Cómo agilizar la firma de contratos: señales de que tu equipo necesita automatización

Los contratos tocan todos los aspectos de tu negocio, pero muchas empresas todavía están lidiando con procesos manuales y anticuados que agotan tiempo, dinero y recursos. Esto es especialmente relevante considerando que una investigación de Deloitte abre em uma nova guia encontró que la ineficacia en la gestión de acuerdos provoca una pérdida de $2 billones de dólares en valor económico global al año.

Problemas comunes en la creación de contratos

La fase de creación de contratos suele estar plagada de ineficiencias que afectan la productividad, aumentan el riesgo y causan retrasos masivos. Los equipos enfrentan dificultades para localizar documentos previamente aprobados, dependen de plantillas de contratos obsoletas que no cumplen con normativas actuales, y propagan información inexacta o no conforme.

La entrada manual de datos multiplican los errores humanos: al transferir detalles del cliente, producto o proveedor a los acuerdos, los equipos repiten trabajo interminable corrigiendo información incorrecta. Esta introducción de datos erróneos por adelantado resulta en altas tasas de "No en buen orden" (NIGO), lo que frena directamente el reconocimiento de ingresos y retrasa las operaciones comerciales.

El impacto de los cuellos de botella en la firma de contratos

Estas ineficiencias dejan a talentos de alto valor enfocados en trabajo de bajo valor, lo que solo aumentará a medida que las organizaciones escalen. En lugar de centrarse en iniciativas estratégicas, los profesionales legales a menudo están atados a tediosas tareas de revisión de contratos manual, desviando recursos críticos del departamento jurídico.

La falta de herramientas centralizadas dificulta la minimización del riesgo y la maximización del cumplimiento mediante la estandarización. Los equipos que interactúan con el cliente ven retrasos en los tratos y tiempo de venta valioso desperdiciado porque los empleados tienen la tarea de papeleo y seguimiento interno en lugar de centrarse en las actividades comerciales principales. Los cuellos de botella en la firma de contratos crean una mala experiencia para el cliente, a menudo resultando en abandono o desistimientos.

El impacto financiero puede ser catastrófico: la investigación muestra abre em uma nova guia que las ineficiencias en procesos contractuales pueden resultar en un promedio de $1.5 millones de dólares en ingresos perdidos por empresa. Además, el gran volumen de solicitudes sin un proceso centralizado sobrecarga a los equipos de adquisiciones y otros departamentos operativos, lo que lleva a una mala preparación para las negociaciones y aumenta el riesgo de términos desfavorables.

La falta de eficiencia operativa también resulta en oportunidades perdidas de renegociación y ahorro de costos. Un alarmante 56% de los encuestados reportó tener dificultades para encontrar los últimos términos y tarifas de proveedor aprobados para usar, lo que resulta en pagos en exceso y pérdida de control sobre los compromisos contractuales.

Cómo IAM agiliza la creación y firma de contratos

Docusign Agreement Preparation está diseñado para ayudarte a navegar la fase de creación con facilidad. Esta solución simplifica la elaboración y gestión de plantillas de contratos, para que los equipos de ventas puedan generar rápidamente nuevos acuerdos con la confianza de que incluyen los términos más actuales y aprobados.

Ofrece creación de plantillas sin código y un repositorio centralizado para mantenerlas, ahorrándote horas en la actualización de lenguaje, fechas e información de productos. Los campos de datos están conectados a lo largo de todo el flujo de trabajo del acuerdo, eliminando el margen de error y permitiendo una integración fluida con tus sistemas existentes. El resultado: un proceso que acelera el tiempo de firma y reduce drásticamente los errores manuales.

Obstáculos en el proceso de firma de contratos

Si conseguir que los contratos se firmen y aprueben se siente como sacarse una muela, es probable que tu equipo esté experimentando la fricción que una solución avanzada de gestión de acuerdos está diseñada para resolver.

La falta de visibilidad del estado de los acuerdos mientras se espera la firma puede causar incertidumbre entre los equipos. La dependencia de aprobaciones internas ineficientes y repetitivas ralentiza todo el proceso, creando pasos frustrantemente tediosos. Las organizaciones se enfrentan consistentemente a retrasos en la obtención de las firmas correctas en el orden apropiado, lo que lleva a una mala experiencia tanto para los empleados como para los clientes.

La dependencia de la firma manuscrita presenta importantes desafíos operativos y de cumplimiento. Son difíciles de recopilar, verificar y almacenar, lo que incrementa el riesgo de fraude y dificulta confirmar la autenticidad del firmante.

En documentos sensibles como acuerdos de confidencialidad, la verificación de identidad del firmante se vuelve crítica. Los retrasos en estos procesos pueden resultar en menores oportunidades de up-sell y cross-sell, además de impactar negativamente las relaciones con los clientes. De hecho, el 48% de los encuestados en un informe de Deloitte y Docusign dijo que sus relaciones con los clientes se deterioraron significativamente debido a los retrasos en los acuerdos.

En entornos altamente regulados, las complejidades de la verificación de identidad o la notarización representan un riesgo significativo para las operaciones comerciales, aumentando la exposición a sanciones financieras y daños a la reputación. De manera alarmante, los encuestados en el mismo informe tuvieron un promedio de 22 incidentes importantes de cumplimiento de acuerdos en el último año.

Cómo IAM mejora la firma electrónica y el compromiso

Si la interacción con las partes es tu mayor desafío, Workflow Builder ofrece una solución. Esta herramienta de automatización te ayuda a diseñar flujos de trabajo estandarizados y sin código que avanzan de forma fluida entre cada etapa del proceso.

La firma electrónica acelera el cierre de contratos de manera segura, eliminando las demoras del intercambio constante de correos electrónicos con múltiples versiones del documento. Docusign ofrece una gama de opciones para verificar digitalmente la identidad de los firmantes, incluyendo Verificación de ID, autenticación por SMS/Teléfono, y con una cuenta CLEAR, como parte de una experiencia segura, intuitiva y optimizada para dispositivos móviles. La firma digital proporciona trazabilidad y autenticidad verificable, eliminando traspasos manuales y acuerdos perdidos.

El desafío de gestionar contratos completados

Una vez que se firma un contrato, el trabajo no ha terminado. Si tu equipo lucha por gestionar y utilizar los acuerdos completados, una solución avanzada podría proporcionar la estructura y automatización necesarias.

El trabajo duplicado para reintroducir datos de documentos firmados en varios sistemas de registro, ya sea para aprovisionamiento, facturación o incorporación de empleados, sigue siendo una realidad frustrante. Esto se agrava con contratos con proveedores distribuidos en múltiples plataformas, donde el enrutamiento manual entre equipos genera errores costosos y problemas de cumplimiento normativo debido a información ingresada incorrectamente.

La falta de acceso y visibilidad sobre la ubicación de documentos firmados representa otro punto débil crítico. De hecho, el 62% de los profesionales lucha por localizar contratos existentes, lo que impide una visión holística de las obligaciones contractuales. Las empresas se enfrentan a riesgos cuando no pueden buscar lenguaje contractual crítico que afecta las operaciones o el cumplimiento. Además, valiosos conocimientos permanecen enterrados por la falta de herramientas para automatizar el seguimiento y análisis de datos del contrato.

En última instancia, esta gestión desorganizada conduce a oportunidades de renovación perdidas, manteniendo a las organizaciones atadas a acuerdos que ya no son rentables.

Cómo ayuda IAM con la gestión de contratos

La plataforma Docusign IAM incluye un repositorio inteligente impulsado por IA que simplifica la gestión de acuerdos de principio a fin. Gracias a su búsqueda avanzada, puedes localizar contratos completados en segundos e identificar diferencias en los términos entre líneas de negocio o geografías. Además, con un registro de auditoría completo y protección de datos integrada, ofrece niveles de trazabilidad y seguridad muy superiores a los de las plataformas de almacenamiento tradicionales.

La IA puede ayudar a estandarizar los datos y desbloquear conocimientos sobre tus contratos para ayudarte a impulsar eficiencias, descubrir oportunidades para reducir costos y disminuir el riesgo. Las notificaciones personalizables y los informes preconstruidos ayudan a los equipos a mantenerse al tanto de las renovaciones, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones más informadas.

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Preguntas frecuentes sobre agilizar la firma de contratos

¿Es válido un contrato firmado digitalmente?

Sí, los contratos firmados digitalmente tienen plena validez legal en la mayoría de las jurisdicciones. En México, la legislación reconoce que no se pueden negar efectos jurídicos a un documento por estar en formato digital. La firma electrónica cumple con los requisitos legales cuando garantiza la autenticidad del firmante y la integridad del contenido mediante certificados digitales emitidos por autoridades certificadoras. La validación se fortalece con registros de auditoría que demuestran que el documento no fue alterado después de la firma.

¿Qué es perfeccionar un contrato?

Perfeccionar un contrato significa completar todos los pasos necesarios desde la redacción hasta la firma para que el acuerdo adquiera plena vigencia y fuerza jurídica. En términos legales, la perfección ocurre cuando se cumplen los elementos esenciales: el consentimiento de las partes, el objeto y la causa. Dependiendo del tipo de contrato, este puede perfeccionarse por el simple consentimiento mutuo o requerir la entrega física de un bien. Una vez perfeccionado, las obligaciones derivadas se vuelven exigibles entre las partes.

¿Qué plazo hay para firmar un contrato?

Los plazos para firmar un contrato varían según el tipo de acuerdo y la jurisdicción aplicable. En el ámbito laboral, por ejemplo, muchos países establecen plazos específicos que van desde 5 hasta 15 días según la duración del acuerdo. Las herramientas de automatización con recordatorio automático ayudan a garantizar que las firmas se obtengan dentro de los tiempos establecidos, evitando sanciones por incumplimiento y asegurando que los acuerdos entren en vigor sin retrasos que afecten las operaciones comerciales.