Cómo saber si tu equipo necesita automatizar el proceso de contratos

Los contratos tocan todos los aspectos de tu negocio. Tus equipos y clientes están conectados por acuerdos, y las operaciones organizacionales funcionan con ellos. Y, sin embargo, muchas empresas todavía están lidiando con procesos manuales y anticuados de gestión de contratos que agotan tiempo, dinero y recursos.

Para una parte tan vital del día a día de su negocio, ¿no debería asegurarse de que el proceso sea lo más optimizado, libre de errores y conforme posible? Especialmente considerando que la investigación de Deloitte encontró que la ineficacia en la gestión de acuerdos provoca una pérdida de $2 billones de dólares en valor económico global anual.

La gestión inteligente de acuerdos moderniza todo tu ciclo de vida contractual. Pero, ¿cómo saber si su negocio podría beneficiarse de ella? Examinemos los puntos débiles comunes que a menudo señalan la necesidad de este tipo de automatización y estandarización impulsada por IA. Si estos desafíos resuenan con las luchas diarias de su equipo, es un fuerte indicador de que está listo para la próxima evolución en la gestión de acuerdos.

¿Cómo se crean los contratos?

La fase inicial de la creación de contratos a menudo está plagada de ineficiencias que se extienden por toda su organización, afectando la productividad, aumentando el riesgo y causando retrasos masivos en los tratos.

Problemas a tener en cuenta

Aquí hay algunos de los ejemplos más comunes de problemas durante la fase de creación de la gestión de contratos:

• Incapacidad para encontrar y acceder a contratos previamente aprobados.

• Uso frecuente de plantillas obsoletas.

• Propagación de información inexacta o no conforme.

Las organizaciones también luchan frecuentemente con la entrada manual de datos, lo que lleva a un trabajo repetitivo interminable debido a errores al transferir información como detalles del cliente, producto o proveedor a los acuerdos. Esta introducción de información incorrecta por adelantado resulta en altas tasas de "No en buen orden" (NIGO), lo que frena directamente el reconocimiento de ingresos y retrasa las operaciones comerciales.

El impacto de la creación manual de contratos

Estas ineficiencias dejan a talentos de alto valor enfocados en trabajo de bajo valor, lo que solo aumentará a medida que las organizaciones escalen. En lugar de centrarse en iniciativas estratégicas, los profesionales legales, por ejemplo, a menudo están atados a tediosas revisiones manuales.

La falta de herramientas y procesos centralizados dificulta la minimización del riesgo y la maximización del cumplimiento mediante la aplicación de la estandarización. Si bien los manuales de procedimientos (playbooks) pueden ayudar, a menudo existen en documentos que rápidamente quedan obsoletos, planteando desafíos significativos de control de versiones. Esto también crea otro paso más en el proceso para que alguien busque respuestas, lo que quita tiempo y paciencia.

Los equipos que interactúan con el cliente ven retrasos en los tratos y tiempo de venta valioso desperdiciado porque los empleados tienen la tarea de papeleo y seguimiento interno en lugar de centrarse en las actividades comerciales principales. Los pasos tediosos como el llenado de formularios y la impresión crean una mala experiencia para el cliente, a menudo resultando en abandono o desistimientos. El impacto financiero puede ser catastrófico: la investigación muestra que las ineficiencias en la contratación pueden resultar en un promedio de $1.5 millones de dólares en ingresos perdidos por empresa.

Además, el gran volumen de solicitudes que hay que seguir sin un proceso de entrada centralizado sobrecarga a los equipos de adquisiciones y a otros equipos operativos. Esto lleva a una mala preparación para las negociaciones, aumentando el riesgo de términos y condiciones de acuerdo desfavorables.

Las organizaciones también pierden frecuentemente oportunidades de renegociación y ahorro de costos debido a la falta de herramientas para rastrear y analizar acuerdos o para encontrar oportunidades de consolidación de proveedores. Un alarmante 56% de los encuestados reportó tener dificultades para encontrar los últimos términos y tarifas de proveedor aprobados para usar, lo que resulta en pagos en exceso.

Cómo ayuda IAM con la fase de creación

Docusign Agreement Preparation está diseñado para ayudarle a navegar la fase de creación con facilidad. Agreement Preparation facilita la creación y gestión de plantillas, para que los equipos de ventas puedan generar rápidamente nuevos acuerdos con la confianza de que incluyen los términos más actuales y aprobados. Ofrece creación de plantillas sin código y una forma centralizada de mantener las plantillas, ahorrándole horas en la actualización de lenguaje, fechas e información de productos. Las plantillas y los campos de datos dentro de ellas están conectados a lo largo de todo el proceso de acuerdo, eliminando el margen de error y ahorrando tiempo.

Obstáculos en los compromisos contractuales

Si conseguir que los contratos se firmen y aprueben se siente como sacarse una muela, es probable que su equipo esté experimentando la fricción que una solución avanzada de gestión de acuerdos está diseñada para resolver.

La falta de visibilidad del estado de los acuerdos mientras se espera la firma, por ejemplo, puede causar incertidumbre entre los equipos. La dependencia de aprobaciones internas ineficientes y repetitivas ralentiza todo el proceso, creando pasos frustrantemente tediosos. Las organizaciones se enfrentan consistentemente a retrasos en la obtención de las firmas correctas en el orden apropiado, lo que lleva a una mala experiencia tanto para los empleados como para los clientes.

Desde obtener firmas de ejecutivos ocupados hasta transacciones de alto valor o reguladas que requieren visitas a ubicaciones físicas para la verificación de identificación o notarización, hay muchas pérdidas de tiempo en la fase de compromiso. Estos retrasos pueden resultar en menores oportunidades de up-sell y cross-sell y tener un impacto negativo en las relaciones con los clientes. De hecho, el 48% de los encuestados en un informe de Deloitte y Docusign dijo que sus relaciones con los clientes se deterioraron significativamente debido a los retrasos en los acuerdos.

La dependencia de las firmas autógrafas también presenta importantes desafíos operativos y de cumplimiento. Son difíciles de recopilar, verificar y almacenar, fomentando el fraude e introduciendo retrasos que causan problemas de cumplimiento y regulatorios. En entornos altamente regulados, las complejidades de la verificación de identidad o la notarización representan un riesgo significativo para las operaciones comerciales, aumentando la exposición a sanciones financieras y daños a la reputación. Esto también conduce a una mayor acumulación de acuerdos para revisar, lo que sobrecarga aún más los recursos internos. De manera alarmante, los encuestados en el mismo informe tuvieron un promedio de 22 incidentes importantes de cumplimiento de acuerdos en el último año.

Cómo ayuda IAM con la fase de Compromiso

Si el compromiso es su punto de conflicto, Maestro ofrece una solución. Esta herramienta de automatización de flujo de trabajo sin código le ayuda a diseñar flujos de trabajo de acuerdos automatizados y estándar que se mueven sin problemas de un paso al siguiente.

Docusign ofrece una gama de opciones para verificar digitalmente la identidad de los firmantes, incluyendo Verificación de ID, autenticación por SMS/Teléfono, y con una cuenta CLEAR, como parte de una experiencia segura, intuitiva y móvil primero para los clientes. No más traspasos manuales o acuerdos perdidos.

Si tiene múltiples acuerdos que completar como parte de una transacción, Docusign Workspaces organiza toda la colaboración en un centro seguro basado en la nube, asegurando que todos estén siempre trabajando en la versión única y más actual del documento, incluso a medida que se realizan actualizaciones.

El desorden de gestionar contratos completados

Una vez que se firma un contrato, el trabajo no ha terminado. Si su equipo lucha por gestionar y utilizar los acuerdos completados, una solución avanzada de acuerdos podría proporcionar la estructura y automatización necesarias.

El trabajo duplicado que se requiere para reintroducir datos de acuerdos firmados en varios sistemas de registro para tareas como el aprovisionamiento o la facturación de un cliente, o la incorporación de un empleado es una realidad de muchas empresas. Esto se agrava por el enrutamiento manual de acuerdos a múltiples equipos que necesitan actuar sobre ellos, lo que resulta en errores y cambios debido a información ingresada incorrectamente.

También hay una falta generalizada de visibilidad sobre la ubicación y el estado de los documentos firmados, lo que lleva a una pérdida significativa de tiempo para los empleados que intentan encontrar acuerdos completados. Las empresas se enfrentan a riesgos cuando no pueden buscar lenguaje contractual crítico, lo que afecta las operaciones comerciales o el cumplimiento. Además, valiosos conocimientos permanecen enterrados debido a la falta de herramientas para automatizar el seguimiento y análisis de los datos del contrato.

La mayoría de los acuerdos firmados no se gestionan activamente. Son difíciles de encontrar y se distribuyen en múltiples sistemas. De hecho, el 62% de los profesionales lucha por localizar contratos existentes. Esto impide una visión holística de las obligaciones y oportunidades contractuales.

En última instancia, la gestión desorganizada de acuerdos conduce a errores y al incumplimiento de las políticas regulatorias e internas, exponiendo al negocio a un riesgo significativo. Esto puede resultar en oportunidades de renovación perdidas, manteniendo a las organizaciones atadas a acuerdos que ya no son rentables.

Cómo ayuda IAM con la gestión de contratos

La plataforma IAM ofrece un repositorio de acuerdos impulsado por IA para optimizar y simplificar la gestión de acuerdos. Todos los contratos dentro del repositorio se pueden buscar, lo que le permite encontrar acuerdos completados o identificar diferencias en los términos entre líneas de negocio o geografías.

La IA puede ayudar a estandarizar los datos de los acuerdos y desbloquear conocimientos sobre tus acuerdos para ayudarte a impulsar eficiencias, descubrir oportunidades para reducir costos y disminuir el riesgo. Las notificaciones personalizables y los informes preconstruidos ayudan a los equipos a mantenerse al tanto de las renovaciones, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones más informadas.

Es hora de IAM

Los problemas con la gestión moderna de contratos son claros y atraviesan todas las facetas de su negocio. Si su organización está experimentando estas ineficiencias generalizadas, retrasos y riesgos durante la creación, el compromiso y la gestión de contratos, es una señal fuerte de que una solución diseñada para la gestión avanzada de acuerdos, como la plataforma IAM, podría ser transformadora.

Al abordar estos puntos débiles con automatización y estandarización, su negocio puede desbloquear ahorros sustanciales de tiempo y costos, reducir drásticamente el riesgo y crear una experiencia mucho más fluida y positiva para todos los involucrados en su ciclo de vida de acuerdos.

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