¿Qué es SaaS? Comprende cómo funciona el software como servicio

Publicado el 18 de octubre de 2019. Actualizado el 30 de junio de 2022.

El modelo de contratos SaaS está basado en negocios con pagos recurrentes. Las suscripciones de Software como Servicio (del inglés, Software as a Service) son el lenguaje de la transformación digital.

Este cambio de perspectiva ofrece muchas ventajas para diversos tipos de negocios, optimizando los resultados.

De hecho, cada día más organizaciones invierten en nuevas aplicaciones y tecnologías en la nube, adquiriendo licencias escalables de acuerdo con su necesidad.

En este artículo, vamos a comprender por qué los negocios se vuelven más eficientes con la adopción de las licencias de software.

El desafío de las licencias perpetuas

En el pasado, cuando necesitaban adquirir una tecnología, las empresas invertían integralmente en la propiedad del software. Aún hoy existen muchas aplicaciones cuyo modelo de adquisición es la licencia perpetua.

Sin embargo, las licencias perpetuas generan múltiples inconvenientes.

Un ejemplo es el costo total de propiedad (TCO, d_el inglés total cost of ownership_): si la empresa es propietaria de la aplicación, todos los costos relativos a su existencia deben ser considerados para llegar al margen neto. Esto incluye costos de operación, manutención, actualización, soporte etc.

Otro aspecto que sin duda es un inconveniente es que toda tecnología perece. Todo negocio necesita cambiar las aplicaciones que utiliza si quiere modernizarse. Cuando esto ocurre, se pierde la inversión hecha en tecnología.

¿Qué es SaaS?

En la actualidad y cada día más, las aplicaciones son adoptadas desde la nube.

Como hemos dicho, el modelo de contratos SaaS está basado en negocios con pagos recurrentes. Son suscripciones de software como servicio con ingresos regulares.

Es decir, la empresa contrata la aplicación de acuerdo con sus necesidades y se puede escalar las características en el futuro, si la empresa crece y necesita más recursos o más licencias.

El modelo SaaS cambia totalmente la comercialización de tecnología. Ya no existe TCO, porque no hay propiedad del software, sino una suscripción que le permite a la empresa utilizarla de acuerdo con el alcance contratado.

Todos los costos de operación son debidos al proveedor. Este es el responsable de mantener las aplicaciones y datos siempre disponibles, actualizados y seguros.

Por fin, los pagos son recurrentes a la conveniencia del cliente: mensuales, semestrales o anuales.

Tipos de Software como Servicio (SaaS)

El servicio SaaS o Software as a Service surge como una herramienta para complementar el Cloud Computing o computación en la nube, la novedosa plataforma de almacenamiento de datos que ha traído como consecuencia diversos avances tecnológicos.

Además, es uno de los tipos de servicio que puede ofrecer un proveedor o empresa de TI vinculados al Cloud Computing o plataforma en la nube.

A continuación te contaremos sobre los diversos tipos o categorías de servicio SaaS que se deben tomar en cuenta, dependiendo de tus necesidades, para hacer más eficiente tu trabajo:

SaaS empaquetados

Es una solución diseñada para tareas específicas dentro de las empresas que se encarga de mejorar la efectividad del marketing, la relación y la forma de captar clientes, además de optimizar la participación y la interacción entre los colaboradores.

Un ejemplo de SaaS empaquetado es HubSpot que ayuda a las empresas a mejorar sus estrategias de venta, comercialización y atención al cliente.

SaaS colaborativos

Es una solución para mejorar el trabajo de los equipos dentro de las empresas, apoyando con aplicaciones para la comunicación efectiva, práctica y desde un mismo lugar de mensajería de texto, intercambio de documentos, correo electrónico y videollamadas.

Un ejemplo de este tipo de servicio es Basecamp, que permite hacer más sencillos los métodos de trabajo en equipo, mientras comparten documentos y tienen una comunicación fluida.

Otro ejemplo son los Sistemas de Administración de Recursos Humanos o HRMS, que le permiten a las organizaciones administrar la productividad y los requerimientos de sus colaboradores.

SaaS técnicos

Estas soluciones ayudan a mejorar algunos procesos técnicos, por ejemplo la búsqueda e importación de contactos, que viene incluido como una función.

Un ejemplo de un SaaS técnico que está en el mercado es la aplicación de búsqueda Algolia, que puede ser instalada en sitios web e incluso teléfonos móviles. Esto ayuda a las empresas a encontrar clientes, potentes descubrimientos y soluciones escalables.

Seguramente ya has utilizado algún servicio SaaS, incluso sin saberlo. Si es así, ya conoces algunas de sus ventajas en los procesos empresariales.

Hoy en día existen algunos servicios populares y gratuitos. Algunos ejemplos son: Skype (software de comunicación de mensaje de texto, chat y video), Dropbox (multiplataforma que permite el almacenamiento masivo de datos con la opción adicional de compartirlos), Paypal (plataforma para transacciones de dinero por internet) y Outlook (solución de correo electrónico).

Todos estos servicios son un SaaS y puedes acceder a ellos desde tu computadora a través de internet. No es necesario instalar ningún software para hacer uso de ellos, ya que están alojados en la nube, por lo tanto no desgastan la memoria de tus dispositivos.

Gran parte de los servicios SaaS son personalizados según las necesidades de tu empresa. Una herramienta eficaz será capaz de ofrecer, dentro de sus soluciones, aplicaciones con diversas funciones que se ajustarán a tu negocio.

Aplicaciones de Software as a Service (SaaS)

Existen muchas aplicaciones que pueden ser utilizadas en casi todas las áreas empresariales a través de la contratación de un servicio SaaS. Aquí te hablaremos sobre las más comunes y populares:

• Software o aplicaciones para facturación: Los servicios SaaS son capaces de facilitar todo el sistema de pagos de tu empresa o negocio mediante un software de facturación electrónica que cumplirá variadas funciones como emitir comprobantes, facturas, recibos, firma electrónica, etc.

• Comunicación: Existen diversas aplicaciones capaces de crear y unificar en un mismo lugar, email, chats, videollamadas, mensajes de voz, entre otros. Este tipo de soluciones dinamizan las comunicaciones entre los trabajadores y colaboradores dentro de tu empresa. Un ejemplo muy popular es Slack.

• Contabilidad: Existen aplicaciones que te ayudarán a llevar la contabilidad de tu empresa e incluso el inventario si lo necesitas, ayudándote a evitar riesgos y equivocaciones de todo tipo.

• CRM: La aplicación de CRM o Gestión de Relaciones con el Cliente, es una herramienta que le permitirá a tu empresa comunicarse con el cliente y resolver ventas, compras y todas las dudas del cliente.

• Atención al cliente: Estas soluciones están dirigidas a brindar inmediatez, buen servicio y una excelente experiencia al cliente a través de internet.

• E-commerce: Las aplicaciones de comercio electrónico se caracterizan por extender la posibilidad de cobrar por internet a través de diferentes métodos de pago como débito, transferencias, crédito, payoneer, etc. Sin embargo, esta plataforma no se limita solo a las ventas, también está íntimamente relacionada con una buena estrategia de venta previamente a su instalación para crear una buena página web entre otras cosas.

• Aplicaciones para contenido multimedia: Existen prestigiosas aplicaciones para personalizar el contenido multimedia de la empresa, una de las más populares es la G Suite. Esta ofrece videoconferencias, correo electrónico, calendario y agendas para la empresa. ¡Muy útil para el trabajo remoto!

En la actualidad, los servicios SaaS son capaces de proveer una extensa variedad de aplicaciones, pero todo dependerá de cuáles son las soluciones adecuadas para tu empresa. Para ello, considera muy bien la estrategia de tu negocio y las ventajas que necesitas implementar en tus áreas de trabajo.

Las 5 ventajas del Software como Servicio

Las suscripciones de software solucionan dificultades frecuentes de los equipos de TI, como actualizaciones periódicas y soporte técnico para tecnologías antiguas, por ejemplo.

A siguiente, vamos a aclarar los beneficios que el cambio para una realidad digital promueve en las organizaciones:

1. Reducción de costos

Con la computación en la nube, ya no hay necesidad de correr con diversos gastos (aquellos inclusos en el TCO, como ya mostramos).

Solo necesitas acceso a Internet, una suscripción del sistema elegido y todo está listo para que se utilice todos sus recursos. En otras palabras, el costo con infraestructura cae significativamente.

Esto es uno de los aspectos que permiten a las empresas ofrecer nuevos productos con mejores precios y más beneficios a sus clientes, definiéndose más competitivas.

2. Agilidad

Al contrario de las tecnologías on premise (implementadas físicamente), no existen largos proyectos de implementación de SaaS.

En la mayoría de los casos, los usuarios pueden utilizar las aplicaciones poco después que el contrato de utilización sea firmado.

Es claro que cada aplicación SaaS tiene su propia fecha de go live. Por ejemplo, las soluciones de Docusign suelen estar disponibles pocos días después de contratadas.

Otra experiencia ágil es la transición del software antiguo para el nuevo. En general, los contratos incluyen entrenamientos y consultorías para preparar a todos los nuevos usuarios.

3. Control de pagos

Ya que el modelo SaaS consiste en pagos recurrentes, la empresa logra más control del presupuesto, ya que define las fechas de pago de los contratos (mensual, semestral o anual).

Por lo lado del proveedor de la tecnología, se logra más control de ingresos, o sea, los ingresos son regulares.

4. Retención del cliente

El modelo SaaS permite realizar upselling (incremento de funciones dentro su aplicación SaaS) y cross selling (adopción de un producto complementario a su aplicación SaaS) con más facilidad.

5. Enfoque en la innovación

Las empresas que migran para aplicaciones SaaS buscan modernizar sus actividades con softwares más actualizados, optimizar servicios y asegurar que la empresa prosiga competitiva.

De hecho, las aplicaciones SaaS promueven un cambio cultural en la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre SaaS, IaaS y PaaS?

Aunque cada acrónimo varíe únicamente en la primera letra, existen muchas diferencias específicas a recalcar, incluyendo:

¿Qué significa cada una?

• IaaS: Infraestructura como Servicio.

• PaaS: Plataforma como Servicio.

• SaaS: Software como Servicio.

¿Para qué tipo de uso y usuario está diseñado?

• IaaS: es utilizado por arquitectos de red.

• PaaS: son empleados por el desarrollador.

• SaaS: es utilizado por el usuario final.

¿Qué sabemos del acceso, a quién se lo brindan?

• IaaS: brinda acceso a recursos como máquinas virtuales y almacenamiento virtual.

• PaaS: otorga el ingreso al entorno de tiempo de ejecución a las herramientas de implementación y desarrollo para la aplicación.

• SaaS: se encarga de darle acceso al usuario final.

¿En qué modelo se basan?

• IaaS: es un modelo de servicio que brinda soluciones informáticas disponibles a través de Internet.

• PaaS: se trata de una rama del cloud computing que proporciona soluciones orientadas al desarrollo de aplicaciones.

• SaaS: una variación de cloud computing donde se disponibiliza recursos de software directamente a los consumidores.

¿Quién es capaz de entender cada tipo de software?

• IaaS: los usuarios necesitan conocimientos técnicos para poder utilizar programas de esta categoría.

• PaaS: se necesita cierto nivel de aprendizaje para poder realizar la configuración básica.

• SaaS: no conlleva ningún requisito sobre tecnicismos, la empresa proveedora se encarga de todo.

¿En qué sector son más populares?

• IaaS: es popular entre desarrolladores e investigadores.

• PaaS: su popularidad está en el entorno de desarrolladores de aplicaciones y scripts.

• SaaS: ampliamente popular entre consumidor y empresa para compartir archivos, correos electrónicos y networking.

7 consejos para elegir al mejor proveedor de servicios SaaS para tu negocio

¿Quieres un proveedor SaaS que se adapte íntegramente a tus necesidades? De ser así, no puedes perder de vista estos 7 tips clave para que encuentres justo lo que buscas:

1. Haz un estudio sobre la confiabilidad

La mayoría de los proveedores de SaaS se enorgullecen de estar disponibles las 24 horas del día, los 365 días del año. La alta disponibilidad generalmente demuestra que tienen cierto nivel de tolerancia a fallas o recuperación ante desastres para ayudar a garantizar la disponibilidad en caso de un potencial problema.

Los proveedores de SaaS pueden referirse al "tiempo de actividad" en su propuesta de venta, que es la cantidad de tiempo que sus servicios están en línea como un porcentaje de tiempo en un año (por ejemplo, 99,9% de tiempo de actividad).

Su tiempo de inactividad puede incluir cosas como mantenimiento programado, pero puede no incluir problemas "intermedios", como inconvenientes de enrutamiento de Internet, aunque es posible que los usuarios no puedan acceder a sus datos y aplicaciones.

Al investigar las cifras de disponibilidad de un proveedor, es importante preguntarse cómo se mide y considerar todas las facetas del tiempo de inactividad que podrían afectar nuestro negocio.

2. Solicita un acuerdo de nivel de servicio

Los proveedores de SaaS pueden ofrecer diferentes niveles de disponibilidad y rendimiento a distintas escalas de precios.

Discutir estos niveles y su valor correspondiente es un componente clave de la negociación de un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). El ANS debe proporcionar:

• Definiciones de disponibilidad y tiempo de inactividad.

• Una lista completa de los servicios proporcionados.

• Disponibilidad requerida para cada servicio y límites de tiempo de inactividad aceptables.

• Métodos utilizados para informar cualquier pérdida de servicio y tiempo de inactividad.

• Requisitos de notificación

Y cualquier otro que se incline más a lo que la compañía necesite de una empresa SaaS al evaluar su solución.

3. Verifica la reputación del proveedor y la posición en la industria

La reputación es la ventaja competitiva más valiosa en el mercado de servicios. Cada proveedor se esfuerza por lograr la mejor posición posible en relación con sus pares.

Busca un proveedor que tenga una posición sólida en la industria. Considera la riqueza de sus ofertas de servicios, revisiones de productos independientes, lo que dicen los analistas sobre ellos y su solvencia financiera.

4. Asegúrate de que el servicio cumpla con tus expectativas

Las capacidades de SaaS están avanzando rápidamente. Hoy en día, el mercado está repleto de una variedad de aplicaciones que no solo funcionan bien como servicios, sino que ofrecen características más completas que el software tradicional.

Algunas de ellas se enfocan en procesos comerciales muy particulares, mientras que otras pueden implementarse a nivel de toda la empresa.

Por ello, deberás hacer un análisis previo sobre qué problema comercial estás tratando de resolver para asegurarte de que el servicio pueda cumplir con estas expectativas. Considera también los planes futuros para SaaS.

¿Puede la aplicación agregar valor en otras partes del negocio? De ser así, es un punto a favor que podrás poner sobre la mesa.

Por otro lado, antes de comprar la aplicación SaaS, el proveedor debe ofrecer una demostración detallada del software para asegurarse de que pueda utilizarlo por completo.

Utilice esta demostración como una oportunidad para discutir sus problemas con el demostrador y asegúrate de que te muestren exactamente cómo puede ayudar el software. Si no puede, no es adecuado para usted.

5. Profundiza en las ofertas de seguridad

El uso de un modelo SaaS significa que los datos de la empresa están alojados por un tercero y se accede a ellos a través de Internet.

Esto plantea una serie de cuestiones de seguridad y privacidad que requieren una planificación cuidadosa. Cuando busques un posible proveedor de SaaS, profundiza en sus funciones de seguridad.

• ¿Tienen la redundancia adecuada para el almacenamiento de datos y la tolerancia a fallas?

• ¿Cuáles son sus garantías técnicas de ciberseguridad?

• ¿Cuáles son sus garantías de seguridad física?

• ¿Pueden sus empleados acceder a sus datos?

• ¿Qué pautas éticas existen para asegurar la privacidad?

Los requisitos de seguridad varían mucho según la organización y la industria. Por lo tanto, es importante tener en cuenta qué funciones de seguridad son más importantes para el negocio y asegurarse de que el posible proveedor de SaaS pueda satisfacerlas.

6. Revisa si te ofrecen capacitación sobre el producto

Uno de los principales problemas con el software comprado de forma única es que puede quedarse con un soporte y una formación muy limitados sobre cómo utilizar el programa.

Como un proveedor de SaaS tiene un interés personal en que utilices continuamente el producto, debe ofrecer soporte y capacitación completos, incluidos tutoriales sobre cómo funciona el software para que el equipo de trabajo pueda sentirse seguro al usarlo.

7. Fíjate que ofrezca administración de cuentas y soporte del sistema

Al implementar una aplicación SaaS, el proveedor debe brindar ejemplos de mejores prácticas a seguir para garantizar que su software funcione tal cual como lo necesitas.

También es importante que sepas que siempre estará disponible para asegurarse de obtener el máximo valor de la plataforma una vez que se haya implementado. Esto también es fundamental para resolver cualquier conflicto o problema con el software como servicio.

Siempre debes verificar que la empresa cubra las horas de trabajo para que estén disponibles, y así ofrecer soporte del sistema en todo momento.

¿Cómo contratar servicios SaaS?

Para asegurar el éxito de la contratación de un nuevo sistema SaaS es esencial preparar correctamente los términos de la formalización. Estos necesitan ser claros acerca de las características de la aplicación, la disponibilidad, del soporte etc.

Igualmente, es necesario que el contrato sea basado en métricas de calidad, que establecen el nivel de servicio que el proveedor de la tecnología provee.

Otro aspecto que debe ser considerado es la gestión del contrato. Es importante utilizar medios tecnológicos para almacenar o compartir sus contratos. De hecho, resulta curioso firmar un contrato en papel para adquirir una licencia de uso en la nube.

Por esto, es importante quedarse atento en cómo se firma el contrato SaaS. Una recomendación es utilizar un servicio de firmas electrónicas que pueda efectivamente proveer evidencias auditables de la transacción.

Otro desafío que se debe solucionar es el almacenamiento del contrato. La adopción de sistemas de gerenciamiento de documentos ayuda a organizar contratos de acuerdo con los requisitos del negocio, como por precio, ubicación de los clientes etc. Así, se facilita buscarlos, consultarlos y compartirlos.

Para explorar toda comodidad de las soluciones SaaS, es esencial que el proceso de formalización contractual sea igualmente digital. Por lo tanto, la aplicación de las firmas electrónicas es ideal. Las empresas logran más agilidad y disminuyen costos innecesarios en el proceso de adquirir una licencia SaaS.

Contacta a los expertos de Docusign y conoce ¡las ventajas de la adopción de las firmas electrónicas! ¡No esperes más para implementarla en tu empresa!