CLM: entienda todo sobre la gestión del ciclo de vida de un contrato

El término CLM se trata de una metodología de centralización de la gestión, almacenamiento y control de los contratos dentro de una organización.

Este software tiene el propósito de fortalecer, automatizar y gestionar eficientemente el compliance corporativo con respecto a las actividades contractuales y permite crear, ejecutar y administrar cualquier tipo de acuerdo.

¿Quieres conocer más sobre el CLM? ¡Lee hasta el final!

Ciclo de vida de un contrato: ¿qué es?

El ciclo de vida de los contratos o CLM (Contract Lifecycle Management) se trata de un proceso que permite generar, firmar y ejecutar contratos en cualquier área de una organización.

En síntesis, es el recorrido que tiene el acuerdo desde que es válido y aplicable, hasta que finalmente vence o es rescindido.

Si tenemos en cuenta que una empresa, ya sea pequeña o grande, maneja un número importante de contratos dentro de sus equipos o áreas jurídicas, es lógico que la aparición de una solución automatizada o una metodología de gestión era más que necesaria.

Este proceso complejo requiere de gran atención hacia los detalles, dado que si un contrato puntual no se gestiona correctamente, podría desencadenar problemas legales y de cumplimiento normativo, afectando negativamente a la empresa.

Asimismo, es una herramienta ideal para disminuir los errores humanos dentro de esta intrincada actividad, dándole a los gerentes y gestores una metodología robusta y precisa de la gestión del ciclo de vida de un contrato.

Etapas del ciclo de vida de un contrato

Este proceso puede —y tiende— cambiar de organización en organización, de acuerdo a los objetivos y necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, el workflow general que existe dentro de un CLM se compone por las siguientes etapas:

• Solicitud: etapa en donde se introduce al equipo legal el requerimiento de un nuevo contrato.

• Confección: el departamento jurídico se encarga de redactar el documento según las pautas establecidas en el acuerdo y la normativa de cumplimiento interno.

• Negociación: aquí cada una de las partes examina el documento y se encuentran para negociar las condiciones.

• Aprobación: una vez hayan terminado las negociaciones se procede a aprobar el documento.

• Firma: en esta etapa se oficializa la satisfacción de las partes y entra en vigencia el contrato.

• Búsqueda: la empresa archiva el documento y lo ingresa a su base de datos para disponibilizar a quien pueda necesitarlo en el futuro.

• Seguimiento: según las necesidades y acuerdos específicos del contrato, el CLM debe facilitar el seguimiento de las condiciones y fechas para garantizar el cumplimiento.

• Análisis: en esta etapa se ejecutan procesos de análisis para asegurar que las condiciones contractuales se estén logrando.

• Terminaciones o renovaciones: una vez el periodo de vigencia está por terminarse, el CLM se encarga de revisar las condiciones y se considera terminar o renovar el contrato.

Beneficios de contar con un CLM

Al adoptar el CLM y estandarizar el proceso legal dentro de una organización, los equipos legales pueden obtener diversos beneficios que garanticen la productividad y la actualización al cumplimiento normativo.

Conoce cómo beneficia a tu empresa un software CLM:

Visibilidad total

Una metodología basada en el CLM otorga a los responsables una mirada profunda y detallada para los abogados de la empresa hacia la realidad contractual que existe.

Además, con la gestión del ciclo de vida de un contrato se pueden adoptar sistemas de almacenamiento en la nube que guarden de forma digital todos los documentos y acuerdos importantes, proporcionando accesibilidad y disponibilidad a quien lo requiera.

Minimiza los riesgos

El compliance es un factor esencial y crucial para asegurar la salud jurídica de las empresas, sobre todo en los grandes contratos que involucran varios actores.

Gracias a la flexibilidad que proporciona un software CLM con relación a los derechos de acceso a usuarios y al seguimiento, el cumplimiento normativo se simplifica drásticamente, eliminando la posibilidad de litigios por contratos incompletos o incorrectos.

Firmar a distancia

Con la popularización de la transformación digital en los procesos legales a nivel mundial, la firma electrónica ha cobrado más importancia en las actividades contractuales a nivel corporativo.

En ese sentido, gracias al CLM se facilita la etapa de firma de contratos, reduciendo la necesidad de papel y las movilizaciones innecesarias de los firmantes.

Mayor eficiencia

Cualquier organización que adopte el CLM como un sistema centralizado de gestión obtendrá una solución que garantice la actualización y validez de los contratos.

De esta forma se reduce el riesgo de desperdiciar recursos y entorpecer los resultados por cambios, sin contar que es una herramienta que agiliza el flujo de trabajo contractual, reduciendo tareas repetitivas o innecesarias.

Alto retorno de inversión

Implementar un CLM tiene un impacto económico positivo para las empresas. De acuerdo con una investigación de Forrester Consulting, el ROI de una organización que ha estado utilizando Docusign CLM durante más de 3 años alcanza el 356%

Docusign CLM Essentials: ¿Cómo optimiza la gestión para las empresas?

Docusign CLM Essentials se trata de una solución automatizada que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a favorecer su crecimiento y a gestionar los contratos de forma centralizada y automatizada.

Es una herramienta que puede integrarse con soluciones como Salesforce y generar procesos contractuales con un lenguaje jurídico preestablecido internamente para favorecer los flujos de trabajo.

Dentro de sus innumerables beneficios destacan:

Organización

Facilita la centralización de toda la actividad contractual de la empresa para disponibilizar a quien la requiera.

Automatización

Lleva el ciclo de vida de un contrato desde la solicitud hasta el término o renovación de forma automatizada para crear workflows rápidos y basados en las mejores prácticas.

Colaboración

Permite negociar y revisar los documentos a través de la herramienta centralizada para gestionar los contratos, comentarios y notificaciones en tiempo real.

Crear contratos

Es una herramienta capaz de generar contratos personalizados a un solo clic gracias al uso de plantillas aprobadas por el equipo legal de la empresa, que se insertan automáticamente en la interfaz de Salesforce.

Docusign CLM Essentials es una solución ideal para construir una base sólida de gestión de contratos que respalde tus objetivos de crecimiento a futuro, permitiendo:

• Migrar a Docusign CLM con un clic.

• Mantener lo que has creado (flujos de trabajo, plantillas, configuraciones).

• Confiar tus contratos a un líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para CLM.

• Evitar el reentrenamiento a un nuevo software.

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