent au format Word ou PDF, afin d’avoir un suivi simplifié des modifications effectuées et des annotations ajoutées

• Fiches de synthèse : outil de mise en avant des informations pertinentes d’un document contractuel (clauses, date d’échéance, montants, durée du contrat…) afin de trouver plus rapidement les données-clés

• Moteur de recherche intelligent : outil de recherche pour trouver plus facilement une information au sein d’un document électronique

3/ Signature des contrats

La signature du contrat est sans doute l'étape la plus importante du processus de gestion des contrats fournisseurs. Celle-ci doit non seulement être rapide, mais aussi sûre et vérifiable. Durant des siècles, la signature manuelle était alors la seule option légale. Aujourd’hui, le fait d'exiger des signatures manuelles peut créer des goulots d'étranglement importants dans le processus de gestion. La signature électronique, légale et sécuritaire, permet alors de signer des documents depuis n’importe où et à tout moment.

La mise en place d’un workflow, processus d’approbation dynamique fondé sur des circuits de validation personnalisés, permet également d’éliminer les goulots d’étranglement et d’assurer la conformité de chaque document signé.

4/ Archivage des documents

Une fois le contrat signé, il doit être stocké selon un système d’archivage centralisé et facilement accessible. Archiver le contrat client de manière dématérialisée au sein d’un coffre-fort électronique offre alors une facilité d’accès et une sécurité imbattables.

5/ Pilotage du dossier

Commandes, modifications, renouvellements, résiliations, livrables, jalons, objectifs de performance… Le pilotage dans une stratégie de contract management assure la bonne exécution des obligations contractuelles et des termes du contrat jusqu’à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement. Dans ce cas, la dématérialisation du processus de gestion des fournisseurs offre une vue à 360 degrés sur la relation contractuelle et commerciale, en passant par les différents avenants et documents associés au contrat.

La dématérialisation pour améliorer la gestion des contrats fournisseurs

La digitalisation des processus offre de nombreux avantages. Elle permet non seulement un gain de temps, de productivité et d’argent, mais elle assure également une totale conformité avec la loi française. Sans oublier ses avantages concernant la gestion de la relation-client.

Logiciel ERP

Un système ERP (Enterprise resource planning) est un logiciel de gestion des activités d’entreprise comme la comptabilité, la gestion des achats, la gestion de projets, la gestion des risques et la conformité, ainsi que les opérations de supply chain. En complément d'une solution ERP, de nombreuses entreprises adoptent également un logiciel CRM.

Logiciel CRM

Un CRM est un logiciel de gestion des relations commerciales. Il centralise toutes les données clients afin de mieux comprendre, anticiper et gérer ses besoins. Autrement dit, cet outil de gestion vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer vos forces commerciales.

Logiciel CLM

Un CML est un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Il permet de gérer l'ensemble des processus contractuels de façon 100 % numérique. Vos équipes passent ainsi moins de temps à préparer des contrats et plus de temps à conclure des marchés. De votre côté, vous diminuez les risques d’erreurs qui pourraient nuire à vos finances.

Docusign CLM, la solution de gestion qu’il vous faut !

Vous souhaitez améliorer votre système de gestion des contrats fournisseurs ? Optez pour Docusign CLM ! Notre solution numérique pour grands groupes, TPE et PME permet d’éditer des contrats facilement, de collaborer et négocier plus rapidement, d’automatiser les flux de travail, de gérer tous les contrats dans un référentiel central et d’identifier les opportunités et les tendances ainsi que les risques contractuels.