Accédez instantanément à vos accords et à vos données grâce à un référentiel alimenté par l’IA

L’Intelligent Agreement Management (IAM) est une nouvelle catégorie de logiciels cloud alimentés par l’IA, conçus pour connecter et automatiser chaque étape de votre processus contractuel. Découvrez  ici les rouages de la technologie qui se cache derrière Docusign IAM.

IAM en bref : Un référentiel alimenté par l’IA pour faciliter votre gestion contractuelle

IAM vous aide à :

• stocker vos accords signés via eSignature dans un référentiel centralisé et consultable à tout moment ;

• trier et filtrer vos accords par partie, dates clés, valeurs monétaires, etc. ;

• trouver et accéder à vos accords et à leurs clauses les plus stratégiques grâce à l’extraction de données basée sur l’IA.

Pourquoi l’accès aux accords et leur gestion sont-ils importants ?

• Retrouvez vos accords et leurs clauses les plus stratégiques en quelques secondes, pour ne plus jamais manquer une échéance, renforcer votre conformité et garder une vision claire des clauses les plus récentes.

• Une meilleure visibilité sur vos données contractuelles vous permet de réduire vos coûts, d'identifier des opportunités commerciales, d'impliquer votre clientèle et vos fournisseurs et d'éclairer vos prises de décisions stratégiques.

Les solutions IAM dont vous aurez besoin : Navigator, eSignature

Il est si facile d’égarer un accord. Avec autant de personnes et d’équipes impliquées dans la création, la signature et le stockage des accords, il est extrêmement difficile pour les entreprises de contrôler les systèmes impliqués dans le processus. Trop souvent, une fois l’accord finalisé, il est placé à la hâte sur un lecteur partagé à usage général, déplacé sur le bureau d’un employé ou laissé dans une boîte de réception. Plus tard, lorsque cet accord doit être retrouvé et mis en œuvre, c’est comme s’il avait disparu. 

Lorsque les équipes perdent la visibilité sur leurs accords conclus, c’est l’ensemble de l’organisation qui en pâtit. Les activités sont ralenties, les échéances les plus importantes sont oubliées et les employés perdent du temps à chercher des informations qui devraient être faciles à trouver. Tout cela se traduit par une augmentation des coûts et une perte de valeur. De plus, la disparité des emplacements de stockage rend impossible l’analyse des données contractuelles pour en dégager des informations et prendre des décisions plus éclairées. Le fait de ne pas avoir un accès rapide aux détails de vos accords peut également nuire à vos relations les plus stratégiques et vous exposer à de nouveaux risques.

Deloitte et Docusign ont mené une étude sur la manière dont les équipes modernes gèrent le processus contractuel de bout en bout et ont constaté que 62 % des professionnels ont du mal à localiser et à accéder aux contrats finalisés. La moitié des personnes interrogées ont déclaré qu’elles ne disposaient pas des outils nécessaires pour automatiser le suivi et l’analyse et qu’elles avaient dû analyser manuellement les données de leurs contrats.

Docusign IAM résout les problèmes d’accès et d’analyse des accords grâce à Navigator, le seul référentiel d’accords alimenté par l’IA. Navigator transforme les pages de texte statique en collections organisées de points de données qui permettent d’afficher les accords et les données qu’ils contiennent de manière conviviale. Les accords étant créés, négociés, signés et stockés sans quitter IAM, il n’y a aucun risque qu’ils disparaissent une fois conclus. 

Les utilisateurs finaux peuvent rechercher des accords ou des clauses stratégiques pour trouver ce dont ils ont besoin au moment opportun. Navigator vous avertit lorsqu’un accord est sur le point d’être renouvelé automatiquement. En cas de doute, Navigator vous indique également les dernières modalités de paiement d’un client donné. Si un changement réglementaire survient et que vous avez besoin de trouver tous les accords régis par une loi régionale en particulier, Navigator peut également vous aider.

Navigator faisant partie de la plateforme Docusign IAM, il est automatiquement synchronisé avec eSignature. D’autres accords existants peuvent être chargés de façon groupée. Navigator prend en charge les images de contrats et les types de fichiers compatibles avec les outils professionnels courants (Word, PowerPoint, Excel, etc.). Une fois qu’un accord est chargé, c’est là que la magie opère. L’IA le traite et en extrait les données clés afin qu’elles puissent être stockées, recherchées et analysées de manière centralisée. Navigator est même livré avec des tableaux de bord de reporting prêts à l’emploi afin que vos équipes puissent tirer des informations précieuses de ces précieuses données.

Navigator permet à votre équipe de retrouver des accords et documents longtemps introuvables. Il réduit considérablement le temps passé à les chercher. Grâce à une recherche avancée, vous pouvez même localiser une clause précise dans un ou plusieurs documents, et accéder à des visualisations dynamiques pour  répondre à des questions sur vos accords que vous n’auriez jamais pensé poser.