Cómo llevar el seguimiento de las fechas de vencimiento de tus contratos

¿Cómo realiza tu equipo el seguimiento de las fechas importantes relacionadas con contratos y acuerdos? ¿Con hojas de cálculo o recordatorios de calendario? ¿Existe una única fuente de verdad para todos los acuerdos o los equipos los mantienen en rastreadores separados?

Cualquiera que sea el proceso que use tu equipo, probablemente implique varias herramientas diferentes y pasos manuales que pueden causar problemas. Los acuerdos pueden vencer o renovarse automáticamente sin aviso, lo que puede ocasionar una finalización inesperada del servicio o penalizaciones que se podrían evitar. Las consecuencias pueden generar problemas para los equipos legales o financieros que tienen la responsabilidad de rastrear diversos tipos de acuerdos en distintas líneas de negocio.

Si llevar un seguimiento de las fechas de los acuerdos te parece imposible, no estás solo. Estudiamos el estado de la gestión moderna de los acuerdos y descubrimos que aproximadamente el 50% de los profesionales se sienten abrumados por el volumen y la complejidad de sus contratos. Con tantos puntos de datos importantes distribuidos en diferentes herramientas —algunos integrados con otros sistemas, otros completamente desconectados—, es fácil quedarse atrás.

Nuestra solución para gestionar los vencimientos y renovaciones de acuerdos: Docusign IAM Core, que incluye un repositorio impulsado por IA que extrae fechas clave, y una herramienta de automatización del flujo de trabajo que puede iniciar automáticamente las tareas de renovación.

Intelligent Agreement Management (IAM) es una nueva categoría de software en la nube impulsado por IA diseñado para conectar y automatizar cada paso del trabajo en los acuerdos. Obtén más información sobre la tecnología incluida en Docusign IAM y cómo funciona en conjunto.

IAM Core te ayuda a:

• Cancelar los servicios no utilizados antes de que se renueven automáticamente.

• Renovar los contratos de servicio antes de que venzan.

• Iniciar las negociaciones de renovación a tiempo.

Navigator, un repositorio de acuerdos impulsado por IA, hace el trabajo pesado para mantener a tus equipos informados y preparados para las fechas clave que son importantes para tu organización. Si un acuerdo que está por vencer es valioso para tu empresa y se renueva automáticamente, puedes dejar que suceda. Si un proveedor no cumple con las expectativas, puedes ver fácilmente cuánto tiempo estás comprometido con una relación con él y planificar un reemplazo. 

Maestro, una herramienta de automatización del flujo de trabajo de los acuerdos, conecta todas las tecnologías, personas y actividades en el proceso de renovación, por lo que iniciar ese flujo de trabajo es tan fácil como unos pocos clics. Incluso si tu flujo de trabajo necesita incluir pasos habitualmente complejos como la verificación de identidad o los servicios notariales, Maestro puede automatizar esos pasos para asegurar que las actividades correctas ocurran en el orden correcto.

Con estas herramientas, los equipos pueden clasificar toda su cartera de acuerdos por fecha de vencimiento, acceder a un tablero prediseñado para priorizar clientes y proveedores, y recibir recordatorios automáticos de renovación.

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