Comment signer un document Word avec l'outil Docusign ?

Vous êtes en télétravail, vous collaborez à distance avec vos parties prenantes et vous avez d'importants documents à signer ? Pour ce faire, vous voulez apprendre à créer une signature électronique dans un fichier Word ? Vous êtes au bon endroit ! Il y a plus de 1,2 milliard d'utilisateurs de Microsoft Office, et les chances sont grandes qu'ils utilisent Microsoft Word.

Pourquoi s'embarrasser à imprimer, scanner, puis faxer ou envoyer une signature manuscrite ? Puisqu’il est si facile de créer une signature électronique sur un document Microsoft Word sans jamais quitter l'application. Quelle que soit la raison pour laquelle vous utilisez Microsoft Word, qu'il s'agisse d'offres d'emploi, de contrats ou de factures, vous pouvez créer une signature électronique en quelques étapes seulement. Lisez la suite pour découvrir comment insérer une signature électronique sur un document Microsoft Word grâce à ce guide facile.

Pourquoi insérer une signature électronique sur vos documents Word ?

Les raisons de signer électroniquement directement dans un fichier Word sont nombreuses :

• Authenticité : La signature confirme l'identité du signataire et garantit l'authenticité des documents signés grâce à des méthodes de vérification avancées.

• Intégrité : La signature confirme que le document n'a pas été altéré depuis qu'il a été signé, assurant ainsi une source fiable pour tous les destinataires.

• Non-répudiation : La signature prouve l'origine du document à toutes les parties, ce qui empêche toute dissociation. Les pistes d'audit détaillées renforcent cette sécurité.

• Gain de temps et d'efficacité : Plus besoin d'imprimer, de scanner puis de renvoyer les documents. La signature s'effectue en quelques clics directement dans Word, optimisant ainsi le flux de travail.

• Flexibilité d'utilisation : Que ce soit sur ordinateur, tablette ou pavé tactile, la signature électronique s'adapte à tous les appareils et permet de signer depuis n'importe où.

• Conformité légale : La signature électronique dans Word, associée à une autorité de certification reconnue, offre la même valeur juridique qu'une signature manuscrite traditionnelle.

• Écologique et économique : En éliminant l'impression de documents, cette option permet de réduire l'utilisation de papier tout en diminuant les coûts liés aux processus de signature traditionnels.

Pourquoi utiliser Docusign pour signer un doc Word ?

Docusign pour Word est une solution qui vous permet de signer facilement et efficacement vos documents au format Word. Et ce, en toute transparence et sur différents formats. C'est aussi sûr et valable qu'une signature manuscrite, faisant de Docusign une source fiable pour tous vos besoins de signature.

• Signature électronique sans quitter Microsoft Word ou d'autres produits Microsoft comme Outlook ou SharePoint. Une simple boîte de dialogue vous guide à travers le processus.

• Certification ISO 27001 pour une sécurité et une assurance de niveau bancaire, avec des méthodes de protection avancées.

• Certificat d'achèvement, avec piste d'audit des adresses électroniques, des horodatages et des adresses IP du signataire, fournit par Docusign et admissible devant les tribunaux.

• Archivage des accords et contrats signés dans OneDrive ou OneDrive for Business pour un accès simplifié.

Comment ajouter une signature manuscrite dans Word grâce à Docusign ?

Si vous tenez à votre autographe, vous pouvez choisir de créer votre propre signature manuscrite en ligne plutôt que l'une des options préétablies de Docusign. Voici les meilleures pratiques à suivre :

1. Connectez-vous à votre compte Docusign : Cliquez sur l'image du profil avec le bouton droit, puis sur "Préférences". Sous "Profil du membre", cliquez sur "Gérer l'identité".

2. Créez votre signature : Pour ce faire, cliquez sur "Modifier" et sélectionnez "Dessiner". Pour dessiner une signature d'allure manuscrite, cliquez et maintenez la touche "Dessiner votre signature" à l'emplacement désiré, puis dessinez la signature souhaitée.

3. Validez la signature : Cliquez sur "Adopter" pour confirmer et insérer l'image de la signature souhaitée. Cette signature est ensuite enregistrée afin que vous puissiez ajouter votre signature préférée quand vous le souhaitez !

Pour un résultat optimal, vous pouvez également dessiner vos initiales en maintenant enfoncé la case "Dessinez vos initiales". Pensez aussi à ajuster le groupe texte de votre signature selon vos préférences et à vérifier que votre signature s'affiche correctement dans l'aperçu !

Comment signer électroniquement avec Docusign sur un document Word ?

Étapes de signature

Voici les étapes à suivre pour signer électroniquement un document Word :

1. Installez le complément Docusign :

   • Ouvrez votre document dans Microsoft Word

   • Accédez à l'onglet "Insérer"

   • Naviguez jusqu'à l'Office Store (ou Store sur Mac)

   • Recherchez Docusign et ajoutez l'extension

   • Confirmez l'installation

2. Créez votre compte gratuit : Pour les nouveaux utilisateurs, profitez d'un essai gratuit de 30 jours. Cette étape est nécessaire pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de signature électronique. Si vous êtes déjà client, passez directement à l'étape suivante

3. Connectez-vous à votre compte Docusign :

   • Ouvrez le document Word

   • Dans le menu Docusign, cliquez sur "Signer le document"

   • Saisissez votre adresse électronique et mot de passe

   • Validez la connexion et cliquez sur "Continuer"

4. Ajoutez votre signature électronique :

   • Sélectionnez "Signature" dans le panneau de gauche

   • Cliquez à l'emplacement désiré dans le document

   • Choisissez parmi les options de signature :

     • Dessiner votre signature

     • Sélectionner un style prédéfini

     • Télécharger une image de signature

   • Cliquez sur "Adopter et signer"

   • Pour finaliser, cliquez sur "Terminer"

5. Envoyez et partagez le document signé :

   • Remplissez les informations du destinataire (nom complet et email)

   • Ajoutez un message personnalisé si nécessaire

   • Définissez l'ordre des signataires si plusieurs personnes doivent signer un document Word

   • Vous pouvez également ajouter une authentification par SMS pour plus de sécurité

   • Cliquez sur "Envoyer et fermer"

Fonctionnalités supplémentaires

En plus de la signature, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires comme une ligne de signature dans Word pour indiquer l'emplacement exact, des champs de date automatiques ou des demandes d'informations complémentaires aux signataires.

Avec Docusign, vous pouvez également suivre l'état d'avancement des signatures en temps réel. Enfin, vous pouvez archiver automatiquement vos documents signés dans OneDrive.

Compatibilités

Docusign :

• Fonctionne avec Word 2013 et versions ultérieures (Windows)

• Compatible Word 2016 et plus récent (Mac)

• Disponible sur Word Online et Word pour iPad

• Accessible via l'application mobile Docusign

Une signature numérisée dans Word peut être le point de départ d'une transformation numérique complète de votre processus d'accord.

Découvrez-en plus sur la signature électronique Docusign et les autres moyens de transformer numériquement votre façon de travailler avec Docusign Agreement Cloud !

Le document Word est-il sécurisé lors de la signature en ligne avec Docusign ?

Docusign répond aux attentes des normes américaines, européennes et mondiales en matière de sécurité. La plateforme est ainsi certifiée ISO 27001:2013 et SSAE 16, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2 et testé à l'échelle internationale. Ces certificats font l'objet de vérifications constantes et d'audits externes réguliers.

La sécurité de vos documents Word est également garantie par plusieurs niveaux de protection :

• Technologie de cryptage avancée pour protéger vos données

• Pistes d'audit détaillées traçant chaque action sur le document

• Authentification renforcée des signataires avec vérification d'identité

• Sceau inviolable utilisant une infrastructure à clé publique (PKI)

• Stockage sécurisé des documents ur des serveurs conformes aux normes bancaires

En tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCE), Docusign est enfin listé dans la liste de confiance de l'Union européenne, garantissant ainsi la validité juridique de vos signatures sur documents Word. Chaque signature est horodatée et accompagnée d'un certificat numérique vérifiant son authenticité.

Pour en savoir plus, consultez le Docusign Trust Center.

Est-il possible d'ajouter d'autres éléments au document Word à faire remplir par les destinataires ?

Docusign vous permet d'ajouter plusieurs éléments, appelés balises, à votre document Word. Faites simplement glisser la balise à ajouter depuis le panneau gauche et déposez-la sur le document Word !

Voici les principaux types de champs que vous pouvez ajouter :

• Zones de texte personnalisables pour les informations du signataire

• Cases à cocher pour les validations

• Listes déroulantes pour les choix prédéfinis

• Champs de date avec calendrier intégré

• Zones pour les initiales ou paraphes

• Champs calculés pour les montants ou formules

Pour une meilleure expérience utilisateur, vous pouvez également :

• Définir des champs obligatoires ou optionnels

• Ajouter des instructions spécifiques pour chaque champ

• Créer des modèles réutilisables avec des champs prédéfinis

• Organiser les champs dans un ordre logique de remplissage

Tous ces éléments sont sécurisés et horodatés dans les pistes d'audit, garantissant ainsi la traçabilité complète du processus de signature.

Comment télécharger mon fichier Word en document PDF ?

Pour exporter votre fichier Word au format PDF, rien de plus simple ! Ouvrez votre fichier Microsoft Word et cliquez sur "Fichier" tout à gauche de votre écran. Plusieurs options se proposent alors à vous, sélectionnez "créer un document PDF" et votre fichier se télécharge immédiatement au format PDF.

Pour garantir une conversion optimale de votre document Word en PDF, voici quelques recommandations importantes :

• Vérifiez la mise en page de votre document Word avant la conversion. Assurez-vous notamment que toutes les images et polices sont correctement intégrées !

• Utilisez l'option "Optimiser pour le web" si vous prévoyez un partage en ligne.

• Pensez à prévisualiser votre PDF avant l'enregistrement final !

Vous souhaitez maintenant savoir comment insérer une signature électronique sur un fichier en format PDF ? Vous pouvez lire notre guide étape par étape pour signer gratuitement et facilement un PDF grâce à la solution Docusign.

​FAQ "Signer un document Word avec Docusign"

Comment signer un document sous Word ?

Pour signer un document Word avec Docusign, commencez par installer l'extension Docusign dans Microsoft Word. Dans le ruban en haut de votre document Word, cliquez sur l’onglet Insertion, puis ouvrez la Boutique Office et recherchez "Docusign". Une fois l'extension installée, Docusign apparaîtra dans un volet à droite de votre document. Vous pourrez signer le document directement, sans quitter Word.

Comment créer une signature électronique ?

Pour créer une signature électronique avec Docusign :

• Installez l’application ou utilisez le service en ligne Docusign.

• Créez votre signature en dessinant, téléchargeant une image ou en tapant votre nom et en choisissant un style de police.

• Une fois votre signature créée, elle sera automatiquement enregistrée dans votre compte Docusign pour une utilisation ultérieure.

Comment insérer une signature sur Word ?

Avec Docusign :

• Ouvrez votre document Word.

• Cliquez sur Docusign dans le volet latéral.

• Sélectionnez Signer ou Envoyer pour signature.

• Placez votre signature électronique où vous le souhaitez dans le document en suivant les instructions à l'écran.

Comment enregistrer une signature électronique ?

Votre signature est automatiquement enregistrée dans votre compte Docusign. Une fois le document signé, vous pouvez télécharger le fichier Word signé ou l’exporter directement en PDF sécurisé.

Comment signer un document Word sur différents appareils ?

• Sur ordinateur (Windows/Mac) : utilisez l'extension Docusign dans Word ou connectez-vous à votre compte Docusign via navigateur.

• Sur tablette ou téléphone : téléchargez l’application mobile Docusign (disponible sur iOS et Android) pour signer vos documents Word où que vous soyez.

• En ligne : vous pouvez aussi envoyer et signer un document Word via la plateforme web Docusign sans avoir besoin d’installer d’extension.