¿Qué es un proceso? Conozca los tipos y ejemplos

Para que conozcas a detalle qué es un proceso y los principales tipos para el entorno corporativo, hablemos un poco de historia.

La intensificación y formalización de los procesos en el campo empresarial puede remontarse a la institución de la producción industrial masiva por Henry Ford y a los abundantes aportes de Henry Fayol a la Teoría Clásica de la Administración. 

Esos fueron los primeros pasos en la estructuración de los procesos. Luego y a lo largo del tiempo, los procesos han evolucionado, por lo que hoy en día, las startups y los negocios modernos basan sus actividades en metodologías cuyo objetivo es aportar una respuesta efectiva y rápida ante las demandas del mercado.

¿Qué es un proceso?

En líneas generales, un proceso consiste en un conjunto de acciones ejecutadas para alcanzar un determinado objetivo.

En el medio empresarial, un proceso consiste en una secuencia lógica y planificada de etapas que se cumplen con la intención de alcanzar cierto propósito. Así pues, la estructuración de procesos es imprescindible para que las organizaciones puedan llevar a cabo sus actividades y alcanzar excelentes resultados.

“Con la creciente presión para aumentar la eficiencia y reducir los costos operativos, las empresas buscarán cada vez más soluciones tecnológicas que les permitan automatizar tareas repetitivas y optimizar sus procesos internos", indica el especialista en ventas y marketing Gregory Alfonso Cardenas. Una de las protagonistas para aumentar la productividad es la automatización. La previsión mundial indica que para 2026, el 50% de organizaciones adoptarán estrategias inteligentes de ejecución de negocios, impulsando todos los aspectos del ciclo de vida de la automatización. Y esto incluye a todos sus procesos.

4 tipos de procesos que son clave para los negocios

A continuación, conoce 4 procesos esenciales para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o rubro:

1. Proceso administrativo

Entre los diferentes procesos relevantes para las empresas, destacamos el proceso administrativo, una secuencia de etapas cuya finalidad es asegurar que la empresa alcance sus objetivos, maximizando su eficiencia.

Creado por Henry Fayol, el proceso administrativo es cíclico y está compuesto por las siguientes etapas o funciones administrativas:

Planificación

Se definen los objetivos y metas corporativas, así como los medios que deben emplearse para alcanzarlos con éxito. Atenta al contexto actual del negocio, pero enfocado en el futuro. El desarrollo de un plan consiste en una ruta de acción que reduce la incertidumbre y eleva a la potencia la probabilidad de éxito.

Organización

Se distribuyen las tareas entre los equipos de trabajo, priorizando un entorno colaborativo entre los sectores.

Esta etapa está relacionad con la disponibilidad de recursos físicos y con las habilidades de cada colaborador. Su propósito principal es definir objetivos específicos a las actividades corporativas.

Dirección

Con enfoque práctico y dinámico, esta etapa abarca medidas de motivación y recompensa en aras de estimular que los colaboradores manifiesten una postura positiva y orientada a la realización de las actividades, debidamente planificadas y organizadas.

Control

Asegura que las actividades planificadas se realicen en tiempo y forma. Bajo una óptica dinámica, los gestores analizan los puntos positivos y negativos del plan para, posteriormente, modificarlo y obtener resultados más potentes.

En cuanto a su importancia, los procesos administrativos:

• aportan un sentido y una dirección a la práctica empresarial coordinando esfuerzos en pro del cumplimiento de los objetivos;

• son las bases de una robusta fortaleza competitiva, desarrollando y expandiendo sus ganancias y activos;

• promueven la satisfacción y motivación de los colaboradores.

Entre los principales procesos administrativos, encontramos: facturación y cobro, selección de personal y adquisición de materia prima.

2. Proceso de gestión

Un proceso de gestión abarca un conjunto de etapas que mide la calidad de las actividades llevadas a cabo en la empresa e identifica los aspectos que deben ajustarse para optimizar los resultados.

Esenciales para incrementar la efectividad de las rutinas corporativas, este tipo de proceso coordina medidas primarias y de apoyo que, aunque no añaden valor al cliente de manera directa, son imprescindibles para el desarrollo de un negocio.

Algunos ejemplos son la gestión de contratos y la gestión de talentos.

3. Proceso productivo

El proceso productivo consiste en un combo de operaciones que la empresa debe llevar a cabo con la finalidad de producir un bien o servicio. Dicho en otras palabras, es un conjunto de procedimientos o actividades que permiten transformar materia prima, insumos y/o conocimientos en la solución final que la empresa comercializa.

Por ejemplo, el proceso productivo de un automóvil abarca desde la compra de las piezas e insumos hasta que se obtiene el producto final. Ya el proceso derivado de la creación de un software bajo demanda implica desde la compra de los materiales hasta la etapa de adaptación y adecuación del producto, considerando las particularidades del cliente.

Para ser eficiente, los procesos productivos deben:

• Responder a las demandas del público objetivo;

• contar con métodos claros;

• presentar principio y fin;

• contar con los recursos humanos necesarios;

• considerar las demandas tecnológicas.

4. Proceso comercial

Definidos con el propósito de facilitar la interacción entre los clientes y la empresa, consisten en un conjunto de procedimientos cuyo objetivo es analizar las demandas de los clientes y descubrir medios de mejorar la competitividad del negocio en el mercado.

Algunos muy buenos ejemplos de procesos comercial son: desarrollo y entrega de productos, así como captación de nuevos clientes.

La administración adecuada de estos procesos puede favorecer el ciclo de ventas y, por consiguiente, elevar el nivel de rentabilidad de un negocio.

Para ser efectivos, deben apoyar la adopción de la estrategia comercial y evolucionar de acuerdo con los cambios en el entorno corporativo y con la cartera de soluciones que la empresa ofrece en el mercado.

¿Cómo optimizar los procesos administrativos en tu empresa?

Después de conocer la importancia de los procesos administrativos, ¿has concluido que tu negocio presenta deficiencias y quieres resolverlos?

¡Considera estos 3 consejos!

1. Revisa regularmente los procesos administrativos

Con el tiempo, es posible que algunos procesos administrativos queden obsoletos o presenten una caída en el rendimiento. Por eso, es indispensable optimizarlos siguiendo las tendencias y necesidades del mercado.

2. Presta atención en los resultados

Para evitar resultados reales incompatibles con los deseados, lo mejor es monitorear los efectos de los procesos administrativos a lo largo del tiempo e identificar tendencias de caída, ya sea por la aplicación de metodologías precarias o porque no cuentan con suficientes recursos.

3. Incorpora tecnologías disruptivas

Las herramientas tecnológicas son grandes aliadas de los negocios, en especial, cuando apoyan los procesos administrativos.

En este sentido, los sistemas ERP y CRM, así como los software de gestión de contrato y de firma electrónica están ganando cada vez más espacio en las empresas, pues digitalizan y centralizan la información al paso que automatizan una serie de actividades.

Gestión de contratos

Por ejemplo, al implementar un software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM), la empresa puede mejorar la rapidez y calidad de los procesos administrativos relacionados con el cierre de acuerdos, la aceptación de tratos, contratación de talentos y muchos más.

Gracias a la posibilidad de acceder a los datos dondequiera que los usuarios se encuentren, a su validez jurídica y al entorno seguro, las empresas pueden acelerar los trámites de envío, recepción y firma de acuerdos, aprovechando excelentes oportunidades de negocio.

Según Gregory Cardenas, "con sólo adoptar de la firma electrónica, es posible acelerar el tiempo necesario para completar transacciones comerciales, lo que me permite cerrar acuerdos más rápidamente y aprovechar oportunidades de negocio de manera eficiente."

¡Hemos finalizado!

Como ves, conocer qué es un proceso y administrar los tipos clave para las empresas son medidas imprescindibles para fomentar el desarrollo y crecimiento de un negocio.

Cuando se implementan medidas de optimización de los procesos administrativos, la empresa logra:

• reducir el tiempo requerido para finalizar las tareas;

• detectar puntos críticos en términos de eficiencia y desempeño;

• asegurar el cumplimiento ante los órganos reguladores;

• incrementar los resultados del negocio.

¡Considera nuestros tips para lograr procesos administrativos mucho más eficientes y rentables!

¿Quieres conocer más sobre la solución de firma electrónica? ¡Te invitamos a que accedas a nuestro post “Adopción y uso de la firma electrónica en México: ¿Cuál es su avance?” para conocer más sobre su utilidad!