10 tipos de software como servicio que toda empresa debe usar

Publicado el 18 de enero de 2021. Actualizado el 13 de mayo de 2022.

Si vienes leyendo e investigando sobre el software como servicio o SaaS —sigla en inglés para Software as a Service— hace algún tiempo, sabrás que este tipo de solución es perfecta para incrementar la productividad empresarial.

El SaaS es un modelo de distribución de productos informáticos en el cual los clientes suelen adquirir ciertas herramientas para optimizar sus operaciones mediante suscripciones mensuales o anuales, ya sea a nivel personal, profesional o empresarial.

Ahora bien, de acuerdo con la naturaleza del servicio que prestan, estos productos pueden estar dentro de categorías como

• comunicación;

• atención al cliente;

• creación de contenido digital;

• planificación;

• y muchas más.

A continuación, te hablaremos de las 10 herramientas más utilizadas en el giro empresarial.

¡Lee hasta el final!

1. Gestión de capital humano o HCM

La administración de las tareas y actividades relacionadas con los recursos humanos ya no tiene por qué ser completamente analógica. De hecho, el software como servicio enfocado en el HCM o Human Capital Management brinda a las empresas soluciones para:

• Hacer más eficiente el proceso de selección y contratación de personal;

• Administrar la nómina actual;

• Optimizar las tareas y funciones de cada colaborador.

Evidentemente, esto también involucra actividades específicas como los procesos laborales de cada integrante o la planificación de pagos, incluso siendo vital para actividades de formación o capacitación de nuevos talentos al proveerles una plataforma de entrenamiento o de inducción, sea cual sea el caso.

Este software como servicio es especialmente importante —como la gran mayoría de las herramientas del área— por la recopilación de datos relacionados con el departamento: gracias a estos podrás evaluar con eficiencia y detalle aspectos como el desempeño individual o grupal, los tiempos de entrega y gastos, entre muchos otros para aportar mayor valor a tus procesos.

2. Planificación de cadena de suministro o SCP

Si manejas una empresa que se encarga de transportar activos o de manufactura, de seguro la administración de tus suministros es de las actividades cruciales dentro de toda tu operación. 

De ser así, el SCP o Supply Chain Planning es un software como servicio, encargado específicamente de las tareas de coordinación de estos activos, con el fin de hacer más eficiente la entrega de cada producto.

Por supuesto, esto involucra a los proveedores y clientes, lo que hará que tu negocio pueda equilibrar con mayor efectividad la demanda y la oferta dentro de tu sector. ¿Cómo? 

Al incorporarlo como sistema de transacciones en tu empresa, podrás generar procesos de análisis y obtención de datos en tiempo real para usar los recursos disponibles de la manera más óptima posible. ¡Grandioso!

3. Gestión de relaciones con el cliente o CRM

El Customer Relationship Management o CRM es de los software como servicio más importantes y utilizados en el medio empresarial. 

Ya sea que tu empresa trabaje directamente con el cliente final o con distribuidores o minoristas, necesitas establecer procesos y canales de comunicación acordes con el perfil de tu público; pues esto te ayudará a ganar posicionamiento en tu giro.

El CRM permite que las organizaciones puedan implementar servicios de atención al consumidor y de posventa que les den la delantera sobre sus competidores. 

En este sentido, gracias a la recopilación de datos de las interacciones con los clientes es posible elaborar medidas, protocolos y actividades que ayuden a establecer una relación más estrecha con cada uno de los consumidores.

De manera específica, este tipo de SaaS es valioso en dos departamentos:

1. marketing;

2. ventas.

Veamos cómo puede contribuir con el éxito de tus estrategias:

Al incorporar un CRM, el departamento de marketing de tu empresa podrá almacenar, organizar, integrar, procesar y estudiar toda la información derivada de la interacción con los clientes. Consecuentemente, tendrá condiciones de generar insights mucho más profundos sobre los usuarios y, así, entender sus necesidades o, incluso, anticiparse a ellas.

Por otra parte, el área de ventas obtendrá la información de los clientes para ejecutar procesos de venta mucho más efectivos y personalizados, así como servicios posventa adaptados a la realidad de cada consumidor.

Por lo tanto, el uso de un software de ventas permite desarrollar acciones en pro del aumento de los ingresos, de la ampliación de los márgenes de beneficios y, por consiguiente, de la optimización de la rentabilidad.

4. Firma electrónica

Si hablamos de software como servicio tenemos que hablar de uno que ha transformado algo que por mucho tiempo fue completamente analógico: nos referimos al proceso de firma de documentos para la aprobación de transacciones, acuerdos, contratos y mucho más.

Este tipo de solución permite a los usuarios firmar una extensa gama de tipos de acuerdos desde la distancia, razón por la cual las operaciones de tu negocio no se verán detenidas a la espera de una firma.

¡Eso no es todo! 

También te da garantía de seguridad y confidencialidad por medio de una plataforma protegida donde podrás visualizar, aprobar y hasta modificar los documentos que esperan por aprobación.

Inclusive, para garantizar la celeridad de los trámites puedes integrar este tipo de herramienta a otra tecnología extremadamente útil en el medio empresarial, un software CLM.

De hecho, la función principal es controlar el ciclo de vida de los contratos fomentando así, el cumplimiento y facilitando las negociaciones desde cualquier parte del mundo.

Imagina irte de viaje con la completa seguridad de que los contratos con cada uno de tus clientes y proveedores no tendrán que esperar por tu presencia para poder pasar por el flujo de trabajo. ¡Y todo esto amparado por la validez jurídica de la firma electrónica!

5. Sistema de gestión de cumplimiento o CMS

El Compliance Management System es un tipo de software encargado de recopilar y estudiar a fondo la información de clientes, socios e inversionistas para generar informes detallados y garantizar el cumplimiento de las normas internas y leyes de tu país.

Este producto te dará la seguridad de saber que cada proceso de tu negocio está siendo vigilado para cumplir con todas las normativas vigentes y evitar a tu organización litigios, incumplimientos y faltas graves.

6. Gestión de proyectos o PMO

El Project Management Office es especialmente útil para desarrollar la descripción de los métodos de análisis y la administración grupal de los proyectos corporativos que se estén ejecutando, en proceso o futuros.

Gracias a esta solución es posible establecer hitos, planificar proyectos y seguir el avance de cada uno, además de gestionar los plazos. Asimismo, podrás asignar responsabilidades directamente en la herramienta para que los colaboradores entiendan sus funciones y agreguen valor a la cadena de comunicación interna.

7. Gestión contable

El flujo informativo crece exponencialmente, ¡y esto no es diferente en el sector contable!

En efecto, es casi imposible lidiar con una gran cantidad de datos, cuentas y operaciones sin contar con el apoyo de sistemas que automaticen el ingreso, procesamiento y análisis de la información.

De esta manera, los software de gestión contable son grandes y valiosos aliados de los profesionales del área.

Además de optimizar la rutina de trabajo, este tipo de sistema permite una visión más amplia del panorama contable del negocio y garantiza el cumplimiento de las obligaciones ante los entes gubernamentales y otros públicos.

Asimismo, al implementar esta herramienta minimizas la ocurrencia de errores matemáticos y de retrasos en los pagos, situaciones que conllevan a pérdidas financieras.

Otro aspecto a mencionar, es que contar con el soporte de un software de gestión contable posibilita que el equipo y su gerente puedan centrarse en actividades que realmente demandan el componente cognitivo, evitando así ejecutar manualmente tareas repetitivas, burocráticas, muy simples o sumamente complejas.

A continuación, conoce algunos puntos relevantes de los principales software contables:

Facturación

Esta clase de software de contabilidad es de gran ayuda para controlar las recaudaciones pendientes, registrar pagos, presentar impuestos y muchas otras actividades relacionadas con la generación de boletas y facturas.

Como son bastante sencillos e intuitivos, pueden apoyar las tareas de todos los profesionales, inclusive, de las personas que no cuentan con conocimientos avanzados en TI.

Entre sus principales ventajas, destacamos:

• Funciones flexibles y adaptables a la realidad, así como a las necesidades de la empresa;

• Automatización del proceso de elaboración y gestión de facturas;

• Cumplimiento con el calendario tributario;

• Promoción de la liquidez.

Nóminas

Independientemente del tamaño o rubro de un negocio, implementar un software de gestión de nóminas puede acarrear una serie de beneficios. 

En líneas generales, el principal objetivo de este tipo de programa digital es ayudar a las organizaciones a calcular el sueldo de sus colaboradores, así como deducciones e impuestos.

Asimismo, un software de gestión de nóminas posibilita:

• Controlar la cantidad de horas trabajadas;

• Verificar fraudes;

• Efectuar depósitos directos;

• Asegurar actualizaciones regulares;

• Minimizar multas y sanciones;

• Reducir el tiempo de procesamiento de las nóminas.

Fiscal

Una de las principales preocupaciones de las empresas es cumplir rigurosamente con las regulaciones y normativas dispuestas por los órganos que controlan su rubro.

Contar con un software fiscal permite mantenerse al día con estos trámites, al simplificar la gestión de las leyes tributarias e impulsar tu negocio de manera más eficiente y prometedora.

Básicamente, consiste en un programa que automatiza la gestión fiscal al abarcar desde el ingreso de datos hasta su procesamiento, integración y actualización.

Diseñado para acelerar diferentes procesos, facilita el envío de la documentación a los entes gubernamentales correspondientes.

En las siguientes líneas, comprueba la relevancia de este sistema bajo la óptica de algunos de sus principales beneficios:

• Promueve la atención a las exigencias de los órganos que regulan el giro;

• Evita retrasos en el pago de las obligaciones fiscales;

• Simplifica la comprobación fiscal, así como la integración de documentos;

• Adapta el negocio a las alteraciones normativas;

• Agiliza diferentes operaciones administrativas.

8. Programas ERP

Conocido en inglés como Enterprise Resource Planning, consiste en un conjunto de recursos integrados cuyo principal objetivo es automatizar la mayor parte de las actividades operativas y productivas del negocio.

Para eso, esta clase de programa centraliza los datos de todas las áreas corporativas en un mismo lugar asegurando así, que los colaboradores accedan a la información que necesitan de manera rápida y sin inconvenientes.

De hecho, podemos considerarlo como un potente software de productividad y rendimiento, ya que digitaliza un sinfín de actividades, que antes debían realizarse bajo una dinámica manual.

Modular y escalable, ofrece las funciones necesarias para que la empresa pueda desarrollarse y crecer de manera sustentable, contribuyendo así a la celeridad y calidad de los procesos internos.

A grandes rasgos, un sistema ERP puede brindarte estos diferenciales:

• Mejora los procedimientos y tareas de gestión;

• Optimiza la toma de decisiones;

• Promueve la seguridad de los datos;

• Se adapta a las demandas reales del negocio;

• Registro y control de los datos a favor de la trazabilidad;

• Disminuye los costos de la empresa.

9. Software de SIG

El Geographic Information Systems o Sistema de Información Geográfica es un software dedicado al procesamiento de cualquier especie de información geográfica referenciada o vinculada a un determinado territorio. Para eso, conecta una base de datos con mapas.

Efectivamente, estos software como servicio permiten a sus usuarios consultar la información de forma interactiva, así como integrarla, analizarla y hacer su debida representación.

En virtud de sus recursos avanzados, facilitan la visualización de los datos que se presentan en los mapas con la finalidad de avisar sobre fenómenos geográficos, independientemente de su tipo. 

De este modo, es una herramienta muy útil para:

• Crear mapas de rutas;

• Identificar la densidad de la población en una zona;

• Realizar consultas;

• Representar los resultados en diferentes dispositivos desde que cuenten con acceso a internet.

10. Business Intelligence

El Business Intelligence o BI —traducido al español como Inteligencia de Negocios— consta de un conjunto de herramientas y estrategias que convierten una gran cantidad de datos en información relevante para un negocio.

Dicho de otra manera, es un proceso o método que acapara desde el procesamiento de los datos hasta la toma de decisiones, generando insights valiosos y útiles para la continuidad, desarrollo y crecimiento de la empresa.

Sus programas se han posicionado como recursos extremadamente importantes para tratar los datos de modo que, en un futuro, puedan orientar las acciones empresariales.

A continuación, comprueba la relevancia de los software de BI:

• Recopila, organiza y analiza los datos convirtiéndolos así, en información y conocimientos de primera calidad;

• Fomenta una visión amplia de los diferentes sectores corporativos;

• Permite identificar riesgos, problemas y oportunidades;

• Aumenta la confianza de los gestores en el momento de tomar decisiones;

• Aporta una importante ventaja competitiva.

¡Llegamos al final!

Ya conoces 10 tipos de software como servicio que puedes implementar ahora mismo en tu empresa. Estos productos se han convertido en herramientas fundamentales y adaptables a cualquier tipo de negocio, así que no tendrás problema en incorporarlas a tus procesos y sumar eficiencia a cada tarea y departamento.

Ahora que conoces el valor de la tecnología en pro de la optimización de las actividades internas de una empresa, queremos invitarte a que descubras de forma práctica cómo un software de firma electrónica puede agilizar los flujos de trabajo de tu negocio. 

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